Os erros mais comuns quando enviamos emails, segundo o CEO do LinkedIn

Jeff Weiner, CEO do LinkedIn, aponta dois erros que todos cometemos quando enviamos emails. Descubra quais são e como evitá-los.

Numa entrevista recente com a CNBC (vídeo em baixo), o CEO do LinkedIn, Jeff Weiner, partilhou a sua visão sobre vários tópicos no mundo dos negócios. Um deles é transversal a todos os trabalhadores de escritório: os emails.

Nesta matéria, o CEO da rede social de negócios identificou o “escrever demasiado” como o erro mais comum. “É fácil negligenciar a importância da clareza e brevidade nos emails”, explicou.

Para além dos emails longos, Weiner tocou no tópico dos que nos deixam irritados. É fácil colocarmo-nos nesta posição: recebemos um email, sentimo-nos atacados e a réplica imediata é a de enviar uma resposta a defendermo-nos com recurso à emoção (em vez da razão).

A solução, segundo o CEO do LinkedIn, é relativamente simples. Um telefonema ou uma reunião (caso trabalhem perto) pode resolver o assunto. Durante a entrevista, Weiner explicou que, “muitas vezes, particularmente numa situação volátil, as pessoas tendem a enviar um email sem se tornarem um espectador dos seus próprios pensamentos e podem responder de uma forma que irrita a pessoa do outro lado. Depois há toda esta toxicidade a ser trocada de um lado para o outro e, por vezes, é melhor dizer ‘vamos tratar deste assunto offline’. Juntem-se e expliquem o contexto e as razões para que tenham ficado irritados e tenha havido tanta fricção. Desta forma, conseguem resolver os problemas mais rapidamente”.

Por outras palavras, a solução apresentada pelo líder da rede social de negócios passa por deixar-se conduzir pela inteligência emocional em vez da irritação momentânea.

Num mundo em que cada vez há mais colaboradores a trabalhar remotamente, os emails e as ferramentas de comunicação serão cada vez mais importantes. E com esta “nova” realidade vem a necessidade de adequar as nossas palavras à mensagem que queremos realmente passar. Caso contrário, as situações expostas podem acabar por dificultar o trabalho.

A solução para este problema pode ser relativamente simples:

– Escreva um email e grave-o nos rascunhos:
Mesmo que acabe por não o enviar, é uma forma de colocar os seus pensamentos em palavras.

– Mais tarde, olhe de novo para o rascunho:
Se a resposta ao email for urgente, espere cinco minutos e olhe de novo para a mensagem. Caso contrário, dê algumas horas ou mesmo um dia.

– Releia o email (tendo em consideração a pessoa ou pessoas que o vão receber):
Coloque as seguintes questões:
. Estou a escrever demasiado?
. Estará o email confuso?
. Vai levantar mais questões depois de ser lido?
. Há algo que possa ser mal interpretado?
. Há alguma coisa que possa ser removida?
. Será melhor fazer este contacto em pessoa ou por telefone?

Quer queira, quer não, o email vai continuar a fazer parte do seu dia-a-dia profissional. Evite criar conflitos desnecessários e torne as suas mensagens online mais claras e objetivas, de forma a ser mais produtivo e a poupar tempo.