Viagens, despesas e IA: cinco estratégias para liderar com confiança em 2026

Com a chegada de 2026, as empresas são desafiadas a adaptar-se rapidamente às mudanças tecnológicas e económicas, utilizando IA e novas estratégias para otimizar as viagens e as despesas corporativas. Conheça as sugestões da SAP Concur.

À medida que avançamos para 2026, os líderes estão a implementar abordagens adaptáveis para navegar em tempos incertos, ao invés de implementarem estratégias imutáveis. Para os responsáveis financeiros e de viagens, isso significa manter-se a par das tendências emergentes: desde avanços na Agentic AI até formas emergentes de fraude em despesas, defende a SAP Concur.

“2026 marcará um verdadeiro ponto de viragem: a IA, a automação e a integração inteligente de dados não só irão redefinir a gestão de viagens e despesas, como também a forma como as organizações abordam a mudança. Na SAP Concur, trabalhamos para que esta transformação se traduza em decisões mais inteligentes, operações mais ágeis e um maior controlo para as empresas”, afirma João Carvalho, Head of SAP Finance and Spend Management Southern Europe.

A SAP Concur apresenta cinco formas para as empresas se prepararem para as tendências que afetarão as viagens e as despesas (T&E) em 2026.

1. Implementar a IA sempre que ela puder agregar valor

A IA é uma das muitas tecnologias que estão a transformar as viagens. De pontos de verificação biométrica à manutenção preditiva em máquinas de aeroportos, o ecossistema tecnológico está a evoluir para se tornar mais eficiente, resiliente e seguro em 2026.

As organizações estão a explorar como e onde implementar a IA, encontrando benefícios em toda a gama de negócios, incluindo RH, finanças e compras.

Os profissionais de T&E podem progredir oferecendo soluções baseadas em IA diretamente nos fluxos de trabalho de reserva. Os viajantes começam a confiar na IA não só para sugerir um itinerário de viagem, mas para reservar viagens, incluindo transporte e alojamento.

2. Criar uma abordagem que priorize a confiança na IA

Embora o setor de viagens tenha demorado a adaptar-se às novas tecnologias, a IA já está a remodelar o panorama, permitindo viagens personalizadas e experiências mais intuitivas. Mas a IA só é boa na medida em que os dados por trás também o são.

Como qualquer nova tecnologia, a IA pode introduzir novos riscos, como resultados tendenciosos, ameaças à privacidade e oportunidades para fraudes.

Para construir confiança na IA, considere implementar padrões de dados comuns, medidas de segurança robustas e supervisão humana para todas as implementações. Também será importante tranquilizar os funcionários de que a tecnologia funciona para ajudar no trabalho e não para substituir as suas funções.

3. Ligar aplicações e fontes de dados existentes a sistemas de IA

As principais ferramentas de colaboração no local de trabalho – incluindo Microsoft Teams, Slack e Google Workspace – têm IA incorporada nos fluxos de trabalho. Tarefas como relatórios de despesas e reservas de viagens agora são tratadas diretamente nas plataformas onde os funcionários trabalham.

Para aproveitar ao máximo a IA, as organizações podem priorizar a integração das suas fontes de dados existentes – como itinerários de viagem, relatórios de despesas e faturas – diretamente com estes sistemas alimentados por IA.

Esta etapa crucial permite que a IA conecte e valide informações de várias fontes, levando a uma visão mais inteligente e de confiança a cada transação.

4. Equilibrar inovação com o controlo de custos

A volatilidade do mercado está a criar um ambiente desafiante para as empresas, dificultando a manutenção de reservas e, ao mesmo tempo, investir em novas tecnologias.

Em resposta, as pequenas e médias empresas (PME) estão a concentrar os seus recursos num conjunto restrito de apostas de crescimento de alto impacto, incluindo investimentos estratégicos em tecnologia e viagens de negócios inteligentes.

O principal desafio para os SMB (Server Message Block) em 2026 será investir em viagens que proporcionem um retorno claro sobre o investimento. A tecnologia pode ajudar a automatizar processos manuais de T&E, garantindo a conformidade com as políticas internas e fornecendo análises para identificar oportunidades de redução de custos.

5. Adote uma mentalidade de “fracasso para o sucesso”

Quer que os seus funcionários fracassem? Os executivos dizem que sim. As organizações financeiras na vanguarda da adoção da IA estão a adotar uma abordagem de “fracasso para o sucesso”, que incentiva os funcionários a experimentar fracassar e tentar novamente para encontrar casos de uso da IA que gerem valor.

À medida que as equipas financeiras transferem tarefas administrativas e de cálculo numérico para os seus homólogos de IA, devem ser capazes de fazer as perguntas certas e aprender com os seus erros. Mas esta transição não acontecerá da noite para o dia.

Os profissionais de finanças são inerentemente programados para eliminar erros, mas para inovar com IA, precisam de repetir, cometer erros e testar novos processos para encontrarem o que funciona.