Tem uma reunião de vídeo marcada? Lembre-se das regras de etiqueta

Não é por estar a trabalhar partir de casa que as regras de etiqueta na forma de fazer uma reunião vídeo online devem ser descuradas.

Com uma grande percentagem da população a trabalhar a partir de casa, em alguns casos há largas semanas, torna-se cada vez mais difícil continuar a manter firmes as fronteiras entre a vida pessoal e profissional. A realidade é que de um momento para o outro transformamo-nos em trabalhadores à distância, para quem as ferramentas de videoconferência, com Zoom, Skype ou FaceTime, entre muitas outras, se tornaram as melhores amigas. Mas, com o escritório em casa o risco de acontecerem situações embaraçosas no decurso de uma reunião vídeo é elevado. Quem nunca teve um filho a entrar escritório dentro, ou um animal de estimação a fazer parte da reunião ou ainda alguém a chamar alto e bom som de outra parte da casa, que atire a primeira pedra.

No bom senso está a virtude. Por um lado, estes sobressaltos não lhe ficam bem nem abonam muito a seu favor. Por outro nem os colegas, sobretudo se não forem muito próximos, nem parceiros de negócios têm de assistir às suas dinâmicas familiares. No fundo é uma aprendizagem para todos, porque ninguém estava preparado para esta transição, mas ainda assim, convém lembrar que há limites para o que se pode fazer e regras a cumprir. Assim, para evitar constrangimentos e para que reunião por vídeo conferência corra sem sobressaltos, para si e para os seus colegas, faça o trabalho de casa e prepare-se. Siga algumas das sugestões do The New Yok Times.

Teste o sistema

A qualidade da ligação, seja vídeo ou áudio, é o culpado número um de uma videoconferência “dolorosa”. Se não consegue ouvir o colega ou vice-versa de nada lhe serve a reunião. Por isso, o mínimo que pode fazer é testar o equipamento para garantir que o som e a imagem estão bons durante a chamada. Assim, teste a webcam, ajuste a iluminação e o ângulo da câmara para que o seu rosto apareça bem iluminado. E, muito importante, tenha atenção ao que aparece em segundo plano, atrás de si. Não é agradável ter no enquadramento uma sala desarrumada, roupa suja ou a sua coleção de bebidas, por exemplo.

Não se esqueça de testar também o microfone. Faça uma chamada para um amigo e verifique se o som está bem e faça os ajustes necessários. Além do mais, é fundamental verificar a velocidade da internet. Com tantas pessoas a trabalhar a partir de casa a mesmo tempo é normal que a largura de banda e a qualidade de serviço na sua zona de residência sofra quebras. Se a internet estiver abaixo de 20 megabits por segundo, a probabilidade da imagem aparecer pixelizada e de o áudio não estar sincronizado é grande.

Reuniões de grupo

No decurso de uma reunião de grupo é muito frequente as pessoas não se esquecerem de desligar o microfone antes de se juntarem à videoconferência, ou mesmo nos momentos em que outra pessoa está a falar.Ter sempre o micro ligado pode levar a interferências desagradáveis como cães a ladrar ou crianças a brincar. Aplicações como o Zoom ou o Google Hangouts, por exemplo, têm uma opção que permite desligar o microfone e ligar apenas quando for a sua vez de falar. Também pode optar por desligar a sua câmara até que queira falar com o grupo, porque de nada serve ter uma imagem silenciosa.

Estabelecer limites

É fundamental fazer a chamada de vídeo num lugar “seguro” e em que possa impor limites. Os seus colegas de trabalho não têm de ver o seu companheiro ou companheira a passar de roupão atrás de si ou o gato sentado em cima da mesa….

O simples mais é escolher uma sala com uma porta, que possa fechar sempre que estiver a fazer uma chamada. Mas se não tiver um espaço físico que lhe permita fazer isso, soluções não faltam. Se usar a mesa de jantar como mesa de escritório, na altura da chamada, aponte a câmara para uma parede branca, longe das áreas comuns ou de passagem de outras pessoas. Coloque os fones para que as pessoas que estão consigo em casa percebam que está numa vídeo chamada.

Planear agenda

Se já era importante definir uma agenda para as reuniões presenciais, para as virtuais isso é ainda mais imperioso. Está num local privado e as hipóteses de distração são maiores. Por isso, quem lidera a reunião deve solicitar aos participantes das mesmas que planeiem os assuntos sobre os quais pretendem falar, para que todos possam estar em sintonia e tirar o melhor partido da reunião.

Esteja atento

Nada pior que estar numa reunião e estar desatento ou começar a abrir outras aplicações ou a mexer no telemóvel. Quem está do outro lado pode perceber o seu desinteresse. Aliás, a aplicação Zoom possui uma configuração que permite que os outros participantes vejam se você se afastou por mais de 30 segundos. É mais educado desculpar-se, apresentar um motivo plausível e sair da reunião.

Video conferências limitadas

Se no escritório as empresas podem sentir-se tentadas a manter a equipa horas seguidas numa sala de reuniões, com o trabalho remoto isso não é suposto. Aqui há que respeitar o tempo, a atenção e o espaço das pessoas. Porque pedir aos colegas que estão em casa que participem numa chamada vídeo envolve muitas coisas, desde logo terem de testar as configurações técnicas do equipamento, a reorganizarem a logística familiar como, por exemplo, arranjarem alguém que cuide dos filhos durante a vídeo conferência. Por isso, marque reuniões com moderação.

Se vídeo não funcionar…

Opte por outra ferramenta. O telefone é um excelente recurso, até porque nem toda a gente se sente à vontade frente às câmaras o que pode resultar numa comunicação pouco eficaz.