Para que serve o protocolo?

Há uns anos atrás, quando me perguntavam em que trabalhava, a resposta deixava as pessoas espantadas: “Dá formação em protocolo? E vive disso?”. Normalmente tinha de explicar a diferença entre protocolo e boas maneiras, para entenderem que aquilo em que eu me especializara podia ter procura por parte das instituições.

É verdade que a palavra protocolo estava então muito ligada ao ordenamento e organização dos atos das entidades oficiais, ou seja, do cerimonial público. Esse protocolo tem normas, legislação e procedimentos que só existem no âmbito oficial. Mas sempre houve outros protocolos, para além do oficial.

O protocolo empresarial sempre existiu de forma incipiente, desde que foi necessário ordenar documentos ou pessoas. E refinou-se com o andar dos tempos e a crescente complexificação da vida e da organização das sociedades.

O protocolo estabelece relações de civilidade entre autoridades constituídas em todas as instâncias de poderes, quer político, quer diplomático, quer eclesiástico, quer militar, quer académico, quer empresarial, buscando uma harmonia que evite conflitos e gafes. Existem, por isso, em todas as instituições públicas ou privadas rituais próprios que decorrem de legislação própria, de normas internas ou de costumes e tradições.

Passados tantos anos, noto que as pessoas agora ficam sobretudo surpreendidas por eu ser convidada para dar palestras e cursos sobre este tema em tantos países e em tantos continentes. O certo é que existe em todo o mundo quem tenha consciência de que o protocolo transmite os sinais e as mensagens que se pretende para quem assiste, presencialmente ou através dos diversos meios de comunicação, a um evento por eles organizado. E por isso procuram especialistas nesta matéria, independentemente da sua nacionalidade.

Continuo a ter esperança de que um dia o protocolo empresarial seja parte integrante dos gabinetes de imagem institucional no nosso país. Baseando-se no protocolo oficial – com regras mais flexíveis e menos formais, visto que as empresas são organismos em constante mutação e em interação permanente com um universo de gente muito diversa – o protocolo empresarial pode definir-se, num primeiro nível, como o conjunto de normas que regem a indumentária e o comportamento das pessoas em determinadas situações da vida profissional.

Mas, quando se organizam grandes eventos empresariais, é necessário ter conhecimentos que permitam o ordenamento sistemático dos participantes e símbolos. O protocolo empresarial é um sistema de comunicação verbal e não-verbal que aplica técnicas de ordenamento sistemático de pessoas e símbolos, na organização de atos públicos ou privados. O protocolo recorre à linguagem cénica para fazer com que todos assimilem, sem necessidade de palavras, aquilo que se pretende transmitir: a continuidade ou a renovação, o respeito pela tradição ou a modernidade da empresa que promove o evento.

O mesmo cenário pode ser transformado para transmitir alegria ou tristeza, poder ou humildade, luxo ou sobriedade. Para transmitir uma sensação de poder e autoridade, tudo tem valor simbólico: a forma como os participantes se vestem, o comportamento gestual, a linguagem verbal e os rituais que aceitam cumprir. Mas também há que cuidar daquilo que os rodeia: os cenários, os móveis, as bandeiras, tudo o que aparece em segundo plano e que pode atrair ou distrair os espectadores daquilo que se quer transmitir. Encher um cenário de flores – para além de ser um desperdício, não se tratando de um congresso de floristas – pode retirar protagonismo aos dirigentes da empresa e seus convidados. Colocar bandeiras por trás dos protagonistas confere mais formalidade a um palco, desde que cumpra sempre o disposto no Decreto-lei nº150/87, para que o seu evento não apareça na comunicação social pelo motivo errado! Colocar o nome do anfitrião no topo do texto do convite e dar-lhe o lugar na presidência da mesa transmite poder e autoridade. Usar a fórmula correta de tratamento para autoridades que constam da lista de convidados confere credibilidade e prestígio a quem convida.

São tudo detalhes, é certo, e há quem diga que o protocolo é apenas um detalhe na organização de um evento, a cereja no topo do bolo. Estou convencida de que o protocolo é o ingrediente invisível, o fermento que transforma um evento num grande evento. Claro que também estou convencida de que ainda terei de percorrer um longo caminho, até que as pessoas considerem natural eu ter dedicado os últimos vinte anos da minha vida a partilhar conhecimentos sobre esta matéria pelo mundo inteiro.