Como preparar a comemoração de um centenário. Fase da organização

Tendo na crónica anterior descrito os primeiros passos a dar na fase do planeamento da comemoração do centenário de uma empresa, resumirei agora os passos a dar na fase da organização e acompanhamento do ponto alto destas comemorações que vai ser uma sessão solene com a presença do Presidente da República.

Quinze dias antes da data escolhida, deverão ser enviados convites para quem não respondeu ao pré-convite e um pró-memória para quem aceitou estar presente, pedindo autorização ao gabinete da Presidência para anunciar no convite a presença do Presidente da República.

Exemplo de convite:

Logo XPTO

O Presidente do Conselho de Administração e os Acionistas da XPTO

têm a honra de convidar V. Exa. para a sessão solene comemorativa do Centenário da XPTO,

que se realiza no dia 10 de maio, pelas 11h00, em Sacavém,

com a presença de Sua Excelência o Presidente da República.

Avenida Vasco da Gama, 17                                        R.S.F.F. até dia 27 de Abril para:
Sacavém                                                                            Tlm.: xxx xxx xxx     email:xxxxx

O convite é sempre feito na terceira pessoa do singular pelo que nunca é assinado. É desnecessário e incorreto colocar em letras garrafais a palavra CONVITE no topo.

A lista de confirmações faz-se acrescentando à lista de convidados uma coluna para as respostas. Se os convidados não responderem, terá de fazer um follow up telefónico para atualizar a lista de presenças.

Com 75% de respostas recebidas,  desenha-se o plano de assentamento da plateia – e/ou do palco, se preferir uma mesa de presidência em vez de sentar as pessoas mais importantes na primeira fila da plateia. Este plano vai sofrer muitas alterações até ao dia do evento e deve ser atualizado diariamente.

É conveniente elaborar um guião protocolar, para evitar improvisos e para dar a conhecer a todos os intervenientes os “papéis” que vão desempenhar ao longo do evento. Este guião deve incluir um cronograma.

Esta checklist ajuda a elaborar o guião ou roteiro de uma sessão solene:

a) Temos a planta do local (receção e outros espaços)?
b) Quais as altas entidades confirmadas?
c) Como se ordenam (lei 40/2006)?
d) Quem é a mais alta entidade presente? Como e onde o vamos receber? Quem o acompanha quando se despedir?
e) A lista de confirmações está atualizada?
f) Quando se vai realizar a inspeção de segurança? Quem acompanha staff Presidência?
g) Há roteiro do percurso (croqui ou animação computorizada)?
h) Quem recebe as outras autoridades e convidados? Onde?
i) Vai haver acreditação? Onde?
j) Qual a forma de tratamento adequada às altas entidades?
k) Vai haver bebida de boas vindas?
l) Qual o desenho da mesa presidencial e qual o plano da sala e plateia?
m) Quem tomará assento e onde na mesa presidencial?
n) Quem fica sentado na primeira fila da plateia? Ordem linear ou alternada? Esquema?
o) Como se assinalam os lugares na mesa de presidência e na primeira fila da plateia?
p) Qual a ordem das intervenções? E dos vocativos?
q) Quais as bandeiras que estarão hasteadas no evento? Onde?
r) Haverá descerramento de placa? Antes ou no fim da sessão?
s) Haverá entrega de oferta? Quando?

Para assinalar o centenário, deve mandar fazer uma placa evocativa. O texto da placa pode ser o seguinte:

Comemoração do Primeiro Centenário da XPTO
presidida por Sua Excelência o Presidente da República,
(nome completo)

Santarém,10 de maio de ….

É necessário mencionar no guião, o local onde vai ser colocada a placa, se vai ser tapada com uma bandeira ou um pano, o momento do seu descerramento, e quem estará junto dela para a destapar.

A placa deve estar tapada por um pano com o logotipo da empresa, visto que a bandeira nacional “poderá ser suspensa em lugar honroso e bem destacado, mas nunca usada como decoração, revestimento ou com qualquer finalidade que possa afetar o respeito que lhe é devido”. Mas se for o Presidente da República a presidir, alguém do gabinete da Presidência traz o pavilhão presidencial para tapar a placa.

Uma hora antes do início do evento fazer um briefing com as assistentes para definir o papel de cada uma e a sua distribuição pelo espaço ao longo dos vários momentos. As assistentes fazem a acreditação dos participantes e colaboram na receção de autoridades, na indicação do lugar e no acompanhamento dos convidados.

É habitual encomendar uma oferta simbólica. A entrega ao Presidente da República pode ser feita pelo anfitrião em qualquer altura (visto que este a entregará a um assessor). Mas no caso dos outros convidados, para não os obrigar a carregar um saco ou um embrulho durante muito tempo, o melhor é serem as assistentes a fazer esta entrega à saída no final do evento.