O protocolo na atualidade: da rigidez à agilidade estratégica

O protocolo em Portugal está vivo e de boa saúde, não é uma velharia obsoleta e inútil, uma relíquia do passado, um conjunto de formalidades e rituais anacrónicos.

Ponto é que seja capaz de capitalizar o processo de modernização e transição digital, de forma a manter relevância em todas as suas esferas de atuação. O protocolo – que é, antes do mais, o protocolo de Estado, pai de todos os protocolos – sempre foi um meio de garantir a dignidade e a segurança nas cerimónias oficiais.

Parece inegável que o maior contributo para a sua modernidade foi dado pelo trabalho de muitos profissionais de protocolo que foram adquirindo formação contínua e aplicando as modernas ferramentas ao seu dispor para organizar eventos impactantes e sustentáveis.

Assistimos a uma transição paradigmática onde o protocolo continua a ser a linguagem universal do respeito pela hierarquia, mas as cerimónias muito ornamentais se simplificaram apoiadas em três pilares:

1. Modernização e transição digital

• Desde o final dos anos 80 que através de protocolos de modernização administrativa, originados pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 7/89, o Estado português estabeleceu mecanismos para melhor atender e servir os cidadãos e os agentes económicos. O objetivo é a melhoria da prestação de serviços locais e regionais, tornando-os mais eficazes, corretos e personalizados sobretudo no atendimento ao público.
• Nesse sentido foi criado um portal do Governo sempre atualizado promovendo a agilização  e melhoria da relação com o cidadão. Esta plataforma fornece muita informação útil para a organização de eventos em que estejam presentes altas entidades;

2. Adaptação às normas internacionais

Portugal acompanha as tendências globais de “soft protocol” e da diplomacia digital, integrando as novas diretrizes globais. Podemos dizer que esta nova abordagem é a arte de aplicar a norma de forma invisível, sem prejudicar a oportunidade de negócio ou o entendimento político.

• Segurança e Inteligência Artificial: A implementação do Regulamento da Inteligência Artificial da UE (AI Act) está a redefinir os padrões de gestão e proteção de dados e a interação digital nas instâncias oficiais.
• O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) passou a fazer parte dos instrumentos a ter em conta ao organizar um evento. Assim se garante a privacidade e a transparência, para quem lida com dados que vão desde “e-mails” até imagens dos participantes.
• Antigamente divulgavam-se as listas de participantes com a documentação para facilitar o networking entre todos. Atualmente é proibido divulgar estas listas.

3. Evolução do protocolo de Estado

A modernização não implica a revogação da normativa vigente. A Lei n.º 40/2006 de 25 de Agosto  (Lei das Precedências do Protocolo de Estado Português) permanece o baluarte que assegura a ordem e a hierarquia, pilares sem os quais a representação do Estado perderia a sua credibilidade.

O que se observa é uma evolução para um modelo mais pragmático da sua aplicação, onde o Ministério dos Negócios Estrangeiro continua a desempenhar um papel vital na coordenação das 134 missões diplomáticas, garantindo que a imagem externa do país seja coesa e alinhada com as normas de cortesia internacional.

• Eficiência vs. Pompa: Observa-se uma transição para modelos de cerimónias mais flexíveis, com rituais menos focados no aspeto meramente cerimonial e mais orientados para a facilitação de negócios e parcerias estratégicas, em alinhamento com o protocolo empresarial.
• Digitalização e Diplomacia: O Portal Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros disponibiliza  diversos guias e manuais seja para orientar  missões internacionais ou para a receção de delegações estrangeiras em Portugal.

Em suma, o protocolo, qualquer protocolo, não está a desaparecer; mas a transformar-se. Está a deixar de ser visto como um obstáculo burocrático para se afirmar como uma disciplina fundamental da comunicação estratégica, seja de instituições publicas ou privadas. Em vez de muros, constrói pontes.

É previsível que o futuro do protocolo, qualquer protocolo, será digital, mas também analógico, flexível e focado na facilitação de relações — seja entre instituições e os seus colaboradores, seja entre o Estado e os seus cidadãos —, mantendo sempre a sobriedade e a dignidade que a representação ou a imagem pública exige. Sem esquecer que nenhuma tecnologia substitui a civilidade e a capacidade de adaptação dos profissionais de protocolo para gerir imprevistos, adaptar programas, receber com um sorriso e valorizar a presença de participantes em eventos presenciais.