Será que entrámos na era do “protocolo digital”? 

No final do século passado trabalhar na área do protocolo não exigia conhecimentos informáticos. A primeira vez que fui convidada para fazer uma conferência no Instituto Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros, em 1999, não lembraria a ninguém enviar convites por correio eletrónico.

Hoje é impensável conseguir organizar, seja um ato oficial, seja empresarial sem um sem número de recursos digitais cada vez mais sofisticados. Um dos grandes empurrões para esta modernização foi a pandemia que ao impor a distância social e o teletrabalho, obrigou à criação de reuniões à distância e à produção de  cerimónias mais simples e com menos participantes.

As interações online (videoconferências, webinars e redes sociais ou profissionais) a partir desta época influenciaram a forma como hoje praticamos o protocolo tradicional. Quanto mais aplicações dominarmos mais ferramentas temos para nos facilitar trabalho.

Podemos dizer que o protocolo digital  é o conjunto de regras e procedimentos para organizar e realizar eventos à distância, utilizando tecnologias modernas para gerir a comunicação, a participação e a logística o longo das diversas fases desse evento. Envolve o planeamento pré-evento, a gestão da execução online (como o uso de plataformas de videoconferência e a interação via chat) e a organização pós-evento. Não existem eventos iguais e com todos eles aprendemos a fazer mais e melhor (às vezes com menos custos).

Um protocolo eficaz garante um evento profissional e credível, focando-se em aspetos como a gestão rigorosa do tempo, a máxima qualidade da conexão, mas também  o comportamento online. Há princípios que se aplicam, da mesma forma, a eventos presenciais e eventos digitais como, por exemplo, a pontualidade, seja no arranque do evento, seja no respeito pelo tempo que for atribuído a cada orador. Também  existem regras comuns,  seja na maneira como nos apresentamos, (vestuário e cenário escolhido), seja nas formas de tratamento mais ou menos informais.

Mesmo em eventos presenciais as novas tecnologias facilitam muito o trabalho dos organizadores. Ordenar uma lista de convidados passou a ser muito fácil e, mesmo as inevitáveis alterações de última hora ao programa, passaram a resolver-se  muito mais  rapidamente. Sem perder o simbolismo é hoje possível conceber eventos sustentáveis mesmo na esfera do protocolo oficial. A formalidade é menor, a proximidade entre participantes e altas entidades pode até ser maior, mas o protocolo deve estar presente para preservar a necessária dignidade e  respeitar a hierarquia existente.

No começo deste século, em todos os eventos  se entregavam ofertas de prestígio aos oradores e, nalguns casos, aos participantes. Os patrocinadores ofereciam livros de luxo, que eram bastante pesados. Lembro-me de numa conferência em que participei, o CEO de uma companhia me ter confessado que deixava sempre ficar as ofertas pesadas  no quarto do hotel.

Atualmente quando nos dirigimos à mesa de acreditação  já não vemos nem sacos, nem documentos ou ofertas. Existem  apenas crachás  com um QRCode para se ter acesso a toda a informação disponível. As ofertas passaram a ser ou de pequena dimensão ou digitais como, por exemplo, bilhetes para espetáculos ou acessos privilegiados a plataformas de eventos.

O protocolo digital é muito útil na fase da preparação do evento e quanto mais ferramentas (apps) um profissional tiver ao seu alcance mais fácil é trabalhar nesta área. Construir e manter atualizada uma excelente base de dados é crucial para poder escolher os públicos a que se destina o evento, depois para enviar convites e em seguida receber confirmações,  ou contactar locais adequados, escolher o  catering, etc. Tudo isto é hoje  possível, poupando tempo e dinheiro.

No dia do evento presencial, no entanto, o protocolo propriamente dito ainda não pode ser feito por máquinas e o fator humano é indispensável. As pessoas que assistem ao evento são todas diferentes, umas mais idosas outras mais jovens, umas mais cultas outras menos habituadas ao mundo digital- Os profissionais de protocolo têm por isso de possuir a suficiente dose de humanidade ou de civilidade para nos receber com um sorriso, nos acompanhar com simpatia, nos estender o braço com elegância e, sobretudo,  saber resolver os imprevistos para valorizar a nossa presença e tornar a nossa experiência  inesquecível.