Quando uma reunião se torna um pesadelo

É incrível o tempo que se perde ao longo da vida. São horas que se transformam em dias, semanas, meses… Este desperdício é particularmente relevante em contexto profissional.

Quantos de nós não desesperámos à espera do colega que não chega à hora marcada para a reunião?
Quantas vezes não gostaríamos de fazer switch off ao orador que não se cala com considerações infindáveis e pouco relevantes?
Quem nunca exasperou quando a pessoa que está a liderar a reunião diz finalmente “Bem, vamos então concluir a reunião…” e depois se perde num monólogo infindável?
E as despedidas no final da reunião, com clientes ou parceiros, que duram, duram, duram… qual verdadeira pilha Duracell?

Também eu, caro leitor, estou a abusar do seu tempo com esta introdução que já vai longa.

Esta utilização abusiva do tempo dos outros ou, se quiserem, a ineficiência com que se gere o tempo em contexto profissional são particularmente relevantes em Portugal. Digo-o tendo por base a minha experiência de trabalho durante 6 anos na Bélgica e, posteriormente, 15 anos numa multinacional norte-americana. Confesso que tenho saudades das reuniões que começavam e acabavam a tempo, em que as agendas eram cumpridas escrupulosamente e que havia um enorme respeito na forma como se apresentavam e discutiam os assuntos. Sim, não havia tempo para diletantismos ou considerações esdruxulas. Sim, não havia interrupções quando alguém estava a falar. Sim, não se falava de tudo ao mesmo tempo, muitas vezes sem nexo ou qualquer critério objetivo e racional. E, desta forma, as reuniões eram concisas, focadas e raramente ultrapassavam 1 hora (exceto, reuniões temáticas convocadas antecipadamente para o efeito, claro está).

Em Portugal (certamente com honrosas exceções) a realidade é bastante distinta, como tenho observado e experienciado. Perde-se um tempo imenso não só em reuniões (a “reunite crónica” afeta, infelizmente, muita gente em muitas organizações), mas também em redundâncias, ineficiências, processos e procedimentos burocráticos, desatenções, distrações etc, etc, etc…

Partilho dez dicas para evitar que a sua reunião se torne um pesadelo:

1. Comece e termine a reunião à hora marcada;
2. Se, por uma qualquer razão, convocou a reunião e sabe que não vai conseguir começar à hora, avise antecipadamente;
3. Se o atraso é pequeno e imprevisto, procure que a reunião termine sempre à hora marcada (se estava prevista durar 60’ e chegou 10’ atrasado, procure que a mesma dure apenas 50’);
4. Comece a reunião mesmo que não estejam todos presentes (os atrasados vão sentir-se observados e procurarão chegar a horas da próxima vez);
5. Procure detalhar o mais possível a agenda com horas determinadas para cada ponto que vai ser discutido e com tempo para apresentação do assunto e tempo para a sua discussão;
6. Tenho um time keeper que garante o cumprimento da agenda nos tempos previstos;
7. Evite tratar assuntos laterais que surjam durante a reunião e que não sejam relevantes para a agenda (poderão ser tratados noutra reunião);
8. Assegure-se que só convoca as pessoas que verdadeiramente precisam de estar na reunião porque vão dar contributos para a mesma.
9. Não repita exaustivamente o que está escrito nas propostas/documentos em análise (disponibilizados, se possível, previamente) e, se o colega que falou antes de si abordar um assunto de que queria falar ou der uma opinião igual à sua, não repita o que ele já disse;
10. Evite conclusões longas, pois é mais eficaz circular uma ata ou um memorando pelos participantes na reunião.

Talvez estas dicas possam ajudá-lo a tornar as suas reuniões menos penosas… sobretudo, para os outros.

Vale a pena pensar nisto!