Como organizar a partilha das férias entre os funcionários da sua empresa

Uma boa organização permitirá que tanto os empregados como o gerente possam desligar do trabalho durante as férias.

As empresas têm que fixar normas gerais para regulamentar a repartição das férias, mas devem permitir flexibilidade para se adaptarem às necessidades dos seus funcionários.

A chegada dos meses de verão é sinónimo de férias para a maioria das empresas. Mas em algumas empresas a repartição destes dias livres provoca confrontos entre os colegas e caos na organização, devido à ausência de uma parte importante da equipa. Em muitos casos, estes problemas são provocados por estruturas que seguem velhas rotinas, pouco eficazes e sem flexibilidade para se adaptarem aos casos individuais.

“Muitas empresas estão obcecadas em manter os seus processos produtivos durante este período e desvalorizam a importância que as férias têm nos índices de satisfação do pessoal, especialmente entre as novas gerações”, afirma Luis Goyares, diretor da People Excellence. Para satisfazer ambas as necessidades, as empresas devem adotar um sistema no qual fixem os standards básicos de funcionamento, mas que se ajuste às características de cada departamento e às preferências dos seus empregados.

O Expansión sugere algumas regras. Ora veja,

1 – Distribuição dos dias

Embora muitos não tomem a iniciativa por receio de dar má impressão, a maioria dos trabalhadores prefere conhecer o mais cedo possível quando terá as suas férias. A única exceção é a daqueles que dependem também da disponibilidade dos restantes membros da sua família. Para encontrar o momento adequado para fazer a repartição, o conselho de José Ramón Pin, professor de comportamento humano no IESE, é “começar a falar em finais de fevereiro e procurar o equilíbrio entre as necessidades de toda a equipa”. Desta forma, também poderá planear com suficiente antecipação o funcionamento da empresa e dos seus departamentos durante esses meses.

Para organizar a repartição, a recomendação de Goyanes é que “a empresa fixe um leque alargado de dias – por exemplo, do dia 1 de julho até 15 de setembro – durante os quais os empregados possam estar de férias”. Também haverá que determinar os postos que têm que estar cobertos a todo o momento. Convém que na empresa exista um critério claramente definido – os mais habituais são a hierarquia ou a antiguidade na empresa – para determinar quem terá prioridade para escolher os seus dias de férias. Mas isto deve servir unicamente como último recurso, pois é preferível conceder flexibilidade aos empregados para que negociem entre eles e delegar aos cargos intermédios a tarefa de coordenar e conciliar os interesses de cada um.

2 – Gestão dos conflitos

As empresas não devem ter medo de introduzir diferentes normas para as férias em função das necessidades específicas que tenha cada um dos departamentos. Para evitar o inconveniente de comparações, é importante explicar de maneira honesta e direta os motivos que levaram a tomar esta decisão e incitar à colaboração dos responsáveis de cada área. Só naqueles casos em que a secção se veja especialmente prejudicada – por exemplo, tendo as férias num período diferente do habitual – é boa ideia introduzir medidas de compensação, como dar mais dias de férias.

3 – Repartição das tarefas

Uma vez distribuídos os dias de férias, convém guardar a informação numa folha de Excel ou outro programa informático que esteja acessível para os restantes funcionários. Tendo em conta a equipa que assegurará o serviço durante os diferentes dias, haverá que realizar uma lista de tarefas a desenvolver em cada período, dando prioridade às mais importantes. Isto servirá para que os diversos responsáveis possam transmitir a informação necessária às pessoas que os vão substituir durante a sua ausência. Mesmo que em alguns casos seja inevitável ter que contactar com os empregados quando estão de férias, um bom trabalho de planificação consegue reduzir estas interrupções ao mínimo, beneficiando assim tanto o trabalhador como a empresa.

Por último, cada vez mais empresas apostam em adotar a jornada contínua durante os meses de verão. Quando esta experiência for positiva – permitindo a poupança de custos e a melhoria da produtividade dos empregados –, pode estender-se ao resto do ano. De maneira semelhante, este período também pode ser muito útil para testar os funcionários em postos de maior responsabilidade. Assim se poderá verificar se um estagiário aprendeu o suficiente para ser contratado em setembro ou se um trabalhador está preparado para ocupar um cargo diretivo.

4- Quando convém fechar a empresa

Muitas empresas têm o dilema de fechar ou não para férias, por exemplo, durante o mês de agosto. Normalmente, esta decisão é determinada pelo que vão fazer os clientes, pelo que haverá que lhes perguntar sobre as suas intenções durante este período e avaliar se compensará manter a atividade. Em alguns casos, “para as empresas pode ser mais interessante fechar durante um mês do que estar dois meses a funcionar só com metade da sua equipa de trabalho habitual”, avisa José Ramón Pin, professor de comportamento humano no IESE. O responsável explica que esta medida tem um efeito positivo tanto para os empregados como especialmente para o gerente, “que se conseguirá desligar completamente do negócio, algo que não conseguirá se estiver de férias enquanto a empresa continua aberta”. Além disso, estes períodos de fecho podem ser aproveitados para realizar melhoramentos como uma renovação completa ou uma limpeza dos locais de trabalho e um upgrade ao ‘software’ dos computadores.

Os erros mais frequentes

1 – Muitas empresas continuam ancoradas nas suas rotinas tradicionais, em vez de experimentar outros métodos novos que permitam adaptar-se melhor às necessidades da empresa e dos seus empregados.

2 – Uma excessiva rigidez na fixação do período de férias e as normas para escolher os dias livres provoca mal-estar no pessoal. As PME devem ser flexíveis para atender aos casos particulares.

3 – A falta de organização do processo pode provocar que, quando parte da equipa está ausente, não se realizem algumas tarefas importantes, porque não se nomeou nenhum responsável por elas ou não lhe foram explicadas as suas funções.

4 – Uma comunicação escassa provoca que a empresa não conheça as preferências dos seus empregados e que estes, por seu lado, não compreendam as necessidades da organização.