Como tirar partido das tecnologias de automação

A procura de formas de otimizar a realização de algumas tarefas tornou-se ainda mais comum no último ano, devido a toda a situação pandémica que vivemos.

O facto de as equipas terem de se reorganizar, de um momento para o outro, para uma realidade de trabalho descentralizado deixou à vista muitas fragilidades em diferentes processos que as organizações executavam diariamente – e que ficaram limitados ou impedidos por completo devido a diferentes fatores.

Tal como acontece com várias tecnologias, muitas delas tendências durante vários anos, é preciso um elemento catalisador para fazer crescer de forma significativa a adoção. A pandemia que assolou todo o Mundo foi, neste caso, este elemento – criando as motivações, mais até do que as condições (que já existiam), para avaliar como podem as tecnologias de automação ajudar as organizações a otimizar os seus processos, tornando-os mais rápidos e eficientes, e com menos erros e dependências de humanos.

Existem várias tecnologias de automação disponíveis, sendo que aquela que me é mais próxima é o Power Automate, um dos componentes da Power Platform da Microsoft. Há várias outras alternativas interessantes e robustas, mas refiro esta pelo facto de suportar um cenário fundamental nas tecnologias de automação: a capacidade de automatizar processos que integram com sistemas disponíveis via API / serviços específicos para esse propósito e com sistemas mais antigos, ditos legacy, que apenas estão disponíveis utilizando tecnologias como Robotic Process Automation (RPA) que permitem replicar comportamentos humanos. Este é um critério muito relevante na escolha da tecnologia a adotar, seja ela qual for: garantir que a mesma está preparada para todos os cenários de integrações de que os nossos processos necessitam.

Consideremos o exemplo da indústria seguradora, para perceber como podem estas tecnologias ajudar. Todos nós já estivemos na situação em que precisamos de submeter uma despesa para que a mesma seja reembolsada, o que implica muitas vezes preencher um formulário com os dados da fatura e submeter o pedido. Ora, com as tecnologias disponíveis atualmente, podemos utilizar serviços de Inteligência Artificial que conseguem extrair a informação relevante a partir de uma fotografia da fatura da despesa e colocá-la automaticamente no formulário. Essa informação será depois submetida para processamento em backoffice, mas vai já de alguma forma pré-validada o que otimizará todo o processo de submissão e validação.

Do mesmo modo, internamente será depois possível criar fluxos de automação que permitirão um processamento mais rápido da despesa, porventura tirando partido de RPA, o que no final resultará num menor tempo até que o cliente seja reembolsado pela despesa em que incorreu. É um exemplo concreto da utilização de um conjunto de serviços alinhados com tendências atuais (RPA e Inteligência Artificial) que, mais do que um projeto interessante, mas sem grande aplicabilidade prática, tem potencial para impactar positivamente os clientes e a sua relação com a marca.

O primeiro passo na adoção destas tecnologias é entender conceitos base e começar a tentar encontrar casos de uso concretos. Através de sessões de trabalho específicas com diferentes áreas na organização será possível criar um movimento que abranja diferentes equipas e que crie a vontade / capacidade internas para que estas iniciativas sejam parte de um programa mais abrangente e não apenas pequenos projetos sem um impacto significativo.

Nesse sentido, é extremamente relevante a escolha da tecnologia certa, do parceiro em quem se confie e das equipas internas de Sponsorship do projeto. Se estas três componentes forem endereçadas da forma certa, as organizações tirarão partido, de uma forma muito concreta, de mais esta tendência tecnológica.