Como receber o que lhe devem?

Mesmo antes da Covid-19, as pequenas empresas já tinham dificuldades em ter os pagamentos em dia. Hoje, com a pandemia, é mais difícil do que nunca, à medida que as empresas decidem reter o capital na sua luta pela sobrevivência. O que fazer para receber o que lhe devem?

A crise atual fez sobressair a importância da frase “conheça o seu cliente”, o que vai desde conhecer e compreender bem o setor em que está, a cadeia de fornecedores e a área em que trabalham, até aos processos e procedimentos corretos a seguir para receber o pagamento do trabalho/serviço prestado. Esta etapa é fundamental, mas há algumas dicas que pode pôr em prática para ter conseguir ter as contas em dia o mais possível.

A prioridade é fazer um esforço para reunir todas as faturas. Rastreá-las pode ser difícil o suficiente em circunstâncias normais, especialmente se não for o que costuma fazer. Mas é algo em que precisa de se concentrar.

Como ponto de ação, reveja todos os processos e verifique se as faturas e extratos estão a ser direcionados para o local e para a pessoa certos. Lembre-se de que os seus contactos estão provavelmente a trabalhar em casa, pelo que as faturas podem ter de ser enviadas para outra morada.

É nesta altura que entram em linha de conta as soft skills. O britânico Chartered Institute of Credit Management-CICM (que publicou recentemente uma lista de verificação prática para gerir dinheiro durante uma crise), recomenda que tente aferir se o seu cliente está financeiramente vulnerável, porque isso vai afetar a sua capacidade de pagar.

Se a sua empresa seguiu as melhores práticas, ou seja, se verificou se o cliente é vulnerável ou não, se considerou um tempo de tolerância apropriada, e se constatar que não há uma razão clara para o cliente não estar a efetuar os pagamentos devidos, ou nem sequer atender as suas chamadas, pode avançar para litígio ou recorrer aos serviços de uma agência profissional de cobrança de dívida a terceiros.

No entanto, muitos fornecedores de pequenas dimensões estão compreensivelmente relutantes em tomar qualquer ação que possa comprometer um relacionamento futuro – sobretudo numa altura como esta, sem precedentes –, mas recorrer a uma agência idónea de cobrança de dívida a terceiros deixa-lhe tempo para tratar do seu negócio. O foco principal é obter resultados bem-sucedidos, para garantir pagamentos quando estes são possíveis.

Os agentes de cobrança de dívida são treinados para serem flexíveis, tendo em consideração as circunstâncias do cliente, para que este possa adaptar-se, negociar mais tempo para pagar ou chegar a um acordo. E descobrem rapidamente, por exemplo, se um cliente não está a pagar porque teve de dispensar a equipa e está à esperar receber dinheiro do Estado. Neste caso, é uma questão de tempo. Mas também avaliam se não há boas razões pelas quais uma dívida não foi liquidada e negociam um acordo adequado para a satisfação dos seus clientes. O enfoque está em garantir pagamentos sempre que possível e fornecer ajuda e apoio quando for claramente necessário.

Assim, o conselho geral do Chartered Institute of Credit Management para quando uma fatura está atrasada e o prazo expirou é não esperar. Embora seja difícil encontrar novas receitas no momento, é importante garantir que o trabalho árduo que a sua empresa já fez é efetivamente pago. Ou seja, não arrisque ficar no final da lista de  pagamentos de dívidas não pagas e, se necessário, use um profissional para gerir o processo de cobrança de dívidas, para que possa concentrar-se exclusivamente no seu negócio.