Como preparar uma festa de aniversário da empresa

Todos sabemos que os colaboradores trabalham melhor quando há espírito de grupo dentro da empresa. E nada melhor para reforçar esse sentimento do que organizar eventos que reúnam todos os colaboradores.

Os eventos empresariais contribuem para criar e manter o espírito de equipa, fundamental para alcançar os objetivos estratégicos da empresa. Importa por isso dar-lhes a devida atenção, organizando-os com o mesmo cuidado com que se organizam os destinados ao público exterior. É importante não deixar que estes eventos se transformem num carnaval ou num velório. Ou seja: nem oito nem oitenta. Como mandam o bom senso e o bom gosto.

Se a empresa que fundou completa 10, 15 ou 20 anos de existência, tem uma ótima oportunidade para organizar, sem grandes custos uma festa em que os seus colaboradores se vão sentir ligados ao êxito da vossa empresa.

Primeiros passos a dar e o que não esquecer.

Em primeiro lugar, terá de ter em consideração o espaço de que dispõe e o número de pessoas que vai convidar. Se tem 30 colaboradores e uma sala de reuniões polivalente onde cabem todos, pode realizar aí a festa. Fica assim com a questão do local resolvida. Se não, pode alugar um espaço no exterior e assim alargar os convites, por exemplo, aos cônjuges dos colaboradores.

Baseando-se nas seguintes fórmulas de cálculo de espaço, retiradas do livro Imagem e Sucesso[1], será mais fácil escolher o tipo de programa social em função do espaço que tiver disponível:

– Refeição sentada em mesa única:1 m2 = 1/2 pessoa = 1/2 pessoa/m2
Ou seja, numa sala de 20m2, só é possível sentar confortavelmente 10 pessoas, de modo a que o serviço de mesa se possa fazer sem entraves. Se se tratar de uma sala onde, para além da mesa e das cadeiras, não existam outros móveis, poderá sentar 22 pessoas.

– Refeição em pé/cocktail dinatoire: 1 m2 = 1,5 pessoas
Neste caso, como os convidados se vão servir, já não é preciso espaço para servir à roda da mesa. Ou seja, numa sala de 20m é possível ter 30 pessoas

– Cocktail /Receção: 1 m2 = 2 pessoas = 2 pessoas/m2

Se apenas servir bebidas e salgadinhos, não precisa de mesas de apoio, bastando improvisar um pequeno bar numa mesa ou duas encostadas à parede. Ou seja, numa sala de 20m é possível ter 40 pessoas

Em seguida tem de decidir a que horas quer realizar essa festa. Se optar pelo fim do dia, como me parece mais aconselhável, pode organizar uma receção ou um jantar volante.

Como não se pode pedir a ninguém que compareça a uma receção às 20h sem lhe matar a fome que, a essa hora já há-de ter, terá de oferecer aos seus convidados algo mais substancial do que uma bebida e uns frutos secos. A solução é convidar para um «cocktail dînatoire» em que, no mesmo espaço, cabem mais pessoas do que num jantar sentado e o investimento é menor.

O passo seguinte é enviar os convites através do correio eletrónico ou, se preferir maior formalidade, elaborar e enviar convites impressos. Depois de receber as confirmações fica a saber o número exato de pessoas que vão estar presentes.

Pode agora passar para a preparação do evento no espaço escolhido, começando por selecionar e encomendar o catering. Deve algum cuidado ao decorar a sala e evitar o uso de toalhas de papel ou copos de plástico, para que todos sintam que se trata de uma ocasião especial e não da comemoração de aniversário de um colaborador.

Preveja um espaço com um buffet com pratos quentes e frios, e coloque pequenas mesas redondas e altas de apoio para os convidados pousarem os copos (e pratos) enquanto comem pequenas porções de comida (finger food, de preferência).

O protocolo deve ser invisível e muito flexível. No dia da festa, se não conhecer todos os colaboradores que convidou para a receção, deve ter junto de si alguém que os conheça e possa ir segredando o nome ou o cargo das pessoas que se apresentarem para o cumprimentar.

Como os convidados ficam mais tempo do que num cocktail normal, vai poder circular pelo meio dos convidados depois de receber os cumprimentos das pessoas à entrada, o que lhe dará a oportunidade de ficar a conhecer melhor todos os seus colaboradores.

[1] Imagem e Sucesso – Guia de Protocolo para Pessoas e Empresas”, Isabel Amaral,  Casa das Letras, 2017