Como preparar o regresso às viagens de negócio

As viagens de negócios começam novamente a ser uma realidade, mas surgem questões sobre a melhor forma de retomar essa normalidade. A Fast Company procurou algumas respostas junto de especialistas do setor. Aqui ficam as suas sugestões para “voltar à estrada” em segurança.

É inegável que a pandemia causou mudanças radicais em todos os setores, especialmente no das viagens, com muitas pessoas a ficarem impossibilitadas de viajar, fosse por lazer ou por negócios. Mas agora, à medida que a vida começa a retomar alguma normalidade, o mundo empresarial começa também a retomar as suas rotinas, Os trabalhadores voltaram aos escritórios, as empresas agendam conferências presenciais e os empresários começam a viajar, internamente ou para outros países.

Mas com a pandemia ainda por resolver, mantêm-se os alertas de segurança que não devem ser descurados pelos viajantes. A Fast Company, em parceria com a Deem, uma plataforma internacional de gestão de viagens, apresentou o “Business Travel 2021”, um estudo que contou com a colaboração de um vasto painel de especialistas do setor de viagens e no qual foram abordadas novas ferramentas e estratégias para os viajantes. Como frisou David Grace, presidente da plataforma, “as pessoas estão a começar a falar positivamente sobre o retorno das viagens, embora essa seja já uma realidade que inclui alterações profundas”. Por isso, avançam com algumas sugestões.

Comunicar os riscos
Agora, que as viagens de negócios voltam ao normal, é essencial que as pessoas tenham acesso a informações de risco. A mensagem é de Makiko Barret, diretora de compras globais da Automation Anywhere, citada pela Fast Company, profissional que reforça a importância de partilhar as informações mais recentes e atualizadas com os clientes, uma vez que, sendo a pandemia um fenómeno global, as pessoas são sobrecarregadas de informação, muitas vezes contraditória.

Neste ponto, também David Grace, da Deem, recorda que no passado as preocupações dos viajantes estavam, sobretudo, ligadas à logística da reserva de voos, hotéis e aluguer de viaturas. No entanto, agora devem estar canalizadas para as regras e comportamentos a seguir e para os riscos que os poderão afetar “no terreno”.  Trata-se de fornecer cuidados, informações e conhecimentos aos viajantes sobre o tipo de potenciais riscos a que estão sujeitos e que vão além da pandemia. Podem ser também sobre desastres naturais ou ataques terroristas, no fundo, refere aquele profissional, os clientes precisam de quem os ajude e garanta informação credível aquando da reserva de viagens.

Segurança acima de tudo
A diretora executiva global de operações globais da Marriott, Erika Alexander, acredita que a segurança e a proteção são fundamentais nesta fase. “Os viajantes de negócios querem o que todos o viajantes desejam hoje. Querem saber que entendemos a ciência e que os protocolos que temos em vigor tornam a viagem segura e atraente. Assim, garantir que as informações cheguem aos clientes é fundamental”, explicou à Fast Company.

“Uma coisa é implementar os protocolos, outra coisa é garantir que os nossos clientes entendam que os implementamos”, afirma Rob Connor, vice-presidente de desenvolvimento de negócios da Enterprise Holdings. Este profissional enfatiza, ainda, a importância de trabalhar com parceiros, como sites de reservas online, para comunicar a forma como uma empresa consegue manter as pessoas seguras e aquilo que exigem dos seus clientes.

Soluções digitais
Durante a pandemia, as empresas procuraram, e estudaram, maneiras de aumentar a segurança, com o intuito de diminuir o tempo gasto em interações pessoais. Muitos aceleraram a mudança para soluções que priorizam os dispositivos móveis, encontrando maneiras criativas de usar essa tecnologia para melhorar a experiência e a segurança do cliente.

“Por causa da Covid, as experiências sem contato físico são importantes e, é claro, isso leva a todas as coisas móveis”, afirmou a diretora executiva de operações globais da Marriott. “Acho que o nosso avanço em direção a um cenário digitalmente habilitado continuará a evoluir. Estávamos todos a caminhar nessa direção e, agora, é apenas uma questão de acelerar o processo”, acrescentou.

Erika Alexander imagina como os hotéis poderão vir a tirar proveito da tecnologia móvel para permitir que os hóspedes façam o check-in, destranquem as portas através de aplicações do smartphone e solicitem o serviço de quarto fora do hotel, para que o jantar esteja pronto quando chegarem ao quarto. A tecnologia móvel pode dar aos indivíduos a opção de ignorar a receção e ir direto para o quarto.

Outras empresas optaram por seguir essa abordagem centrada no cliente. “Estamos a mudar a forma como fazemos os negócios, porque é a coisa certa a fazer”, frisou Rob Connor Connor, da Enterprise Holdings. “Mas também vamos continuar a garantir que, o que quer que façamos, o cliente esteja em primeiro lugar”. Por exemplo, a Enterprise mudou o seu processo de arranjar informações de aluguer online para reduzir o tempo que os clientes passam cara a cara com os funcionários.

Flexibilidade e consistência
De acordo com Makiko Barret, da Automation Anywhere, a política corporativa sofrerá alterações no longo prazo. No passado, as políticas de viagens corporativas proibiam a reserva de viagens não canceláveis ​​ou tarifas não reembolsáveis ​​em hotéis, uma vez que as viagens de negócios mudam frequentemente no último minuto.

Agora, a capacidade de alterar as reservas provavelmente será ainda mais importante para os viajantes de negócios. Como resultado, as empresas podem procurar parceiros de viagens que possam atender a essas necessidades de maneira confiável. “Flexibilidade e consistência são as duas palavras-chave mais importantes nos momentos em que vivemos”, frisa Makiko Barret.

A consistência da experiência também será fundamental. Isto, porque a ampla adoção de ferramentas de reuniões digitais durante a pandemia deu aos trabalhadores uma alternativa para os aborrecimentos muitas vezes associados às viagens de negócios. Como resultado disso, a diretora executiva de operações globais da Marriott salienta que as empresas precisam de garantir que continuam focadas em manter os viajantes felizes.