Como preparar a comemoração do centenário de uma organização

Se a sua empresa vai celebrar o primeiro centenário, este deverá ser assinalado por um programa de comemorações, que podem durar umas horas, um dia ou um ano. Tudo depende do setor em que a empresa se insere, mas o ideal será envolver todos os colaboradores nesses festejos.

Quando se organiza a celebração deste tipo de efeméride é costume elaborar uma lista de personalidades convidadas para integrar a Comissão de Honra.

Nesse caso terá que ter alguém com conhecimentos de protocolo a colaborar, desde a fase da elaboração dos convites, passando pela definição do programa e terminando com a receção, assentamento e acompanhamento dos convidados.

Estes convites devem ser enviados por escrito, com bastante antecedência e utilizando as fórmulas protocolares que se encontram no livro Imagem e Sucesso[i]

Se pretender convidar o Presidente da República e o Primeiro-Ministro para integrar a Comissão de Honra, pode convidar um para presidir à sessão de abertura e o outro para presidir à sessão de encerramento.

Só se pode anunciar que o evento tem o “Alto Patrocínio de Sua Excelência o Presidente da República” depois de obtida a autorização do Gabinete da Presidência da República.

A empresa poderá também pôr em andamento diversas ações de marketing e criar um vídeo que aborde a sua história. É costume recorrer a uma empresa exterior para estas ações, ficando a cargo do núcleo de comunicação e relações públicas da empresa a parte protocolar da efeméride.

Na primeira fase da organização há que escolher um coordenador geral. Este deve promover uma reunião para definir os objetivos e as tarefas de cada um dos elementos da equipa de organização. Nessa primeira reunião podem detetar-se eventuais problemas, definir como se vão estabelecer os contactos frequentes entre as várias equipas (protocolo, comunicação e, eventualmente, segurança). Alguém deverá ficar responsável por periodicamente fazer o ponto da situação, atualizando o cronograma após o cumprimento das tarefas de cada um.

Quando existe este planeamento e esta colaboração estreita entre as diversas pessoas envolvidas na organização, o evento costuma decorrer sem problemas de maior.

Depois de enviado o convite para as altas entidades a comissão organizadora deverá começar a elaborar a lista dos outros convidados. Para isso é necessário, em primeiro lugar, saber quem convida (CEO, empresa, Administração ou Board?) e, depois, quem tem de ser convidado.

Ao elaborar a lista de convidados, deve-se procurar responder às seguintes questões:

• Será que os colaboradores vão assistir a todas as comemorações ou deverão ter um momento especial que lhes é dedicado?
• Que membros da administração irão estar presentes em cada momento?
• Convidamos todos os clientes e fornecedores? Qual o critério de seleção?

Elaborada a lista, passa-se à fase da elaboração e envio dos convites. Se faltar muito tempo para o evento comemorativo pode começar por ser enviado um save the date. Trata-se de um pré convite enviado alguns meses antes do evento para que as pessoas guardem essa data na agenda. Se houver convidados estrangeiros esta é uma solução para saber se algum dos convidados já tem um compromisso para essa data, mas sobretudo para que possam programar com antecedência a sua vinda e estadia em Portugal.

Os pré-convites com RSFF são mais informais do que o convite, que será enviado mais em cima da data. Podem ser mais coloridos, com uma imagem referente ao tema do evento, para ter mais impacto e dar aos convidados vontade de estar presente.

A informação a fornecer neste pré-convite será basicamente a seguinte:

• Qual o motivo do evento
• O nome da pessoa (ou instituição) que convida
• O dia do evento
• A cidade ou local em que acontecerá

Estes são os primeiros passos protocolares na fase do planeamento e da preparação da comemoração. Na próxima crónica abordaremos as fases seguintes.

[i] Imagem e Sucesso – Guia de Protocolo para Pessoas e Empresas”, Isabel Amaral, Casa das Letras, 2017