Como devem as empresas gerir a sobrecarga digital dos colaboradores

A utilização excessiva de computador, email ou WhatsApp pode causar burnout. Saiba o que as empresas devem fazer para evitar o stress e a sobrecarga digital dos funcionários.

As reuniões continuam a consumir a maior parte do tempo dos funcionários. Desde fevereiro de 2020, houve um aumento de 252% no tempo semanal gasto em reuniões na plataforma Teams. Além disso, o dia de trabalho para o utilizador médio do Teams aumentou mais de 13% (46 minutos) desde março de 2020 e o trabalho fora do expediente e no fim de semana cresceu ainda mais rapidamente, em 28% e 14%, respetivamente.

Essa é uma das conclusões de um estudo da Microsoft que combina uma pesquisa com mais de 31 mil trabalhadores em empresas de todo o mundo com dados anónimos do uso do Microsoft Office 365, como convites de calendário do Outlook.

Os problemas psicossociais e físicos gerados pelo prolongamento da jornada de trabalho, muitas vezes devido à utilização excessiva de dispositivos tecnológicos, são uma realidade atual e podem ter como consequência fadiga e burnout. A Adecco Portugal deixa algumas sugestões de boas práticas que as empresas devem implementar para evitar esta sobrecarga digital.

1. Expetativas de chamadas e mensagens
As empresas devem especificar claramente, num compromisso escrito, o que esperaram dos funcionários e as correspondentes obrigações em termos da sua capacidade de responder e de desligar os seus dispositivos digitais. Desta forma, serão estabelecidos critérios e cada parte da relação de trabalho estará ciente dos limites de ligação e desconexão. O estabelecimento destes limites é essencial, segundo a consultora de recursos humanos.

Muitos problemas podem ser evitados se não houver expetativa de resposta imediata. Pode começar por colocar, por exemplo, no fundo de qualquer comunicação empresarial (e-mail ou mensagem instantânea, por exemplo, através da aplicação WhatsApp) uma das seguintes mensagens:

• “Escrevi esta mensagem de acordo com a minha agenda e os meus critérios de gestão de tempo. Se o receber durante o seu período de descanso, confirmo que não espero que me responda agora, mas sim quando puder, dentro do seu horário de trabalho”.
• “O meu horário de trabalho pode não ser o vosso horário de trabalho. Por favor, não se sinta obrigado a responder a este e-mail fora do seu horário normal de trabalho”.
• “Lembre-se de que qualquer e-mail que possa receber fora do seu horário de trabalho não requer uma resposta imediata”.
• “O remetente enviou este e-mail com base na política de trabalho flexível da empresa que permite o trabalho assíncrono entre os diferentes membros da empresa, com cada membro da organização a escolher o seu próprio horário de trabalho”.
• “O meu horário de trabalho termina em XXX. Após esse tempo, beneficio da política de desconexão digital aplicável na minha empresa. No entanto, no caso de um assunto urgente e/ou inadiável, é favor contactar XXX”.

2. Intervalos virtuais
Desde o final de 2021, que a empresa japonesa Japan Inc. Grapples está a introduzir regras junto dos seus colaboradores, instando-os a comunicar com os seus colegas apenas durante o horário de trabalho. Estas regras, que aparecem nos computadores, tomam a forma de mensagens como esta: “Encontra-se atualmente fora do seu horário normal de trabalho. Trabalhe horas extraordinárias apenas depois de obter o consentimento do seu supervisor”, sugere a Adecco Portugal.

Esta é uma medida relacionada com o repouso virtual e está programada para evitar a sobrecarga digital. Estas mensagens de aviso, por sua vez, não são tão invasivas como se tivessem sido enviadas através da WhatsApp, por exemplo. O objetivo desta medida é que os profissionais reduzam a sua carga de trabalho e se abstenham de contactar os colegas quando estes estão fora de serviço. Trabalha-se também na educação entre empregador-colaborador e entre pares relativamente ao horário de trabalho e às pausas necessárias para reduzir possíveis níveis de fadiga informática.

Uma mensagem pop-up no ecrã do computador a avisá-lo que o tempo ou dia de trabalho está prestes a terminar recorda ao profissional o seu direito de se desligar e convida-o a aproveitar o seu tempo de descanso e a respeitar o dos outros. Este tipo de mensagens podem também ser configuradas, permitindo a emissão de outro tipo de mensagem, por exemplo: “Manter-me-ei em contacto hoje por motivos de força maior”.

 3. Mensagens instantâneas
De acordo com a possibilidade oferecida pelos servidores de correio eletrónico, a aplicação de mensagens instantâneas, por exemplo, no WhatsApp, também permite-lhe incorporar o texto que deseja em qualquer momento.

Assim, muitas empresas podem promover esta utilização e detalhá-la em cursos de formação ou de sensibilização sobre a utilização das TIC para evitar o aparecimento dos fatores de risco associados à fadiga informática. Em particular, a aplicação de mensagens permite a publicação de mensagens de ausência (com o texto da sua escolha, tais como: “Estou de férias, volto no dia X”, “Estou de baixa por doença, devo voltar no dia X”, etc.), exemplifica a consultora.

 4. Configurar respostas automáticas
Para a Adecco Portugal, se as empresas tiverem o servidor Microsoft 365, é possível ajudar os colaboradores a configurar respostas automáticas para quando estão fora do escritório ou indisponíveis para responder ao correio eletrónico. Para o fazer, basta seguir seis passos simples dados a partir do seu website:

1) Selecione Ficheiro > Respostas Automáticas (nota: se o botão Respostas Automáticas não aparecer, devem ser seguidos os passos para utilizar as regras para enviar uma mensagem do exterior do escritório).

2) Selecionar Enviar auto – replicações.

3) Se não quiser que as mensagens sejam enviadas imediatamente, selecione “Enviar apenas durante este intervalo de tempo”.

4) Escolha as datas e horas para as quais pretende definir a resposta automática.

5) Escreva uma mensagem. Pode formatar texto usando a barra de ferramentas ou cortar e colar texto formatado, incluindo texto com hiperligação.

6) Selecione OK”.

As mensagens terão de ser apropriadas ao direito à desconexão digital, à liberdade de organizar o seu tempo e à proteção da saúde e segurança dos trabalhadores. Como destinatário da mensagem, o trabalhador recebe algumas palavras de acompanhamento da comunicação que podem servir como alívio da obrigação de responder no seu tempo de descanso. Embora continue a receber notificações, é aconselhável que o trabalhador, para evitar a leitura destas mensagens, programe uma autorresposta do seguinte tipo: “Estou no meu intervalo, responder-lhe-ei assim que voltar ao trabalho”.

Como alternativa às mensagens automáticas, o profissional tem a opção de a ler e não responder ou optar por soluções mais drásticas: desligar o dispositivo eletrónico ou bloquear aplicações profissionais, sugere a Adecco Portugal.