Pare de perder tempo. Saiba como recuperar 10 horas por semana.

Passamos o dia ocupados, mas quantas horas realmente precisamos para produzir algo de valor? Entre reuniões, notificações e e-mails, é fácil sentir que o tempo escapa. Conheça quatro estratégias que podem ajudá-lo a recuperar até 10 horas por semana e a concentrar-se no que realmente importa.

É comum ter listas de tarefas intermináveis, passar o dia todo ocupado e ainda assim questionar-se ao final do dia sobre o que conseguiu fazer. O ambiente de trabalho moderno transformou-se num turbilhão de tarefas superficiais, com um ciclo interminável de e-mails, notificações no telemóvel e reuniões seguidas que o mantêm ocupado, mas não produtivo.

O relatório “Anatomy of Work Index”, da Asana, empresa de tecnologia que desenvolve uma plataforma de gestão de projetos, chama a estas tarefas, que consomem 60% do tempo dos profissionais, de “trabalho sobre o trabalho”.

Uma solução para este problema é o que o autor norte-americano Cal Newport designa por “Deep Work” (Trabalho Profundo): a capacidade de se concentrar, sem distrações, numa tarefa cognitivamente exigente. É neste estado que se produzem os resultados mais valiosos.

Para ajudá-lo a bloquear a sua agenda de forma estratégica e a recuperar pelo menos 10 horas da sua semana para o que realmente importa, a Forbes partilha quatro estratégias.

Etapa 1: reveja as suas reuniões (recupere entre 3 a 4 horas)

As reuniões são inimigas do trabalho profundo. Abra a sua agenda e identifique pelo menos uma reunião que ultrapasse sempre o horário previsto ou na qual seja apenas um ouvinte passivo. Em seguida, envie um email ao organizador, explicando a sua preocupação em otimizar o tempo de todos. Considere esta mensagem como a sua forma profissional de recusar a reunião.

Informe-se sobre os principais objetivos das próximas reuniões e explique que prefere direcionar o seu tempo para outro projeto, especialmente se a sua participação direta não for essencial. Pode atualizar-se depois através da acta ou dos registos do encontro. Ao enviar este tipo de mensagem, demonstra respeito pelo tempo dos outros e foco em atividades de maior impacto.

Etapa 2: auditoria de notificações (recupere entre 2 a 3 horas)

Cada notificação de e-mail ou Teams representa uma pequena interrupção na sua concentração. Estudos da Associação Americana de Psicologia mostram que até interrupções mínimas, causadas pela troca constante de contexto, podem prejudicar o foco e desperdiçar uma parcela significativa do seu dia de trabalho — comprometendo até 40% do tempo produtivo.

Encare esta etapa como um desafio de “zero notificações”. Durante um dia, desative todas as notificações do computador e do telemóvel, incluindo alertas de e-mail, ícones do Slack e notificações de notícias e redes sociais. Irá perceber como a sua capacidade de foco aumenta ao definir momentos para interagir, em vez de responder a tudo de imediato.

Etapa 3: a técnica de agrupamento (recupere entre 2 a 3 horas)

Esta prática complementa a auditoria de notificações. Em vez de deixar que a sua caixa de entrada do e.mail dite a sua lista de tarefas, assuma o controlo do fluxo de comunicação, agrupando-o.

Em vez de verificar os e-mails 30 vezes por dia, agende dois ou três blocos de 30 minutos na sua agenda. Por exemplo, às 10h30, 13h30 e 16h00. Fora desses horários, mantenha o e-mail e o Slack fechados. Esta técnica permite sair de um estado reativo e entrar num modo focado e proativo.

Etapa 4: o “deslocamento fictício” (recupere as suas noites)

Para quem trabalha remotamente, a hora de expediente parece nunca terminar. A falta de separação física entre o trabalho e casa gera o chamado “efeito de invasão do trabalho”. Por isso, é essencial criar um ritual claro de encerramento do dia. O “deslocamento fictício” é uma rotina de 15 minutos que sinaliza ao cérebro que a hora de trabalho terminou oficialmente. Pode fazer uma caminhada no quarteirão, ouvir um podcast ou música, organizar a secretária ou trocar de roupa. A atividade em si não é relevante, mas a consistência é.

Este hábito cria um limite fundamental que protege o seu tempo pessoal e previne o esgotamento.