É sabido que trabalho feito não é sinónimo de dinheiro em caixa. São muitos os que se veem a braços com contas por saldar que, no caso de uma start-up, podem comprometer a continuidade da empresa. O que fazer para ‘incentivar’ os clientes a pagar a tempo e horas?

Haverá hoje alguma empresa que não tenha faturas de clientes com pagamento em atraso? Para os que começam hoje, por vezes trata-se de uma realidade com que embatem após o início da atividade e que pode comprometer o seu sucesso.

Jory Lamb contou ao Canadian Business como a falta de pagamento de um grande cliente ditou o fim premeditado da sua start-up.

Lamb tinha fechado um grande contrato com o governo canadiano pouco depois de ter começado a sua empresa tecnológica em Calgary em 1996, mas esqueceu-se que tão importante como conseguir o contrato era ter em conta o tempo que seria necessário até ser realmente pago pelo serviço. Como referiu, “o lado bom de trabalhar com o governo é que o cheque terá sempre provisão. O lado mau é que este nem sempre chega na altura prevista”.

O preço da aprendizagem desta lição quase lhe custou a empresa. Lamb fez o máximo que pode com os 10 mil dólares que tinha para cobrir as despesas da operação enquanto aguardava pelo pagamento, uma vez que os montantes que conseguia de pequenos clientes rapidamente se esgotavam. Quando se viu com menos 5 mil dólares (4,3 mil euros) do que o valor necessário para pagar os salários dos seus colaboradores, Lamb recorreu à banca, na esperança de conseguir algum fluxo de caixa. Mas enganou-se e, seguindo a sua ética, recorreu aos poucos bens pessoais que tinha para fazer face à folha de pagamentos.

Este foi o momento que fez Lamb acordar e o levou a evoluir a sua área de atuação para a de fornecedor de software de gestão de negócio, tendo desenvolvido o que chamou de VistaVu Solutions, a partir do que tinha aprendido e de forma a não voltar a estar naquele limbo do fluxo de caixa.

Como partilhou, a sorte sorriu-lhe e conseguiu sobreviver, mas muitas outras empresas acabam no mesmo ponto em que se encontrava.

Mas existem algumas formas de minorar o risco de não ser pago atempadamente. Eis cinco delas, avançadas pelo Canadian Business.

1. Fature mais cedo

Quando tem em mãos um negócio em crescimento, a emissão de faturas raramente é a sua prioridade. Mas tal não deveria acontecer, referiu Michelle Dunn, autora do livro The Guide to Getting Paid. “Não espere até dia 15 ou dia 30 de cada mês para cobrar aos seus clientes”, aconselha. “Se puder emitir a fatura de imediato, o início do prazo de pagamento começa a contar assim que estes receberem a fatura”, frisa.

2. Fature mais vezes

Nos primeiros oito anos da Brave Control Solutions Inc., Brent McPhail deparou-se com o mesmo problema que Lamb teve com o fluxo de caixa. A empresa de sistemas automáticos de engenharia industrial e o caráter prolongado dos seus projetos criavam sérios problemas de atrasos nos pagamentos. Para tentar evitar este problema, McPhail começo a dividir os projetos em múltiplas entregas acordadas com o cliente. Revelou-se uma decisão em que ambos ganhavam, a Brave passou a receber faseadamente no tempo e a conseguir mais fluxo de caixa e os clientes deixaram de ter faturas avultadas para liquidar no final do projeto.

Esta estratégia potencia ainda um maior envolvimento do cliente face ao objetivo final, referiu Mark MacLeod, fundador da SurePath Capital Partners e ex-CFO do FreshBooks e do Shopify. “Esta estratégia cria um alinhamento entre ambas as partes porque o cliente passa a ter a sua pele em jogo”, referiu o investidor.

3. Adote a faturação digital

As faturas em papel requerem uma entrega, uma data de entrada e o todo o processo habitual, que atrasa consideravelmente o pagamento. Hoje em dia este processo já não se justifica, uma vez que estão disponíveis diversas e económicas opções de faturação eletrónica.

Segundo um inquérito de benchmarking da SAP, as empresas que usam software eletrónico de faturação conseguem reduzir em cerca de 13,3% o tempo de espera de liquidação das faturas emitidas. Com o VistaVu, todas as faturas e pagamentos são efetuados eletronicamente, afirmando Lamb que este facto reduziu o tempo de espera do pagamento e que traduz-se em cerca de 2 milhões de dólares (cerca de 1,74 milhões de euros) que a empresa passa a ter disponíveis no seu fluxo de caixa.

4. Ofereça incentivos de pagamento

Janet Stimpson, presidente da cadeia de roupa para mulher White House Design Company Inc., gere um negócio em que a vantagem competitiva depende da rapidez com que consegue receber encomendas. Por isso mesmo, esta oferece aos seus clientes um desconto de 5% sempre que comprem artigos em pré-lançamento, o que significa que irá receber o dinheiro antecipadamente.

Outra alternativa é oferecer um desconto aos clientes que paguem de imediato. Pode ser apenas de 1% para clientes que paguem num prazo de 10 dias. Segundo a experiência de Dunn, cada desconto que oferecer, por mais pequeno que seja, tem o poder de abrir a carteira dos seus clientes, especialmente daqueles que têm valores mais elevados a liquidar.

5. Pegue no telefone

Às vezes os clientes não pagam porque simplemente não podem. Mas But Jeffrey Sherman, CFO da Atrium Mortgage Investment Corp. e autor do livro Cash Management Toolkit for Small & Medium Businesses, refere que na maior parte das vezes são os clientes que optam por não pagar porque estão de alguma forma insatisfeitos, o que acaba por nunca chegar aos ouvidos dos responsáveis por receberem os pagamentos em falta.

Lamb adotou outra estratégia. Mal seja enviada uma fatura eletrónica a um cliente liga também ao cliente, para garantir que este não tem qualquer questão relativa à mesma. Trata-se de um simples cuidado que esclarece antecipadamente o cliente e mostra-lhe que este aguarda seriamente pelo pagamento atempado da fatura. Afinal é o próprio CEO que, apesar de ter outras tantas responsabilidades, não deixa de lhe telefonar a confirmar a receção e a concordância com a fatura e tempo de liquidação.

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