4 sugestões para escalar o seu negócio

Todo o empreendedor a caminho do sucesso passa pelo desafio de conseguir escalar o negócio, mas para lá chegar há que saber preparar o percurso.

Um negócio tende a começar muito pequeno, crescendo no tempo até se tornar grande. Pelo menos é isso que todo o empreendedor sonha: tornar o seu negócio global.

Muitos pensam que, para isso, basta traçar um plano com o objetivo de escalar o negócio e segui-lo. Mas a questão que muitas vezes se coloca mais tarde é se, para além do plano, pensaram e prepararam tudo o que iam necessitar para, na devida altura, estarem capazes de dar resposta aos desafios.

Doug e Polly White, especialistas em PME, oradores e consultores da Whitestone Partners, bem como autores do livro “Let Go to GROW”, partilharam com o Entrepreneur que “as necessidades de um negócio com 500 mil dólares de lucro e quatro funcionários são muito diferentes das de um negócio com 10 milhões ou 100 milhões de lucro e centenas de empregados”.

“O que verificamos é que, seja qual for a indústria, todos os negócios encontraram as mesmas necessidades na sua transição de um negócio micro para um pequeno e para um muito maior”, referiram os especialistas.

Segundo os responsáveis, há quatro sugestões que deve seguir quando a sua empresa crescer:

  1. Liderança diferente

A verdade é que os colaboradores que levam a empresa de micro para pequena podem não ter a capacidade para passar para o nível seguinte.

“Num negócio no qual trabalhámos recentemente, o dono tem um colaborador leal que está com ele desde o início. Quando o negócio cresceu, o proprietário promoveu a equipa várias vezes e aumentou o seu vencimento. Um ano depois, o proprietário deu-se conta de que o seu empregado de longa data não conseguia fazer crescer a secção o necessário. Estava fora de contexto. Do que a organização realmente necessitava era de alguém com um conjunto de capacidades mais vastas e com maior experiência”, partilharam os White.

O dilema: Como pode a empresa pagar ao novo colaborador de que necessita, quando já tem um altamente remunerado num cargo de alto nível? O empresário fica com o empregado leal, mas menos qualificado? Corta a remuneração do colaborador titular e reclassifica-o quando contratar um mais qualificado? Qualquer que seja a opção que o empresário escolher, qual o impacto que esta terá na moral e na cultura da organização?

O conselho: “O melhor caminho é, antes de mais, não pôr a organização nesta situação difícil. Não eleve os cargos dos seus empregados e a sua remuneração acima das suas capacidades, formação e experiência. Tenha conversas honestas com os seus colaboradores sobre a necessidade de trazer talentos adicionais quando o negócio cresce”, alertaram os White.

  1. Recursos humanos

Para a maioria das empresas, escalar significa recrutar mais colaboradores. Mas ter mais pessoas trará novos desafios à sua organização.

“Uma empresa com a qual trabalhamos, que tinha reduzido o pessoal durante a crise, estava a recuperar. Trabalhámos com eles a sua liderança de equipa para determinar os problemas que a organização enfrentava. A lista que fizemos em conjunto tratava quase exclusivamente de questões relacionadas com os colaboradores. Contratação, capacitação, desempenho, contabilidade, disciplina, cultura, auditoria e remuneração foram os temas da lista. Infelizmente, a empresa tinha cortado o seu pessoal de recursos humanos durante a crise. Sem a orientação diária de um especialista conhecedor, os responsáveis viram-se assoberbados por problemas relacionados com os colaboradores. Assim, recomendámos aos donos que contratassem um diretor de recursos humanos para ajudar na abordagem da grande lista de preocupações. Hoje, a empresa foca-se no seu crescimento de vendas, em incrementar a eficiência e em implementar um novo sistema de software. A empresa continua a crescer e a aumentar os seus lucros”, explicam

O conselho. “À medida que escala o seu negócio e que o seu quadro de colaboradores aumenta, vai encontrar pessoas novas e desafiantes. Provavelmente irá necessitar de ajuda no recrutamento e formação, formas de atrair e reter o talento e desafios legais que vêm com o aumento do número de colaboradores. Não poupe no departamento de recursos humanos. Necessitará de apoio de especialistas e de aconselhamento durante as fases de transição na dimensão da empresa”, alertaram os White.

  1. Processos documentados

Documentar o que a sua organização faz não é sexy e ninguém lhe irá pagar um cêntimo a mais por fazê-lo. No entanto, escalar um negócio sem essa documentação criará mais dificuldades do que o investimento de tempo necessário para criar e seguir estes sistemas.

“Trabalhamos com uma empresa familiar de intermediação de investimento, uma empresa que executa operações nos mercados financeiros. A família em causa colocava a ênfase quase exclusivamente nas vendas e no marketing. Uma vez que os proprietários tinham muito pouco interesse nas operações, nunca investiram tempo a desenvolver sistemas apropriados ou a criar processos documentados. No entanto, à medida que a empresa crescia, as suas operações moviam-se com maior dificuldade. A maioria do conhecimento sobre como fazer as coisas estava na cabeças dos colaboradores mais experientes”, confessaram os White.

“Devido aos processos não terem sido escritos sistematicamente, pelo que não havia bases para uma formação formal, os empregados mais experientes transmitiram simplesmente os seus conhecimentos menos experientes, o que faz que, com o tempo, a informação se perda e a inconsistência ocorra. Tratou-se de um problema para o trabalho de back-office do agente, cujo trabalho é tipicamente muito preciso. A precisão é crítica. Mas na empresa com a qual trabalhamos, os agentes não tinham documentação para consultar. Fizeram simplesmente aquilo que acreditavam que era o melhor. Mas, sem um treino ou documentação constante, os clientes insatisfeitos aumentaram à medida que os erros e as inconsistências se sucediam”, acrescentaram.

Segundo estes, se a situação seria suficientemente má em tempos normais, com a volatilidade económica de 2008/2009 o multiplicar o volume de processos que os agentes tinham em mãos aumentou em pouco tempo e o resultado esteve perto da catástrofe.

“Trabalhámos para ajudar a empresa a determinar o quê e como documentar e reunimos com os administradores diariamente para identificar erros, corrigi-los e documentar o processo. As melhorias não ocorreram da noite para o dia, mas a empresa tem agora a documentação de que necessita e um programa de formação para novos empregados”, partilharam os White.

O conselho. “Quando começar a crescer, documente o que faz. Uma boa documentação dos processos tem uma quantidade de vantagens. Assegure-se de que os colaboradores completam o seu trabalho consistentemente e a tempo. Esta forma de trabalhar também diminui o impacto da saída de colaboradores chave e faz com que a formação seja mais eficiente e efetiva. Finalmente, forneça uma base para fazer melhorias. Se não está seguro de como o fazer, vale a pena contratar um especialista”, aconselharam os White.

  1. Métricas

Como sabe se está no caminho certo, se não sabe onde está face ao objetivo? Quando o negócio é pequeno, o proprietário está normalmente envolvido em todos os aspetos da empresa. Quando esta passa de uma pequena empresa para grande empresa, o dono não pode estar envolvido em todos os detalhes.

“O agente descrito no caso anterior sofria por falta de métricas. Quando começámos a comprometer-nos com a empresa, pedimos aos responsáveis pela execução do apoio ao escritório para fornecerem todas as métricas utilizadas na execução das operações. Quando responderam que não tinham, pensámos que estavam a dificultar intencionalmente a evolução do nosso trabalho. Na verdade, estavam a dizer a verdade. A empresa sabia que tinha cometido muitos erros, mas não tinha maneira de quantificá-los. Os standards dos serviços prestados não existiam e um mecanismo para quantificar o desempenho também não. Os gestores sabiam que não eram bons em algumas coisas, mas não sabiam que eram tão maus. A tentativa de fazer os processos de forma sistemática, sem métricas para medir os resultados não funcionou; nunca ficou claro qual o progresso que tinham conseguido. Como tínhamos feito com a falta de processos, trabalhámos com a equipa executiva para identificar e desenvolver métricas. Isto deu à gestão a informação de que necessitava para tomar boas decisões”, partilharam os White.

O conselho. “As métricas permitem ao empreendedor dormir à noite. São elas que lhe dizem o que se está a passar nos negócios, o bom e o mau. Sem estas não tem maneira de saber o que melhorar ou se os mecanismos desenvolvidos são eficientes. As métricas vão mais longe do que os lucros mensais. Desenvolva um robusto conjunto diário, semanal e mensal de métricas chave para medir o pulso ao seu negócio. Mais uma vez, se precisar de ajuda com isto, é provável que valha a pena investir na procura de alguém especializado”, aconselharam os White.

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