Viagens de negócios: 7 dicas para otimizar os custos.

Controlar os custos das viagens de negócios é uma das preocupações dos gestores. Para ajudar as empresas, a Consultia Business Travel lançou um guia gratuito com dicas que otimizam em 20% as despesas das viagens.

Apesar das reuniões Zoom terem entrado no dia a dia das empresas, as viagens de negócios parecem estar a regressar. Segundo o Global Business Travel Association (GBTA), mais de 86% das organizações consideram que as viagens são essenciais para alcançar os objetivos propostos, seja na aquisição de clientes, apresentações corporativas ou na gestão de múltiplas equipas de trabalho em diferentes locais.

Porque o controlo financeiro é uma das preocupações dos gestores, a Consultia Business Travel, através da sua solução Destinux, que digitaliza a gestão das viagens empresariais sem perder o toque humano, lançou um guia em formato ebook com cinco dicas para otimizar os custos na gestão das viagens em 20%.

1. Digitalização da gestão
Dispor de uma ferramenta que digitalize a gestão das viagens de negócios promove a eficiência, a segurança e a transparência. A incorporação de um serviço tecnológico completo não só elimina a necessidade de realizar processos manuais propensos a potenciais perdas e erros, como também automatiza tarefas e permite a visibilidade em tempo real das despesas relacionadas com as viagens. Este tipo de solução tecnológica deve permitir digitalizar e automatizar todos os processos envolvidos, sem prescindir do tratamento personalizado e humano de um assistente pessoal de viagem, uma vez que um serviço profissional à disposição do viajante para resolver incidentes e contratempos melhora a experiência de viagem e evita a contratação de diferentes fornecedores.

2. Política de despesas personalizada
Desenvolver uma política de gastos personalizada de acordo com as necessidades e prioridades atuais do viajante é essencial. Neste sentido, é importante ter em conta algumas dicas que passam por estabelecer políticas personalizadas para cada viajante, implementar critérios para viagens de maior intencionalidade e duração, ou implementar políticas de viagem que tenham em conta a preocupação com o impacto ambiental. A definição de limites claros e realistas, bem como a disponibilização de opções de alojamento e transporte que se alinhem com as preferências da empresa, contribui para uma utilização mais eficiente dos recursos.

3. Centralização dos dados económicos
A centralização dos dados financeiros é crucial para uma gestão financeira eficaz. Ao consolidar todos os dados relacionados com as viagens de negócios, desde as despesas individuais até aos contratos com fornecedores, consegue-se uma transparência total e facilita-se a tomada de decisões informadas. Além disso, ter todas as informações atuais e históricas disponíveis numa única plataforma pode poupar 75% do tempo gasto na sua procura. Segundo dados do Destinux, algumas empresas, antes de terem um sistema digital de gestão de viagens de negócios, precisavam de pelo menos três meses para preparar o orçamento do ano seguinte, pois não tinham registos históricos que lhes permitissem prever o investimento necessário para o ano seguinte.

4. Acesso a tarifas e programas especiais
Ter acesso a tarifas e programas especiais é fundamental para usufruir da otimização de custos. Estes programas podem incluir acordos de tarifas negociadas com companhias aéreas, hotéis ou empresas de aluguer de automóveis, entre outros, bem como programas de fidelização que oferecem benefícios adicionais como upgrades de classe, quartos de hotel gratuitos ou milhas de passageiro frequente. Ao tirar partido destas tarifas e programas, as empresas podem reduzir significativamente os custos de deslocação, maximizando o valor de cada viagem corporativa.

5. Sistemas de supervisão e aprovação direta e imediata
Centralizar a aprovação de todas as viagens numa ou mais pessoas dentro da empresa é moroso, resultando em horas de tempo dedicado e, nalguns casos, em perda de informação e atrasos nos processos de aprovação e autorização. Através de um sistema automatizado, o aprovador pode receber todos os pedidos que se desviam dos orçamentos e das políticas da empresa numa única plataforma, com toda a informação disponível em tempo real, resultando numa poupança de até 70% do tempo da equipa nesta área.