UM, DOIS, TRÊS… e já estamos em 2023

É tradição, no início de cada Ano Novo, listar desejos e propósitos… ir ao ginásio, fazer dieta, dedicar mais tempo à família, encontrar melhor equilíbrio entre vida pessoal e vida familiar, estar mais disponível para os outros, ser menos precipitado nos juízos e decisões, integrar um programa de voluntariado ou ter aquela conversa difícil que andamos a adiar há anos…

Infelizmente, grande parte desses desejos e propósitos são “engavetados” logo nas primeiras semanas de janeiro e só nos voltamos a lembrar deles no ano seguinte. Levante o dedo quem nunca lhe aconteceu isto. E porque será? Creio que há várias razões:

1. Somos muitas vezes desmedidos no que pedimos e ambicionamos.
2. Sobrestimamos as nossas capacidades.
3. Somos pouco disciplinados e focados.

Senão vejamos. As nossas listas de fim de ano são geralmente longas e muitas vezes fruto das 12 passas que temos o hábito de deglutir apressadamente à meia-noite de dia 31 de dezembro. Por cada passa goela abaixo segue um desejo ou um propósito para o ano que vai começar. Geralmente somos desmedidos na natureza dos desejos e propósitos que formulamos. Será necessário ambicionar ginásio três vezes por semana ou emagrecer 10 quilos num mês? Não deveríamos ficar-nos por uma ida ao ginásio por semana e três quilos nos primeiros seis meses?

Por outro lado, achamos que somos dotados de superpoderes e uma vontade férrea que nos levará a alcançar com facilidade os desígnios que nos propomos. Ora, a realidade dura e crua confronta-nos, ano após ano, com a nossa incapacidade de atingir esses objetivos. Será que conseguimos um dia perceber que é mais fácil dizer do que fazer? Não deveríamos avaliar o que realisticamente conseguimos fazer, antes de enunciar o que vamos fazer?

Por último, diz-me a experiência (própria) que nos distraímos com alguma frequência dos objetivos que traçámos porque surgem novas prioridades, emergência ou solicitações, estímulos e paixões. Hoje é o ginásio, amanhã a corrida… Hoje voluntariado, amanhã pintura… Hoje, a família acima de tudo, amanhã cumprir as metas comerciais custe o que custar… Será que nos conseguimos focar em menos objetivos, mas com mais impacto nas nossas vidas e na dos outros? Não deveríamos procurar ser mais rigorosos no planeamento e na execução dos nossos objetivos?

Creio que também nas organizações podemos aprender com estas experiências de início de Ano Novo.

Na altura em que estamos a finalizar ou a aprovar os planos de atividade para 2023, valerá a pena avaliar se estamos a ambicionar o que efetivamente iremos conseguir alcançar no final do ano. Para tal, é importante percebemos quais os meios de que dispomos. É importante aferir se temos as equipas bem dimensionadas para os objetivos traçados. É também fundamental garantir que temos as ferramentas necessárias e adequadas, quer sejam as informáticas como as operacionais (máquinas, equipamentos, entre outras) para concretizar os planos de atividades aprovados.

Importa aferir se fizemos uma análise rigorosa das capacidades da nossa organização. Frequentemente, tendemos a sobrestimar a nossa capacidade produtiva, bem como a nossa capacidade de reação a fatores externos, como as alterações de mercado, e a fatores internos, como a saída inesperada de pessoas chave para a organização. O exercício de planeamento não deve ser apenas a fixação de objetivos. É importante uma análise rigorosa não só dos meios disponíveis para alcançar os objetivos traçados, mas também de uma calendarização sensata e realista para a sua execução.

Por último, é importante garantir que dispomos das ferramentas de gestão que nos permitirão acompanhar e avaliar a execução dos planos de atividade e de ação que foram estabelecidas. Uma boa monitorização da atividade que vai sendo desenvolvida com identificação do cumprimento (ou não) das metas definidas, das dificuldades imprevistas ou das precedências identificadas permitirão à liderança maior disciplina e foco na prossecução dos planos aprovados.

Ao longo dos anos tenho sido confrontado, e por vezes participado, em planos de atividade anuais que mais parecem o somatório de passas que nos propomos deglutir sem pensar muito sobre como é que as iniciativas que nos propomos levar a cabo ajudarão as organizações a serem melhores, a gerirem melhor os seus recursos, a antecipar dificuldades, a focar-se no essencial e relegar para segundo plano o acessório. Os objetivos são definidos com base na execução do ano anterior num processo repetido e muitas vezes acrítico.
É certo que a grande maioria das organizações tem mecanismos de monitorização e reporte da consecução dos objetivos traçados no início do ano, mas é importante garantir que esses objetivos:

1. são os mais relevantes para a organização e para as equipas
2. estão ajustados aos meios disponíveis
3. são sujeitos a um acompanhamento metódico e rigoroso ao longo do ano.

As organizações que o fazem conseguem normalmente melhores resultados com menos esforço.