Opinião

Saber receber e acompanhar entidades oficiais e convidados VIP

Isabel Amaral, especialista em protocolo e comunicação intercultural

A crescente importância que se atribui ao atendimento, nas empresas como nos eventos, não corresponde apenas à necessidade de afirmar, com clareza, uma boa imagem institucional. Traduz também uma exigência cada vez mais premente de garantir a eficiência e a qualidade dos serviços prestados por quem representa a empresa.

Se a sua empresa ou instituição vai organizar um evento e foi encarregue de receber e acompanhar entidades oficiais e convidados VIP, a primeira coisa que deve procurar saber é como se vai desenvolver esse evento. Para isso, precisa de resposta a quatro perguntas: (1) O quê? (2) Onde? (3) Quando? e (4) Quem?[1]

Depois de saber que tipo de evento é (seminário, inauguração, celebração de efeméride, etc.), em que local se vai realizar (nas instalações da empresa, num local alugado, ao ar livre ou dentro de casa) e a data escolhida (quanto tempo tem para preparar tudo), precisa ainda de saber a resposta à pergunta “Quem?”

O Quem tem muito que se lhe diga. Em primeiro lugar, é preciso saber quem é o anfitrião, porque este vai desempenhar um papel importante. Será o nome dele que aparecerá no convite que vai ser enviado a todos os convidados, que por ele serão recebidos.

Em seguida, precisa de saber quem são os convidados, para o que necessita de analisar a respetiva lista. Se dela constarem entidades oficiais ou convidados VIP, deve separá-los do resto da lista – porque merecem (e algumas vezes reclamam…) atenção especial.

O  anfitrião deve estar informado de quais os VIPs ou altas entidades que confirmaram a sua presença para que os possa acolher de forma que se sintam especialmente bem vindos.

Só estando na posse de todas estas informações pode responder a uma quinta pergunta, que é porventura a mais importante: Como?

Como é que se vai desenrolar o evento?

Deve começar por elaborar um programa provisório, que há-de ser aprovado pela sua chefia. Depois, deverá constituir uma equipa para assegurar um atendimento de qualidade, dependendo do número e da qualidade dos convidados a quantidade de pessoas que deve integrar essa equipa.

Deverá depois fazer um briefing inicial com todos os elementos da sua equipa para os manter informados sobre o papel que vão desempenhar desde a fase de pré-evento até o pós-evento e assim os motivar para colaborarem em conjunto. Lembre-se de que a hospitalidade, a simpatia e o profissionalismo são essenciais sempre que se recebem convidados.

Como a imagem também conta, devem os membros da equipa apresentar-se impecavelmente. Não será necessário que usem literalmente uma farda. Mas ajudará que estejam todos vestidos com roupa da mesma cor e usem um crachá que permita serem rapidamente identificados por todos os participantes no evento.

Muitas vezes é necessário criar uma zona de acreditação. Na organização de eventos, quando os convidados começam a chegar, é fundamental que não haja uma acumulação de pessoas sem saber para onde se devem dirigir. Para evitar isso é necessário que haja uma equipa da acreditação devidamente assinalada, que receba os convidados com simpatia e boa educação e confirme que constam da respetiva lista para lhes dar acesso ao evento.

Lidar com pessoas exige tato, exige adaptação permanente, não só às flutuações de cada personalidade, mas à variedade de pessoas com as quais vão ter de lidar. Deve frisar que a primeira linha de acolhimento de convidados é um contacto importante porque, segundo a maneira como forem recebidos, assim os convidados formarão uma opinião favorável ou não a respeito da empresa anfitriã.

As pessoas, sejam VIPs ou não, quando julgam que não são tratadas como merecem, irritam-se e muitas vezes manifestam-se. Quem está no acolhimento deve conseguir dar a volta à questão de forma conciliadora. Por isso é de recomendar a realização de um briefing uma hora antes do começo do evento, para recordar que todos têm de ser diplomatas, prudentes e não se deixarem afetar por comentários antipáticos.

O ideal será os anfitriões estarem numa linha de receção a alguns metros da zona de acreditação, para dar as boas-vindas a todos os convidados. Nessa linha estaria em primeiro lugar o anfitrião principal e depois os restantes membros da equipa diretiva.

Sendo o principal responsável pelo atendimento, deve estar atento à chegada dos convidados VIP alguns metros antes da zona de acreditação para detetar os convidados que dispensam acreditação. Se vir chegar a mais alta entidade oficial ou o convidado de honra, deve dirigir-se-lhe, dizendo que vai acompanhá-lo até junto do anfitrião, deixando um assistente no seu lugar. Deve dar a direita ao convidado e ao chegar junto do anfitrião fazer a apresentação. O anfitrião depois de o apresentar aos outros membros da equipa, pode abandonar a linha de receção e acompanhá-lo até à zona principal do evento. Se faltarem alguns outros convidados VIP que não chegaram, o resto da linha de receção pode manter-se até ao começo do evento.

No caso de determinadas altas entidades (maxime: o Presidente da República), estas devem ser recebidas mal saiam do automóvel. Nesse caso, é conveniente ter o contacto da pessoa que confirmou a presença da autoridade e que avisará com antecedência que está a aproximar-se o automóvel que a transporta. Deve então pedir ao anfitrião que saia do edifício e que espere junto da berma do passeio. Depois dos cumprimentos, será o anfitrião quem fará o acompanhamento da alta entidade até ao local onde se vai desenrolar o evento

Um último conselho: a sua equipa só deve sair depois do último convidado o fazer. Todos devem ser felicitados pelo bom trabalho que desempenharam.

[1] Cf. Isabel Amaral, Imagem e Sucesso – Guia de Protocolo para Pessoas e Empresas (Alfragide: Casa das Letras, 2018)

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Isabel Amaral

Isabel Amaral

Isabel Amaral é Presidente Emérita da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo que fundou em 2005 e Investigadora do Instituto do Oriente (ISCSP-Universidade de Lisboa), desde 2013. É oradora internacional, empresária, coach executiva, docente em universidades portuguesas e estrangeiras, palestrante e conferencista, em temas como Imagem, Protocolo e Comunicação Multicultural. Como formadora de protocolo, imagem e comunicação intercultural, assegurou a organização e monitoria de diversos cursos em Portugal, Angola, Cabo Verde, Namíbia. Espanha, Bélgica, Países Baixos e República Popular da... Ler Mais..

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