Postura profissional em visita a clientes e reuniões

Podemos definir a postura profissional como “a maneira como nos comportamos e nos relacionamos no nosso ambiente de trabalho”.

Antes de começarmos a falar, quando entramos numa sala de reuniões ou nos sentamos na mesa de reuniões, já estamos a comunicar a nossa postura profissional  através da nossa aparência, do nosso vestuário, da nossa atitude e da forma como olhamos para as outras pessoas com que nos relacionamos.

Num estudo realizado em 1967, o professor norte-americano Albert Merhabian sustentou que a credibilidade da nossa comunicação depende da convergência de três componentes, os chamados três vês da comunicação. Segundo ele, apenas 7% da nossa comunicação é verbal – passa pelas palavras que escolhemos para transmitir a mensagem, 38% é vocal – depende da sonoridade e do ritmo da nossa voz, mas o mais importante mesmo parece ser a nossa aparência e a nossa postura pois 55% da mensagem é visual.

Devemos cuidar da nossa imagem pessoal para sermos credíveis e bons comunicadores. Em primeiro lugar, devemos vestir-nos como se vestem aqueles com que lidamos, podendo adaptar a maneira de vestir da empresa à nossa maneira de ser, à nossa figura e ao nosso gosto. O vestuário deve refletir o nosso estatuto profissional. Como vestuário é mensagem, aconselho aos profissionais em começo de carreira que não se vistam como aquilo que são, mas como aquilo que querem ser!

É redutor pensar que basta cuidar da aparência para se conseguir impor numa reunião ou visita a clientes. Há tempos tive uma reunião numa empresa em que um dos participantes chegou atrasado, com roupa informal bastante amachucada e a barba por fazer. Confesso que a minha primeira impressão foi negativa. Mas aquele executivo entrou na sala com passo firme, cumprimentou todos os presentes, pediu desculpa pelo atraso, explicou que tinha passado a noite no aeroporto de Orly por causa de um atraso no voo e que viera direto do aeroporto para não chegar muito atrasado. Como ao longo da reunião foi sempre afável, bem-educado e fez observações muito inteligentes, no final deixou em todos a melhor impressão.

Para ter boa postura profissional devemos cuidar de três elementos da nossa imagem pessoal:

• a aparência, que pode ser adaptada às circunstâncias, mas que deve ser sempre cuidada;
• a atitude, que é influenciada pela nossa personalidade sendo mais difícil de modificar;
• e o comportamento, que é mais fácil de modificar.

Ao entrar no gabinete ou na sala de reuniões de um cliente devo cumprimentar quem me recebe, olhando nos olhos e sorrindo. Devo depois aguardar ser apresentada às outras pessoas que estejam na sala e que me indiquem onde me devo sentar. Se o anfitrião disser “sentem-se onde quiserem”, a tendência é para deixar vagos os lugares à direita, à esquerda e à frente dele. É preferível que seja quem convocou a reunião a indicar quem se deve sentar à sua direita e à sua esquerda, visto que são os lugares de destaque e é um privilégio ser convidado para se sentar neles.

Ao sentar-se à mesa, uma pessoa tímida e introvertida costuma adotar uma postura defensiva, encurvada, de braços cruzados etc. Uma pessoa muito extrovertida pelo contrário tem tendência para ocupar mais espaço e para se sentar de forma mais descontraída à mesa de reuniões. Como “no meio é que está a virtude”, o ideal é adotar uma postura neutra: sento-me onde me mandarem sentar, com as mãos em posição neutra (uma em cima da outra e pousadas na mesa). Devo manter os ombros direitos, mas com os músculos descontraídos, podendo caso quem me recebe se inclinar para a frente, fazer o mesmo, procurando não invadir o espaço de privacidade que nos separa. Se me trouxerem uma água ou um café, agradeço.

Durante a reunião, ponho o telemóvel em silêncio guardando-o na pasta ou na carteira. Devo olhar com interesse e ouvir com atenção sem interromper, esperando que a outra pessoa acabe de falar para exprimir a minha opinião. É o anfitrião que dá por acabada a reunião, agradecendo a presença de todos e levantando-se. Nessa altura todos se levantam, voltam a cumprimentar-se para se despedir e abandonam a sala de reuniões.

Para ter sempre uma postura impecável basta seguir estas regras muito simples, baseadas nos três “bês” do protocolo empresarial: bom senso, boa educação e bom gosto.