Os 5 grandes desafios das finanças empresariais no mês de dezembro

Com fechos mensais apertados, colaboradores de férias e um volume acrescido de despesas e faturas, dezembro é um dos meses mais críticos para os departamentos financeiros, segundo a Paynest que alerta para os principais desafios que afetam a eficiência e a visibilidade financeira das empresas.

O mês de dezembro é, tradicionalmente, um mês com maior pressão para os departamentos financeiros. Além dos processos regulares, como o fecho mensal, controlo de orçamento e pagamentos a fornecedores, as empresas enfrentam fatores sazonais que trazem desafios acrescidos. Com equipas reduzidas devido a férias e os colaboradores a ausentarem-se antes do fecho do mês, muitas empresas acumulam atrasos, erros e reconciliações manuais que se prolongam para janeiro, afetando o cashflow e a visibilidade financeira.

A Paynest, plataforma integrada de gestão financeira alavancada por inteligência artificial (IA), enumera alguns destes desafios e sugere formas de os mitigar.

“As equipas financeiras estão sob pressão durante todo o ano e sabemos que os fechos de mês são os períodos mais críticos. Com a coincidência com o período festivo, são muitos os desafios que se impõem e que só são detetados quando realmente se está a tentar validar todas as despesas e faturas, realizar os pagamentos, fazer as reconciliações. A automatização dos processos, potenciada pela validação por IA, ajuda a simplificar os processos, sem descuidar a conformidade e compliance exigidas”, explica Nuno Pereira, cofundador e CEO da Paynest.

1. Despesas por submeter por colaboradores em férias
A entrega das despesas e dos mapas de km está, habitualmente, no fundo das prioridades dos colaboradores antes de irem de férias. Acabam com recibos guardados no bolso e despesas de viagens por lançar, e a regularização acaba por ser feita apenas em janeiro. Isto distorce o fecho do ano, aumenta o risco de erros e obriga as equipas financeiras a rever meses anteriores. Recorrer a soluções digitais de gestão de despesas permite a submissão no momento, até na porta de embarque, evitando atrasos e garantindo informação correta.

2. Equipas financeiras reduzidas atrasam o fecho mensal
Com parte da equipa em férias, os processos tornam-se mais lentos. Tanto submissões, aprovações, reconciliações e pagamentos passam a depender de menos pessoas, aumentando o risco de falhas ou validações incompletas em prazos críticos. Ter visibilidade em tempo real sobre despesas pendentes e responsáveis por cada etapa permite agir rapidamente e assegurar que a informação está completa e pronta para o fecho.

3. Validação manual das últimas despesas do orçamento
É preciso fechar o ano dentro do orçamento: validar o que sobra, o que ultrapassa e onde ajustar. Sem ferramentas automáticas, este processo implica exportações, cruzamento de dados e controlo manual, consumindo demasiadas horas numa altura já sobrecarregada. Para evitar repetir o mesmo cenário no próximo ano, as empresas devem adotar plataformas que permitam acompanhar as atividades, alocar despesas e fazer reconciliações a qualquer momento, garantindo rigor e previsibilidade.

4. Aumento de despesas pontuais e subscrições sazonais
Eventos de Natal, jantares de equipa, compras urgentes, deslocações adicionais e pequenas subscrições para campanhas fazem disparar a quantidade de faturas e recibos. Muitas destas despesas chegam incompletas, com NIF errado ou são submetidas fora de prazo, obrigando a revisões adicionais e a múltiplos contatos com os colaboradores.

5. Pressão acrescida sobre os pagamentos a fornecedores
Muitos fornecedores antecipam faturas, alteram prazos ou pedem regularizações antes do fecho do ano. As empresas precisam de organizar pagamentos, evitar duplicações e garantir que cumprem obrigações contratuais, tudo isto com menos recursos disponíveis. Substituir as folhas de Excel por uma plataforma centralizada, que permita gerir faturas em tempo real e agendar pagamentos de acordo com o cashflow disponível, reduz o risco de atrasos e erros em momentos críticos.