Investigadores da Microsoft partilham dicas para tornar reuniões de equipas híbridas mais eficazes

O modelo híbrido está na agenda do dia. As organizações sabem que o futuro passa pela flexibilidade, mas poucas compreendem ainda qual a magnitude que essa mudança representa. Para ajudar a gerir as equipas híbridas, investigadores da Microsoft partilham dicas para que as reuniões não comprometam a produtividade, o foco e o bem-estar dos colaboradores.
No início da quarentena, milhões de profissionais em todo o mundo migraram para o “home office” em tempo recorde, adotando novas ferramentas digitais. Dois anos depois desde o início desta nova dinâmica de trabalho (e de vida), muitos estão a usar as mesmas ferramentas de videoconferência para trabalhar, estudar e manter as ligações humanas.
Segundo o estudo Work Trend Index 2022 da Microsoft, desde março de 2020, o tempo de trabalho aumentou, em média, cerca de 46 minutos. As horas extras e o trabalho aos fins de semana aumentaram 28% e 14%, respetivamente.
Mesmo após o regresso ao modelo presencial e com a adoção do modelo híbrido regista-se um aumento no tempo das reuniões de 150% por pessoa desde março de 2020, aponta também o estudo da Microsoft.
O estudo mostra ainda o aumento do número de reuniões e o cansaço que delas advém, contribuindo para a diminuição do tempo de realização destes encontros profissionais. 60% das reuniões entre fevereiro de 2021 e fevereiro de 2022 correspondem a conversas de 15 minutos.
Outras das evidências do estudo diz respeito à inclusão. 43% dos trabalhadores remotos dizem que não se sentem incluídos nas reuniões híbridas e somente 27% criou um guia de etiqueta para contornar a situação.
O estudo analisou dados de 31 mil pessoas em 31 países e alerta para a importância de garantir que os funcionários não fiquem sempre ligados através de mensagens e da troca de e-mails após o horário de trabalho.
Tendo em conta este cenário, Mary Czerwinski Shaemsi Iqbal, investigadores da Microsoft, com experiência em estudos sobre produtividade, foco e bem-estar, partilham dicas para tornar as reuniões das equipas híbridas mais eficazes.
Problema 1: Reuniões em excesso
1. Crie o hábito de perguntar: “Podemos resolver isso por e-mail ou mensagem?”;
2. Procure oportunidades para dividir os membros da equipa entre reuniões ao invés de mobilizar todos para a mesma reunião;
3. No convite das reuniões, colocar a opção de participação “obrigatória” ou “opcional”;
4. Bloqueie horários na agenda para foco e produtividade pessoal – e respeite esse limite. Em conjunto, as equipas podem combinar dias ou horário livres de reunião
Problema 2: Diminuição da energia e de foco devido a reuniões consecutivas
1. Partilhe a agenda antes da reunião e designe um responsável para cada tema.
Estabeleça regras com as equipas para a criação de pausas de cinco a 10 minutos entre as reuniões;
2. Coloque limite no tempo das reuniões e, se forem mais longas que 30 minutos, inclua uma pausa de cinco minutos;
3. Evite reuniões longas e com apresentações na primeira hora do dia, pois as pessoas provavelmente vão aproveitar o tempo para realizar outras tarefas e ler e-mails.
Problema 3: Mensagens e e-mails fora do horário de trabalho e durante reuniões
1.Use a ferramenta de envio programado fora do horário de trabalho ou durante reuniões;
2. Combine com a equipa o tempo de resposta para e-mails e mensagens fora do horário de trabalho;
3. Use “NÃO URGENTE” no assunto do e-mail ou conversas fora do horário de trabalho.
Problema 4: Diferentes fusos horários
1. Partilhe documentos relacionados com a reunião antes do horário marcado e peça a opinião aos colaboradores;
2. Grave as reuniões e partilhe notas após a conversa.