São várias as TED Talks com as quais pode aprender a melhorar a gestão do seu tempo ou, pelo menos, a mudar a sua perspetiva sobre esta capacidade essencial. Seguem-se dez para ver quando tiver uns minutos de sobra.

Inovadoras, informativas e envolventes, as TED Talks são ainda curtas o suficiente para serem consumidas quando sentimos que temos apenas alguns minutos por dia. Permitem-nos aprender algo novo ou relembram-nos de um tópico essencial sobre o qual não pensávamos há algum tempo.

As TED Talks ajudam a expandir a mente: nada como pensar em algo novo, ouvir alguém novo e mudar a forma como nos relacionamos com o mundo. As que se seguem, numa lista elaborada pela Entrepreneur, são sobre gestão de tempo, logo, podem ajudar a melhorar a sua produtividade.

1. Laura Vanderkam: “Como recuperar o controlo do seu tempo livre”
168: são quantas horas tem uma semana. O que é muito tempo, diz a especialista em gestão de tempo Laura Vanderkamna sua apresentação na TEDWomen em 2016. “Se trabalha a tempo inteiro, são 40 horas por semana, dorme 8 horas por noite, o que faz 56 horas semanais – isto deixa 72 horas para outras coisas”, explica Laura Vanderkam. Mesmo que “esteja a trabalhar 50 horas por semana, no seu trabalho e numa coisa à parte”, ainda tem tempo livre – 62 horas. Que tal passar a 60 horas? “Bem, fica com 52 horas para outras coisas”.

Então por que continuamos a dizer que não temos tempo? De acordo com o research de Laura Vanderkam, tudo se resume a prioridades. Como lhe disse uma empresária e mãe de seis filhos: “Tudo o que faço, cada minuto que gasto, a escolha é minha. Em vez de dizer que ‘não tenho tempo para fazer x, y ou z, diga: ‘não faço x, y ou z porque não é uma prioridade’”.

Para colocar em prática, precisa determinar as suas prioridades na vida e adicioná-las ao seu calendário. Convém que o faça todas as semanas (na tarde de sexta-feira, p.e.). Quanto ao resto? Seja criativo (como utilizar o tempo nos transportes para o trabalho para ler, ouvir um podcast ou ver os e-mails).

2. David Pogue: “10 tecnologias de poupança de tempo”
Todos concordamos que a tecnologia pode ser uma bênção e uma maldição. Permite, por exemplo, que as equipas colaborem e comuniquem, e há uma ampla variedade de aplicações que ajudam a criar uma rotina diária, a desenvolver hábitos saudáveis ​​e a manter o foco. Mas a tecnologia também pode ser uma distração. De acordo com a RescueTime, passamos em média três horas por dia ao telemóvel; sendo que os utilizadores de topo ultrapassam as quatro horas e meia.

Nesta breve TED Talk, de pouco mais de 5 minutos, o colunista de tecnologia David Pogue partilha dicas para economizar tempo com a tecnologia que usamos diariamente. Alguns dos atalhos podem representar apenas milissegundos. Mas, no total, os dez atalhos no teclado e funcionalidades ocultas no equipamento ajudam a poupar tempo.

3. Tim Urban: “Na mente do mestre procrastinador”
A luta contra a procrastinação é real e é o maior inimigo da gestão de tempo. Por que fazemos isto a nós próprios? Foi a esta questão que Tim Urban, fundador do site Wait But Why, quis responder. Para perceber melhor o seu comportamento, foi a um laboratório de ressonância magnética. O objetivo era estudar as diferenças entre a mente de um procrastinador e a de um não-procrastinador.

Os dois cérebros “têm um racional de tomada de decisão”, diz Tim Urban. Só que “o cérebro do procrastinador tem também um macaco instantâneo de gratificação”. O que significa que, mesmo que tenha planeado ser produtivo, “o macaco não gosta do plano” e assume o leme. Como resultado, acaba a fazer coisas que são divertidas ou fáceis – sobretudo quando não há prazos.

Mas e se definir prazos realistas? À medida que o prazo se aproxima, o monstro do pânico instala-se; e dado que este aterroriza o macaco da grafiticação, pode forçá-lo a permanecer no caminho certo. Por outro lado, também pode causar pressão desnecessária, como ter um projeto para concluir em duas semanas e só o executar quando faltam alguns dias. O que fazer? Tim Urban sugere que pense melhor sobre o que está a adiar. Se é algo que está a aproximá-lo dos seus objetivos ou sonhos, faça uma mudança hoje e não amanhã.

4. David Grady: “Como salvar o mundo (ou pelo menos a si) de más reuniões”
As reuniões são um mal necessário. Por um lado, melhoram a colaboração, o envolvimento e a criatividade; e são essenciais para resolver problemas e manter todos informados. Mas também podem ser ineficazes, improdutivas e massivas perdas de tempo.

David Grady propõe uma solução simples na sua TED Talk de 2013. “Primeiro, na próxima vez que receber um convite para uma reunião sobre a qual não tem muita informação, clique no botão de tentar ir.” Não se preocupe, que não vai ofender ninguém. Apenas não deseja aceitar logo a solicitação até ter 100% certeza de que é necessário. Como o determinar? Ao garantir que há um plano da reunião para saber qual é o objetivo – se não houver um, recuse de forma educada. Ou procure uma alternativa menos demorada, como um telefonema.

5. Chris Bailey: “Uma abordagem mais humana à produtividade”
A sua agenda está cheia? Não é uma coisa má. Mas quantas das entradas estão a ajudá-lo a aproximar-se dos seus objetivos? Todos estamos a fazer o que parece ser um milhão de coisas. Como consequência: sentimos falta de tempo. Mas na realidade estamos a desperdiçá-lo em coisas que não assim são tão importantes. Ou seja, estamos ocupados em vez de estar a ser produtivos.

O especialista em produtividade Chris Bailey, com base na sua experiência e pesquisa, diz que a solução é definir as suas intenções. No seu discurso de 2016 sugere que, todas as manhãs, identifique as três principais coisas que deseja realizar para o dia. E vai concentrar e gerir a sua atenção, energia e tempo apenas nessas atividades.

6. Andy Puddicombe: “Só precisa de 10 minutos mindful”
Quando foi a última vez em que não fez nada? Mesmo nada. Zero. Provavelmente foi há uma eternidade. Pode parecer contraintuitivo, mas, de acordo com o especialista em mindfulness Andy Puddicombe, tirar dez minutos por dia para não fazer nada deve ser uma prioridade. Afinal, o mindfulness tem o poder de aumentar a concentração e a produtividade, pela simples razão de que é uma forma simples e eficaz de refrescar a mente e de o manter no presente.

7. Paolo Cardini: “Esqueça o multitasking; tente o monotasking”
O multitasking, ou multitarefas, não funciona. O nosso cérebro não consegue concentrar-se em várias coisas ao mesmo tempo. Mesmo que pense que é a exceção, estudos indicam que só 2,5% das pessoas têm esta capacidade.

Assim, o designer de produto Paolo Cardini diz que, quando faz “monotasking”, está a concentrar toda a sua atenção numa tarefa de cada vez, o que o torna mais eficiente e produtivo. Isto porque não está a desviar a atenção e a ter uma sobrecarga de informação, que o tornam mais lento.

8. Jason Fried: “Por que o trabalho não acontece no trabalho”
Jason Fried, cofundador e presidente da 37signals, conduziu um estudo com o intuito de ver para onde as pessoas vão quando querem ter as coisas feitas. E, pasme-se, não é o escritório.

Se já trabalhou num escritório, esta conclusão não deve ser assim tão surpreendente. O espaço está cheio de distrações que o interrompem, sobretudo o que Jason Fried apelida de M&Ms (managers & meetings), ou gestores e reuniões.

Para lidar com as distrações, reduza o número de reuniões que aceita ou agenda; lembre-se de que estas só devem ocorrer quando há um objetivo claro. Se tiver um cargo de gestão, implemente algo como “quintas-feiras sem conversa”; também pode permitir que os membros da sua equipa trabalhem onde quiserem. E quer esteja no comando ou não, desligue os dispositivos quando não quer ser interrompido.

9. Rory Vaden: “Como multiplicar o seu tempo”
Como é possível “temos mais dicas, truques, ferramentas, tecnologia, calendários e listas de verificação do que nunca, e ainda assim parecemos estar sempre a ficar para trás?”, pergunta Rory Vaden, consultor de liderança em Nashville, nos EUA. A resposta? “Porque tudo o que sabe sobre gestão de tempo está errado”.

Costumamos gerir o nosso tempo ao escrever listas e priorizar os itens. Para tal atribuímos-lhes valor de acordo com a urgência e importância. Mas, diz Rory Vaden, há um terceiro elemento significativo.

A questão que deve colocar é: “Qual é a coisa mais importante que posso fazer hoje para tornar o meu amanhã melhor?”. E recomenda que dedique tempo a estas quatro perguntas:
– Posso eliminar esta tarefa?
– Se não puder ser eliminada, pode ser automatizada?
– Pode ser delegada ou posso ensinar alguém a fazer?
– Devo executá-la agora ou posso fazê-lo mais tarde?

10. David Allen: “Estar no controlo e criar espaço”
Desde a publicação de um dos seus livros mais vendidos, “Getting Things Done”, em 2001, que David Allen é uma ótima fonte para melhorar a produtividade pessoal. Na sua TED Talk de 2014, argumenta que, se deseja alcançar algo, precisa de planear. Caso contrário acaba por esperar até ao último minuto, o que o faz sentir-se apressado, stressado, e deixar que atividades menos importantes usurpem as suas prioridades.

Nada como fazer uma pausa e assistir a estas TED Talks. Enquanto empreendedor, sobretudo durante este período da Covid-19, precisa de ter estímulos. O isolamento desgasta. E as TED Talks ajudam a encher a mente com algo que instiga a pensar de forma envolvente, e faz esquecer o stress por um momento ou dois.

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