Confira as dicas de produtividade que prometem ajudá-lo a realizar mais tarefas em menos tempo.

Tem uma rotina bem planeada, o seu escritório obedece a todas as condições que promovem a produtividade e já percebeu que não é por trabalhar mais que consegue ser mais produtivo, mas mesmo assim acha que ainda há espaço para melhorar a sua eficiência. Com o objetivo de melhorar, ainda mais, a sua forma de trabalhar, Elizabeth Grave Saunders, coach de gestão de tempo e autora dos livros “How to Invest your Time Like Money” e “Divine Time Management”, partilhou, num artigo na Harvard Business Review, cinco aspetos que podem ser melhorados no seu dia a dia.

Clarifique as expetativas que têm do seu trabalho

Deram-lhe uma tarefa com um briefing pouco aprofundado. Antes de começar a trabalhar, tenha a certeza de que sabe exatamente o que é esperado de si. Desta forma, salvaguarda parte do tempo que viria a ser desperdiçado com detalhes que não são relevantes.

Ao utilizar este simples método, Elizabeth Grave Saunders refere que um dos seus clientes começou a poupar dias de trabalho depois de perceber que nem todas as tarefas que executava necessitavam de análises profundas.

Reutilize material

A possibilidade de reutilizar material dependerá sempre das funções que exerce. No entanto, existem sempre trabalhos que parecem ser idênticos aos anteriores. Nestes casos, a especialista aconselha os profissionais a procurarem, por exemplo, as apresentações, emails e propostas anteriormente feitas.

Com esta estratégia implementada, em vez de começar um projeto de raiz, pode simplesmente atualizar a informação e aperfeiçoar os pequenos detalhes que lhe escaparam da última vez. Isto pode ser especialmente útil para pessoas que façam muitas apresentações.

Desenvolva templates e checklists

Para melhorar a rapidez das obrigações de rotina, desenvolva templates ou checklists. A dica de Saunders pode ser proveitosa para quem têm dificuldade em organizar-se.

Os templates podem ser utilizados para apresentações, relatórios semanais ou emails. Segundo a especialista, desenvolver este material num documento word é suficiente.

Por outro lado, as checklists podem ser úteis para fazer planeamentos semanais ou atividades que se realizam com alguma frequência e que, por norma, seguem o mesmo procedimento. Neste caso, poderá ser mais prático ter uma app no smartphone para o efeito – o Google Keep é um bom exemplo.

Escreva menos e converse mais

Sempre que possível descarte a necessidade de escrever emails. Dependendo do que tem para realizar, uma conversa pode tornar o processo mais rápido, fácil e claro. Tornar um email numa simples conversa pode não só facilitar a comunicação, como também diminuir o tempo despendido – especialmente se o tema de conversa for um conceito ou uma ideia abstrata.

Defina o tempo que vai utilizar em cada tarefa

Segundo a Lei de Parkinson, “o trabalho expande-se de forma a preencher o tempo disponível para a sua realização”, ou seja, se não definir um tempo claro para aquilo que tem a fazer, essa tarefa pode potencialmente roubar-lhe mais tempo do que aquilo que deseja.

Por outro lado, se definir um período específico para a concretizar,  isto não acontece com tanta frequência. Este método não garante que consiga realizar o trabalho definido no tempo estipulado, mas, segundo Saunders, ajuda-o a focar-se.

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