Entrevista/ “A única receita para melhorar a gestão da tesouraria e aumentar a liquidez é otimizar custos”

Sem mexer em salários ou em postos de trabalho, a Expense Reduction Analysts, que nasceu no Reino Unido e que está em Portugal há 10 anos, já analisou cerca de 120 empresas portuguesas e conseguiu poupanças na ordem dos 33 milhões de euros. Ao Link To Leaders, João Costa, country manager da consultora, fala do último ano e da receita para as empresas portuguesas pouparem.

A profissão de consultor de redução de custos pode não nos dizer nada à primeira vista, mas são estes profissionais que estão por detrás do êxito de muitas empresas portuguesas. Ao analisarem os custos e ao reconsiderá-los, permitem a melhoria da liquidez e da rentabilidade, ingredientes fundamentais para o sucesso.

Fundada em 1992 no Reino Unido e há mais de 10 anos com atividade em Portugal, a Expense Reduction Analysts, especializada na racionalização de custos das empresas, conta com uma rede de 700 partners em mais de 40 países, tendo analisado mais de 215 milhões de euros em cerca de 120 organizações e conseguido poupanças na ordem dos 33 milhões.

Em entrevista ao Link To Leaders, João Costa, country manager da Expense Reduction Analysts, fala das preocupações das empresas portuguesas quando o assunto é reduzir custos e de um caso bem sucedido, a farmacêutica Bluepharma.

Como descreve a Expense Reduction Analysts?
A Expense Reduction Analysts é um dos principais líderes mundiais na área da gestão dos custos. Os nossos mais de 700 partners, com vasta experiência em diferentes setores de atividade, ajudam empresas em 40 países a otimizar e a reduzir custos. Trabalhamos com base num success fee e garantimos o acompanhamento aos líderes das empresas durante todo o processo, desde a identificação de oportunidades até à sua implementação e monitorização de performance durante um período alargado, o que potencia a confiança dos clientes.

O nosso propósito é aumentar a liquidez e a rentabilidade das empresas, apoiando-as numa gestão mais eficiente das suas rubricas de custo. Em média, conseguimos poupanças entre os 12% e os 20%, consoante o mercado e o tipo de despesa. As poupanças são o resultado da nossa experiência, da avaliação das necessidades das empresas e de negociações profissionais com fornecedores.

Quantas empresas procuraram os serviços da Expense Reduction Analysts no último ano? Houve um aumento na  procura de programas de redução de custos?
Ao longo do ano de 2021, mais de 40 novos clientes procuraram os nossos serviços, mais do dobro face ao ano anterior. De acordo com um relatório da Global Insights, 61% dos líderes financeiros de 70 países consideram que a otimização de custos e de processos é essencial para o seu negócio. Acreditamos que as dificuldades trazidas pela pandemia, como a paragem forçada da atividade, os constrangimentos na cadeia de abastecimento e o aumento dos preços das matérias-primas têm levado as empresas a repensarem a estratégia e a estrutura de custos.

“No meio empresarial ainda existem alguns mitos associados a este processo. Um deles é a crença de que a experiência numa determinada área de compras garante as melhores condições em qualquer categoria de custos (…)”.

Podemos dizer que temos hoje gestores das empresas portuguesas com uma nova abordagem em termos de redução de custos?
Acreditamos que o número crescente de empresas que nos têm procurado é consequência dos bons resultados que temos conseguido. A história de como eu próprio me juntei à Expense Reduction Analysts é exemplo da boa referência que temos deixado. Enquanto gestor numa empresa portuguesa contratei os serviços da Expense Reduction Analysts e fiquei muito bem impressionado com a abordagem, com a metodologia e, sobretudo, com os bons resultados em termos de poupanças obtidas e de melhoria do EBITDA. Foi isso que me levou a juntar-me a esta organização e a querer ajudar outras empresas a conseguirem beneficiar deste suporte externo.

No meio empresarial ainda existem alguns mitos associados a este processo. Um deles é a crença de que a experiência numa determinada área de compras garante as melhores condições em qualquer categoria de custos, ou a de que os acordos globais são sempre melhores do que os locais. Temos contribuído para mudar a perspetiva dos gestores em relação a estes processos, mas ainda há muito a fazer.

São as empresas do Norte ou Centro que mais vos procuram?
O norte do país é a região que mais procura os serviços da Expense Reduction Analysts, pelo facto de ser um dos principais polos industriais a nível nacional. Segue-se a região de Lisboa, responsável por cerca de um terço da procura.

Quais os custos diretos que suscitam maior preocupação nas empresas atualmente? O que mudou?
Os custos que mais preocupam as empresas hoje em dia são tanto diretos como indiretos. As categorias em que observamos maior pressão são: energia, matérias-primas, embalagem e transporte devido aos aumentos que se têm observado nos preços. Contudo, perante a incerteza e conjuntura económica em que vivemos, praticamente todas as linhas de custos suscitam preocupações.

De que forma o tecido empresarial português está a fazer face aos impactos económicos da pandemia e o que perspetiva para o futuro?
Apreensivo, embora com algum otimismo, o tecido empresarial tem encarado as perspetivas de retoma da economia, o que tem permitido que nos estejamos a manter no caminho certo. O que sentimos é que há uma reflexão mais ponderada sobre todos os investimentos e uma análise mais profunda das rubricas de custos onde é possível poupar.

“Otimizamos as despesas das empresas sem impactar a organização, ou seja, sem colocar em causa postos de trabalho, o funcionamento normal da empresa e a qualidade dos produtos e/ou serviços”.

Reduzir custos implica sempre ou quase sempre despedimentos?
Não, pelo contrário. Algumas das empresas que nos contactam, fazem-no precisamente por quererem manter a sua equipa, apesar da necessidade de reduzirem custos. Otimizamos as despesas das empresas sem impactar a organização, ou seja, sem colocar em causa postos de trabalho, o funcionamento normal da empresa e a qualidade dos produtos e/ou serviços.

Analisamos mais de 40 categorias de custos, sobretudo aqueles que não costumam estar no foco das negociações. Alguns exemplos incluem utilities, frota e embalagem.

Um caso de sucesso que contou com a ajuda da Expense Reduction Analysts?
O caso que gostaria de destacar é o da Bluepharma, uma empresa farmacêutica portuguesa. Este projeto é considerado um sucesso pelo facto de termos conseguido poupanças na ordem dos 32% em transportes, 16% na categoria de seguros, 9% em matéria de limpezas e higiene e, sobretudo relevante dado o contexto, conseguimos reduzir em 8% os custos com combustíveis.

Por outro lado, e por sabermos que a confiança é fundamental para desenvolvermos o nosso trabalho, destacamos a relação que estabelecemos com a Bluepharma como um dos aspetos mais relevantes do projeto. Segundo o presidente do conselho de administração e diretor geral desta empresa, “a poupança proporcionada numa época em que a palavra de ordem é fazer mais com menos, a capacidade de manter boas relações, assentes em valores de confiança e ética profissional, com os fornecedores e colaboradores” da farmacêutica, são os aspetos mais relevantes.

Que balanço faz destes anos em Portugal?
Nos primeiros dez anos de atividade em Portugal, analisámos mais de 215 milhões de euros em cerca de 120 empresas e conseguimos poupanças na ordem dos 33 milhões de euros. O principal destaque dos últimos anos é a aceleração que sentimos no negócio, não só por termos alargado a nossa base de clientes, mas também pelo âmbito de trabalho estar cada vez mais abrangente, com mais categorias de custos sob análise.

Qual a receita para as empresas portuguesas melhorarem a gestão de tesouraria e aumentar a liquidez?
A única receita para melhorar a gestão da tesouraria e aumentar a liquidez é otimizar custos. Isto ficou ainda mais reforçado com a pandemia, já que os aumentos generalizados dos preços forçaram as empresas a fazer cortes pouco estratégicos e ponderados, o que piorou, ainda mais, a situação de muitas delas.

Contudo, sabemos que este é um processo que exige tempo e conhecimento porque implica uma análise detalhada, uma estratégia, um plano de implementação e tempo para se verem resultados.

Que conselhos dá aos gestores para navegar nestes tempos adversos e de incerteza?
O primeiro conselho é, sem dúvida, ter um olho clínico na gestão de custos. Prestar atenção aos detalhes, estudar os custos variáveis, analisar contratos, sondar o mercado e proceder às adaptações que se provem serem mais vantajosas.

Parece-nos igualmente importante optar por soluções que permitam manter o equilíbrio entre preço, qualidade e serviço. Numa altura em que a sustentabilidade está na agenda de todos os líderes, faz sentido tentar encontrar uma conjuntura que permita à empresa fazer essa transição sem sobrecarregar os encargos.
Finalmente, aconselho todos os gestores a revisitarem as suas estratégias que, depois de um período tão conturbado, poderão precisar de uma atualização.

“Uma das boas práticas que aprendemos com o tempo é ter sempre um plano B, que, associado a uma boa capacidade de resiliência, nos permite encarar os desafios que se nos deparam”.

E aos jovens empreendedores, o que lhes diria?
Para os jovens empreendedores, diria que devem aconselhar-se junto de pessoas com mais experiência na área da gestão. Uma das boas práticas que aprendemos com o tempo é ter sempre um plano B, que, associado a uma boa capacidade de resiliência, nos permite encarar os desafios que se nos deparam.

Projetos para o futuro da Expense Reduction Analysts?
Tendo em conta o contexto atual, os nossos planos são ajudar as empresas a gerirem os desafios da cadeia de abastecimento e mitigar o impacto da inflação generalizada a que assistimos. Além destes, continuar a entregar resultados tangíveis aos clientes, aumentar a notoriedade da nossa marca, para que consigamos chegar a mais empresas e alargar, ainda mais, o âmbito de trabalho da Expense Reduction Analysts, chegando a mais categorias de despesa.

Respostas rápidas:
O maior risco: o risco deste trabalho é todo nosso. Se não encontrarmos poupanças, o success fee é nulo.
O maior erro: não ter começado mais cedo na consultoria de redução de custos.
A maior lição: aprendemos todos os dias com todos os clientes e projetos.
A maior conquista: termos sido considerados durante dois anos consecutivos (2019 e 2020, a melhor operação da Expense Reduction Analysts, a nível internacional.