10 coisas que não pode esquecer numa viagem de negócios

Viagens frequentes, muitas vezes marcadas à última hora, são o dia a dia de quem está no mundo dos negócios. Para que não se esqueça de nada, eis uma lista de coisas que tem mesmo de levar na mala.

Representar uma empresa ou start-up numa viagem de negócios é sempre uma tarefa importante e o resultado pode muitas vezes ditar a expansão e crescimento da mesma… ou o contrário. Por isso, para quem não está habituado à rotina das viagens de negócios, como pode ser o caso de empreendedores jovens ou com projetos recentes, existem alguns aspetos que não devem ser esquecidos.

E não se tratam apenas de detalhes como os bilhetes de avião, a reserva do hotel ou a definição do itinerário, mas um conjunto de itens, pessoais e profissionais. Para evitar situações menos positivas, aqui fica uma lista, sugerida pela The Travel, com 10 itens que convém não esquecer numa viagem de trabalho.

1. Cartões de visita
Atualmente, os contactos de trabalho passam na maior parte das vezes pela via digital, mas os cartões de visita ainda são um item importante numa reunião de negócios. Por isso, esta será certamente a primeira coisa que notará falta. Em viagens de trabalho, o networking é essencial para potenciar novas oportunidades de negócios. Se criar o hábito de ter sempre alguns cartões de visita consigo é menos provável que se esqueça de os colocar na bagagem da viagem.

2. Pastas para documentos
Manter todos os documentos necessários para a viagem numa simples pasta não é apenas conveniente, mas também causa boa impressão. Nesta pasta além de documentos pessoais, bilhetes de avião e dados de alojamento, poderá colocar o itinerário da viagem, o programa, moradas e números de telefone, cartão de crédito da empresa, etc.

3. Material de apresentação
Nem todas as viagens de negócios necessitam de material de apresentação em formato impresso. Mas quanto mais bem preparado estiver melhor, principalmente se for apresentar, por exemplo, um projeto em representação de outro colega. Mesmo que precise apenas de uma apresentação digital é importante ter backups. Ou seja, além da cópia no seu próprio laptop, use uma pen USB ou um disco externo ou carregue os materiais numa solução cloud como o Google Drive ou a Dropbox.

4. Acessórios de viagens em tamanho pequeno
Quando se viaja em trabalho, habitualmente não se leva muita bagagem. Muitas vezes apenas a mala de cabine (no caso dos aviões), logo não é necessário levar as embalagens de produtos de higiene pessoal de tamanho tradicional, já que qualquer supermercado tem kits de viagem. Além disso, e quando a ocasião o justificar, deve equacionar também outros itens de tamanho mais reduzido como um guarda-chuva ou um pequeno kit de primeiros socorros.

5. Roupa informal
Muitas vezes uma viagem de negócios não significa só trabalho, e quase sempre há tempo para lazer ou diversão. Por isso além de roupa mais formal, ponha na mala algumas de lazer, mais confortáveis, bem como outras para sair à noite. As situações de convívio também são locais propícios para fazer networking positivo para os negócios.

6. Roupa formal
Isto poderá ser óbvio para muitos empreendedores, mas possivelmente para alguns novos empreendedores pode ser uma dica útil, principalmente se no dia a dia não costumam usar roupa formal. Claro que também depende do setor de atividade onde o empreendedor está e com quem vai ter a reunião. No entanto, se não tiver a certeza do tipo de ambiente que vai encontrar, convém ter algumas opções mais “tradicionais” à mão.

7. Carregador portátil
Os carregadores portáteis já fazem parte dos acessórios diários e em viagem são definitivamente um instrumento que não pode faltar na mala. Podem servir para ligar os dispositivos eletrónicos e continuar o trabalho que faria na empresa, ou então para recarregar o telefone, quando este ficar sem bateria e conseguir, por exemplo, chamar o táxi para o levar à reunião ou ao aeroporto.

8. Um diário
O mundo em que vivemos é cada vez mais tecnológico, dominado por telemóveis, tablets e smartwatches que permitem consultar o email, dar os últimos retoques numa apresentação ou preparar propostas… Mas quando em viagem, a bateria pode esgotar-se rapidamente e por vezes é difícil carregá-la.
Para fazer uma utilização mais equilibrada dos seus dispositivos tecnológicos, em vez de ligar o laptop ou o tablet sempre que quer anotar uma ideia ou propor uma alteração à proposta, use o velhinho método do bloco de notas e da caneta. Desta forma, não fica dependente da bateria ou de uma ligação elétrica para apontar rapidamente as suas ideias.

9. Medicação
Numa viagem de negócios, o foco deve ser apenas um: obter o melhor resultado possível para a organização que representa. Por isso, se for propenso a dores de cabeça, musculares (que as horas de voo podem agudizar), alergias ou outras, convém levar a medicação para estar bem e concentrado no trabalho. Também pode ser cauteloso e levar um antigripe ou um antipirético.

10. Malas de mão tech
A parafernália de equipamentos eletrónicos que normalmente fazem parte da vida profissional exigem uma mala à parte para os transportar. Deixar o laptop na mala que contém os líquidos, ou outros itens, pode não correr bem e causar um “desastre” que certamente não quer que aconteça.