A Doença das reuniões

As empresas estão doentes — e a principal causa chama-se reunião. Um vírus silencioso, disfarçado de produtividade, que consome horas, energia e foco.

Reúne-se para planear, para alinhar, para “fazer ponto de situação”, para decidir — mas quase nunca se decide nada. No final, todos voltam ao trabalho com mais tarefas, menos tempo e a sensação de que nada avançou.

A reunião tornou-se um ritual. Uma forma de parecer ocupado, de mostrar presença, de justificar salário. Mas, na prática, é o maior desperdício de recursos das empresas modernas. Horas infindáveis a discutir o que podia ter sido resolvido num email, ou em cinco minutos de conversa direta.

O problema não é reunir — é não saber porquê.

Em muitas organizações, as reuniões existem por inércia. Marcadas por hábito, conduzidas sem propósito e terminadas sem decisões. O tempo passa, o PowerPoint roda, e a vida real do negócio fica parada à porta da sala.

Liderar não é agendar reuniões — é criar clareza. E clareza não nasce de conversas infinitas, nasce de objetivos definidos.

Uma boa reunião deve ter três coisas: um motivo, um responsável e um fim. Sem isso, é ruído.

Há equipas que passam metade da semana a falar sobre o trabalho — e a outra metade a tentar recuperar o tempo perdido. É uma epidemia invisível que mata produtividade e desmotiva os melhores profissionais, aqueles que preferem agir a discutir.

A cultura da reunião permanente revela algo mais fundo: medo de decidir. Porque quando ninguém quer assumir responsabilidade, decide-se em grupo — e assim ninguém erra sozinho. Mas o que parece prudência é, na verdade, paralisia disfarçada de consenso.

Um bom líder sabe que cada reunião tem um custo. Custo em tempo, energia e atenção. E a atenção é o recurso mais caro do século XXI. Mas há algo que nunca se pode perder de vista: tudo o que se faz dentro de uma empresa deve servir para criar mais valor para o cliente. É essa a única métrica que realmente importa.

E, por isso, uma reunião só faz sentido se existir para melhorar algo que o cliente sente, vê ou beneficia.

O objetivo de uma reunião não é partilhar opiniões — é gerar um output concreto, uma decisão ou um plano que produza mais valor do que uma decisão individual produziria. Se não há melhoria, se o resultado não acrescenta nada ao cliente, então a reunião foi apenas mais uma despesa de tempo e energia.

O futuro das empresas mais eficientes não está em fazer mais reuniões, mas em fazer menos e melhores. Reuniões curtas, com propósito claro, decisões registadas e impacto visível.

O resto é ruído — e o ruído é o inimigo da ação. Porque no fim, as empresas não morrem por falta de ideias. Morrem por falta de execução. E a execução morre quando passamos o tempo todo a falar sobre o que devíamos estar a fazer.