7 dicas para trabalhar com freelancers na era pós-Covid-19

Neste novo mundo pós-pandemia são muitas as empresas que estão a adotar uma força de trabalho “on-demand” para otimizar custos, sobreviver e prosperar. Mas gerir funcionários remotos e colaboradores independentes requer a implementação de processos, planeamento e serviços fiáveis.

Antes de a Covid-19 fazer parte do nosso quotidiano, eram muito poucas as companhias que dependiam em grande medida de contratações independentes e de freelancers. No entanto, o novo coronavírus mudou a dinâmica da força de trabalho, com milhões de pessoas a serem dispensadas e as empresas a precisarem de soluções alternativas para permanecerem competitivas. A contratação de freelancers e de trabalhadores temporários tornou-se numa opção preferencial, até para as organizações mais tradicionais.

É muito provável que algumas áreas, como desenvolvimento de software, elearning, marketing digital, produção de vídeo, gestão de eventos online, hotelaria, turismo, entre outros, mudem de forma permanente para o modo de trabalho freelancer.

Contudo, não é fácil gerir freelancers, trabalhadores remotos e independentes: requer que se crie processos, planeamento e uma gestão fiável de fornecedores e de serviços. Seguem-se sete dicas úteis, avançadas pela Entrepreneur, para as organizações que optem por este tipo de contratações.

1. Analisar as necessidades de contratação
Há funções até agora reservadas para funcionários em tempo integral e em ambiente de escritório que podem ser adequadas para os trabalhadores remotos e freelancers. No sentido de identificar quais, os responsáveis de contratação devem questionar-se: “Esta função é crítica para o negócio?”. Se for da maior importância para a empresa, considere mantê-la a tempo inteiro ou mantenha um freelancer ou colaborador independente que tenha sempre realizado trabalho de qualidade.

Esta abordagem pode garantir elevada qualidade de trabalho e motivação. Por outro lado, todas as funções não críticas para o negócio podem ser transformadas em tarefas a meio tempo ou atribuídas a freelancers e a trabalhadores independentes.

2. Desenvolver uma reserva de freelancers
O caminho a seguir passa por colaborar com pessoas que já demonstraram ter competência e entregaram trabalho com qualidade de forma repetida. Ao mesmo tempo, os gestores de projeto precisam de ter informação suficiente sobre os trabalhos que os freelancers já realizaram e poder entrar em contacto com os mesmos quando houver um novo projeto que exija capacidades e conhecimentos semelhantes. Muitas vezes, ser capaz de demonstrar que detém recursos suficientes é o necessário para conquistar um novo projeto e bater a concorrência.

3. Selecionar um sistema de gestão de freelancers
Se mais de 10% da sua força de trabalho é composta por freelancers e colaboradores temporários, vai precisar de um sistema de gestão para poder verificar os projetos concluídos e acompanhar os que estão em andamento, ter acesso ao historial, gerir orçamentos de projeto, atribuir freelancers a novos projetos, aprovar pagamentos e muito mais.

Ter uma lista de verificação vai ajudar o processo de seleção. As respostas a perguntas como “quantos freelancers vou gerir nos próximos três anos?”, “vou ter freelancers e trabalhadores remotos em várias geografias?”, “preciso de integrações com a gestão de projetos e um software de alocação de horas?”, “preciso de ter a cobrança e a faturação automatizadas?”, etc., vão ajudar a selecionar o sistema de gestão adequado às necessidades da sua empresa.

Também pode ajudar a eliminar pagamentos em duplicado. Imagine que tem dez freelancers a trabalhar no mesmo projeto, cada um deles com tarefas diferenciadas, com prazos distintos e remunerações diferentes. Esta é a realidade de muitas empresas de marketing digital, de design e de comunicação. Se os pagamentos forem geridos com folhas Excel e as aprovações de pagamento forem feitas por e-mail, as remunerações duplicadas são inevitáveis.

Há soluções cujos elevados custos de integração e de manutenção não são uma opção para as pequenas e médias empresas (PME), mas já há alternativas acessíveis e projetadas para atender especificamente às necessidades das organizações de menor dimensão. Só tem de ver a que se adequa melhor à sua empresa.

4. Ter talento freelancer de forma rápida e eficiente
Trabalhar com um grupo de freelancers com frequência é ótimo, mas de tempos a tempos terá de contratar novas pessoas. Dado que as necessidades de contratação dependem muito do crescimento do negócio e da angariação de clientes, é difícil prever o conjunto de competências necessárias para conquistar a próxima conta ou o próximo projeto. Tentar contratar freelancers via vários sites de emprego e similares é demorado e os resultados ficam geralmente aquém do desejado.

A melhor solução é ter um sistema de gestão de freelancers integrado com um ATS (Applicant Tracking System ou sistema de monitorização de candidatos) para de modo rápido poder contactar, contratar e gerir freelancers ad hoc.

5. Conhecer o grupo de talento
Ter o historial sobre os freelancers que trabalharam em projetos semelhantes é inestimável quando inicia um novo projeto com um orçamento limitado e um prazo apertado. Imagine que entrevistou sete freelancers para um projeto similar no passado, três foram selecionados e um ficou com o trabalho. Não seria ótimo poder verificar com facilidade quem eram os três freelancers selecionados e entrar logo em contacto com eles para saber se estão disponíveis?

6. Gerir orçamentos de projetos
É frequente o planeamento e a execução de projeto não estarem alinhados. Há tarefas que não foram tidas em conta nem orçamentadas, competências em falta e pessoas que de repente não estão disponíveis. É comum os freelancers trabalharem em mais de um projeto ao mesmo tempo. Ser capaz de movimentar custos de um lado para outro, enquanto permanece dentro do orçamento, é inestimável. Uma má gestão do orçamento pode transformar um projeto promissor num de grandes perdas.

7. Verifique os relatórios de alocação de tempo
Como os freelancers costumam ser pagos à hora, os gestores de projeto precisam de ser capazes de identificar desvios incomuns nos relatórios de gestão de horas. Se uma mesma tarefa demorava 10 horas no passado, por que está a demorar 30 horas agora? A velocidade da equipa também é importante, pois às vezes os membros individuais podem ser menos eficientes que a média da equipa. Se as ineficiências e as horas excedentes não forem identificadas a tempo, irá conduzir à perda de produtividade, a tensão na equipa e ao aumento de custos.

O mercado de trabalho temporário estava em alta mesmo antes do confinamento resultante da Covid-19 e dos despedimentos em massa. Com as organizações a não terem outra opção que não seja adotar políticas de trabalho remoto e a partir de casa, as empresas vão, cada vez mais, contar com e depender de uma força de trabalho temporária e freelancer. E há que estar preparado.