4 dicas para organizar uma conferência para a sua empresa

Organizar uma conferência não é uma tarefa simples, é um facto. Além de exigir a coordenação de diferentes atividades e pessoas, é fácil sentir-se perdido ou sobrecarregado se o estiver a fazer pela primeira vez. Para o ajudar, siga estes conselhos.

As conferências profissionais oferecem aos funcionários a hipótese de obter formação de excelência, aprender coisas novas e criativas, assim como estabelecer contactos de negócios para toda a vida.

Outro benefício adicional é a motivação pessoal e profissional. Normalmente, os participantes de conferências profissionais saem transformados, com muita energia e “vitalidade”. Na Força Aérea dos Estados Unidos é costume referirem-se as conferências militares como “eventos de relançamento”. Infelizmente, de acordo com John Knotts, presidente da Crosscutter Enterprises, a motivação tende a diminuir após dois a três meses.

Outro problema? O custo. Após o pagamento de inscrição, viagem, hotel, refeições e outras taxas associadas, a presença de um participante numa conferência pode pesar na carteira e eliminar o orçamento de formação e viagens de uma empresa. Por último, com tantas opções pode ser difícil escolher a que conferência ir e determinar quem pode participar.

E se houvesse uma forma de enviar toda a sua equipa a uma conferência sem ter de fazer contas? E se essas conferências pudessem ser feitas à medida para a sua empresa e para os seus funcionários? Segundo a Forbes, a solução passa por organizar a sua própria conferência de planeamento e desenvolvimento profissional e motivacional a cada trimestre. Para o ajudar, a revista norte-americana sugere alguns conselhos.

1. Agendamento
Para começar, é necessário planear as datas da conferência. Selecione uma quinta-feira e uma sexta-feira próximas do final de cada trimestre. Opte por meados de março, junho, setembro e dezembro. O primeiro dia é um dia de desenvolvimento profissional e motivação pessoal.

O segundo dia é dedicado ao planeamento. Depois. Há que tirar proveito de todo o entusiasmo e do pensamento inovador desde o primeiro dia, colocando tudo em prática no planeamento. De seguida, começa-se a trabalhar com membros da equipa altamente motivados. Assim que o entusiasmo desaparecer, começa-se o ciclo novamente.

2. A estruturação do primeiro dia
Comece o dia com um pequeno-almoço, café e um “quebra-gelo”. Faça com que todos conversem e convide-os a conhecer alguém novo. Divida todos em pequenos grupos, liderados por uma pessoa sénior da sua empresa. Comece a parte oficial do primeiro dia com um discurso motivacional. Pode ser alguém contratado ou alguém que fale através de um vídeo, pode ser produzido para o efeito ou mesmo encontrado online. No final do discurso discuta os pontos-chave que os membros da equipa retiraram do discurso.

No resto da manhã, é desejável alinhar apresentadores convidados ou vídeos online personalizados para a sua empresa e os seus funcionários. Pode fazê-lo a cada trimestre e concentrar-se nos seus objetivos enquanto autor e palestrante que pretende construir uma rede. Prepare um bom almoço para todos e depois deixe-os voltar para as suas equipas normais de trabalho.

Incentive todos a discutir o que aprenderam e como podem aplicá-lo no dia a dia. Faça com que os líderes da equipa de trabalho facilitem as conversas. Depois, dedique a tarde à formação e à educação. Este não é o momento de fazer formação obrigatória de recursos humanos. Concentre-se em desenvolver as capacidades dos seus funcionários e em ajudá-los a crescer profissionalmente. Tal pode ser conseguido por intermédio de instrutores em modo presencial, por videoconferência ou através de vídeos online. Este processo deve durar cerca de três horas durante a tarde e dar-lhe tempo para discussão e reflexão.

Posteriormente, termine a parte oficial do dia com outra apresentação motivacional que deve durar apenas 30 minutos ou pode perder a atenção do público. Como qualquer boa conferência, deve terminar o dia com um evento divertido e decisivo, o que pode ser uma happy hour, um jantar, happy hour e jantar ou qualquer outra coisa. Tudo depende do seu orçamento.

3. A programação do segundo dia
No segundo dia, deve ter uma equipa extremamente motivada e entusiasmada. Faça uso imediato disso, estruturando o seu dia da seguinte forma:

• Reveja a direção estratégica da empresa – missão, propósito, valores e visão da empresa.
• Reveja o progresso do plano estratégico da empresa. Onde está, de uma perspetiva mensurável, por comparação com o ponto onde esperava estar?
• Ajuste os seus planos anuais (em dezembro) ou trimestrais (em março, junho e setembro) com base no ponto em que a sua empresa e as suas equipas se encontram no momento.
• Crie o seu plano de três meses para o próximo trimestre.

O entusiasmo e a energia inovadora que se geraram devem levar a planos sólidos e a que os trabalhadores façam mais e melhor nos seguintes três meses.

4. Comparar os custos
Claro que a conferência da empresa exige que feche as operações durante dois dias por trimestre ou oito dias por ano. Quando se trata de orçamentar os dois dias, uma empresa pode manter os custos baixos com recurso a vídeos, em vez de apresentadores profissionais. Além disso, os custos do evento noturno do primeiro dia e das refeições podem ser controlados.

Para que todos na empresa sejam devidamente formados, desenvolvidos e motivados a cada trimestre, pode economizar em despesas de viagem, hotel, refeições e conferências. Além disso, obtém-se uma organização inteira focada energicamente e a puxar na mesma direção para o próximo trimestre.