Entrevista/ “Somos o parceiro que as empresas precisam para arrumar a casa”

“Assumimos muitas vezes que somos uma subcontratação de ‘chatices e problemas’, libertando os nossos clientes desse processo diário”. A frase é de João Heleno, partner da WeTask, uma start-up de base tecnológica com ferramentas para ajudar a desburocratizar os processos de subcontratação das empresas. “Vender tempo” aos clientes é o seu lema.

Ajudar os clientes a focarem-se no que melhor sabem fazer, ao transferirem a operacionalidade do processo de gestão de documentação de subcontratação, é a aposta da WeTask, um projeto criado há cinco anos, mas que como refere João Heleno, com um know how e expertise de cerca de 20 anos. Em entrevista ao Link To Leaders o partner da start-up fala da relação com os clientes, com a tecnologia e com as multinacionais e está confiante de que 2021 vai ser mais um ano de crescimento.

Como surgiu a ideia de lançar a WeTask, considerando que o projeto nasceu no seio da Percentil, uma empresa com cerca de 20 anos de atividade?
É uma história curiosa, uma vez que a WeTask é fruto de um desafio que foi lançado por um cliente à Percentil, que precisava de tornar a sua operação mais eficiente na gestão do processo de subcontratação. Este desafio surgiu numa altura em que internamente estávamos já focados em desenvolver algo de novo na nossa área de atuação, pelo que foi aceite e, suportado numa vertente muito tecnológica, tendo nascido assim a WeTask.

Numa primeira fase operamos como uma marca registada, dentro da estrutura da Percentil, definindo processos, desenvolvendo toda a plataforma oncloud, ao mesmo tempo que se validava o conceito e testava o mercado. Em 2015 deu-se o spin-off tornando-se a WeTask autónoma e um verdadeiro braço direito das empresas no garante do cumprimento da legislação em vigor na contratação de fornecedores, colaboradores externos, prestadores de serviços, etc.

Qual é o core business da start-up?
Somos pioneiros no serviço que desenvolvemos e oferecemos aos clientes numa das principais áreas de preocupação das empresas (tipicamente indústria e setor da construção) e, simultaneamente, uma das mais transversais, a área da segurança e saúde no trabalho, gestão de contratos e coordenação de atividades empresariais, mais propriamente no apoio operacional à contratação de entidades externas.

Há sinergias com a casa mãe? 
Apesar de ser uma entidade autónoma, existem naturalmente sinergias, uma vez que a essência do trabalho e o know-how são comuns. A Percentil é uma empresa com cerca de 20 anos de experiência, com consultores na área com elevado conhecimento e que permite ter um sistema de “vasos comunicantes” em termos de know-how que é muito valioso. Além disso, parte da equipa é partilhada sempre que necessário, permitindo uma rápida e eficaz adaptação a picos de trabalhos que são cada vez mais comuns, de forma a maximizar a eficiência operacional dos processos.

“(…) as empresas olham para nós como um investimento e não como mais um custo mensal”.

De que forma é que a WeTask facilita o trabalho dos seus parceiros, como afirmam?
Mais do que facilitar, a WeTask é o braço direito das suas empresas parceiras, e o garante do efetivo controlo legal em matéria dos requisitos documentais necessários. Por isso, as empresas olham para nós como um investimento e não como mais um custo mensal. O processo de subcontratação é extremamente burocrático e moroso, comprometendo muitas vezes o trabalho das empresas, que necessitam de subcontratar. É precisamente para aliviar as empresas deste processo e para garantir que são cumpridos os requisitos legais que a WeTask® entra em ação.

Assumimos muitas vezes que somos uma subcontratação de “chatices e problemas”, libertando os nossos clientes desse processo diário. Desta forma, os clientes focam-se no que melhor sabem fazer transferindo a operacionalidade desta pasta para a WeTask tendo acesso a um serviço que gera valor acrescentado pelo acesso direto a uma rede de consultores especializados na matéria, aliado a uma potente ferramenta tecnológica que permite uma mudança de paradigma na gestão do processo de gestão de documentação de subcontratação.

Além disso ajudamos muitas vezes os clientes a trazer para o seu nível de exigência os seus subcontratados, em linha com a visão atual dos vários sistemas de gestão certificados pelas diferentes normas de qualidade, ambiente, segurança no trabalho, responsabilidade social, IATF, SMETA, entre outras.

“O investimento em tecnologia está em linha com o crescimento da WeTask e é tido como o principal ponto estratégico para o futuro”.

Qual o peso que a tecnologia tem no vosso modelo de negócio?
De facto identificamo-nos como uma empresa tecnológica, ou seja, todo o nosso processo assenta em ferramentas tecnológicas próprias, como a plataforma informática Oncloud, desenvolvida especificamente in house para dar resposta às necessidades desta pasta, e que permite aceder e gerir um conjunto de informação em tempo real.

A vertente tecnológica está presente em toda a cadeia de valor sendo visível ao longo de todo o processo. Trabalhamos com tecnologia de ponta tornando o processo em algumas partes automatizado, por exemplo através de tecnologia  OCR (Optical Character Recognition) que permite reconhecer caracteres a partir de um arquivo, seja em que formato for. Os processos tecnológicos de última geração estão presentes desde o nosso processo de produção ao controlo de qualidade. O investimento em tecnologia está em linha com o crescimento da WeTask e é tido como o principal ponto estratégico para o futuro.

O que distingue a vossa oferta da concorrência?
Diria que em Portugal não existe uma concorrência direta à nossa atividade, com a abrangência e o grau de especialidade que oferecemos. Apesar da WeTask ter apenas cinco anos, o nosso know how e expertise tem cerca de 20 anos. A qualidade, o rigor do trabalho, a equipa especializada e o conhecimento profundo dos processos e do quadro legal em vigor em Portugal, aliados à tecnologia da plataforma permitem que as organizações obtenham ganhos diretos de eficiência mínimos de 60%, e isso é algo que os nossos parceiros valorizam e reconhecem. Temos uma cultura em que “a WeTask executa. O cliente controla”, tornando assim um processo pesado num processo lean para o cliente, acrescentado valor pela disponibilidade e proximidade, pela real adaptação às suas necessidades e pela proatividade na resolução de problemas.

“Somos assim o parceiro que as empresas precisam para “arrumar a casa”, e um forte aliado ao assumir os problemas dos clientes (…)”

Foi fácil implantarem-se no mercado? Que barreiras tiveram que ultrapassar nestes cinco anos de atividade?
Felizmente podemos dizer que foi fácil, até fruto da ausência deste tipo de serviço no mercado. A área da segurança e saúde no trabalho é uma área “pesada”, pouco criativa, muito técnica e pragmática e as empresas não têm o tempo necessário para gerir estes processos de subcontratação que são muito burocráticos, morosos e complexos. Somos assim o parceiro que as empresas precisam para “arrumar a casa”, e um forte aliado ao assumir os problemas dos clientes passando a geri-los operacionalmente. As organizações valorizam muito tudo o que lhes possa poupar tempo e dinheiro, potenciando o rigor em simultâneo.

Como está estruturada a vossa equipa?
A nossa equipa é composta por uma equipa multidisciplinar e heterógena, com quase duas dezenas de colaboradores. Para além das atividades de gestão, comerciais, financeiras, gestão de qualidade e de processos de qualquer empresa, temos uma estrutura bem definida ao nível operacional, com gestores de contrato, responsáveis de operação, gestores de cliente e analistas. A elevada qualidade técnica da equipa e o foco na resolução de problemas é seguramente uma das nossas forças diferenciadoras. Um dos segredos do nosso sucesso reside muito na equipa, extremamente competente, coesa e com elevado espírito de grupo onde se privilegia o rigor e o profissionalismo.

Que clientes integram atualmente o vosso portefólio?
Apesar de qualquer empresa ser uma potencial cliente, trabalhamos essencialmente com multinacionais nas áreas da indústria e setor da construção. Temos um enorme orgulho na nossa carteira de clientes que conta atualmente com as principais referencias nacionais e internacionais na área da indústria papeleira, farmacêutica, alimentar, vidreira, cimenteira, mineira, passando pelas tecnologias de informação e empresas de serviços.

“(…) o investimento traz prosperidade e é nesse sentido que não tiramos o “pé do acelerador” no que diz respeito a investir na melhoria de processos organizacionais e tecnológicos (…)”.

Quais as perspetivas de crescimento no próximo ano?
Estamos muito confiantes que 2021 vai ser mais um ano de crescimento. Desde 2015 que temos vindo a ter um crescimento contínuo, uma vez que os nossos parceiros percebem as mais-valias de trabalhar com uma empresa como a nossa. Antes, este trabalho era feito internamente, era moroso, gerava conflitos, atrasava processos, com elevada probabilidade de erro e extremamente time consuming, sem que o resultado final sequer se aproximasse do que é hoje possível fazer. Entendemos que o investimento traz prosperidade e é nesse sentido que não tiramos o “pé do acelerador” no que diz respeito a investir na melhoria de processos organizacionais e tecnológicos para que a tendência de crescimento se mantenha.

“O facto de sermos uma start-up permite-nos olhar com outros olhos numa área em que a tecnologia demorou a chegar (…)”

De que modo o facto de serem uma start-up é uma vantagem para o vosso modelo de negócio?Essencialmente o que representa uma vantagem para o nosso negócio é a tecnologia de ponta Oncloud que nos permite dar uma resposta aos requisitos legais exigidos na área da segurança e saúde no trabalho e fazê-lo com 100% de eficiência operacional. Temos hoje a capacidade de adaptação rápida às exigências especificas dos clientes, quer ao nível do processo quer ao nível do desenvolvimento tecnológico específico. O facto de sermos uma start-up permite-nos olhar com outros olhos numa área em que a tecnologia demorou a chegar e que até recentemente não andavam lado a lado.

Como se processa a vossa relação com as multinacionais? Posicionam-se como uma extensão destas?
Por definição as multinacionais são empresas de grandes dimensões, que empregam muitas pessoas e que operam um pouco por todo o mundo. Normalmente estas empresas subcontratam muitos serviços e centenas de pessoas ao longo de um ano, para as mais diversas funções, e facilmente podem ter perto de dois mil colaboradores externos por ano.

As multinacionais são também empresas com normas internas muito rigorosas, com processos internos muitas vezes burocráticos e com uma perceção muito forte no cumprimento da lei, além de muitas delas serem certificadas por normativos que exigem o controlo do processo de subcontratação, para além dos “normais” requisitos legais. O não cumprimento destes requisitos, ou alguma falha no processo, pode ter consequências a diferentes níveis, tais como civis, criminais, profissionais e de reputação. Todas as grandes empresas estão focadas em gerir e minimizar estes riscos, até porque podem causar enormes consequências ao nível operacional e de imagem.

O posicionamento como uma extensão dos nossos clientes é exatamente para garantir que nada falha ao longo do processo. Através da nossa plataforma é possível aceder a uma vasta informação em tempo real, sem ser necessário envolver cada um dos departamentos internos da empresa, por exemplo. Toda a informação está centralizada, atualizada e cadastrada sendo, inclusivamente, possível verificar o “ciclo de vida” de um determinado documento. Todo o processo é auditável em qualquer momento e permite um acesso à informação e transparência que é geradora de valor.

Por tudo isto, os nossos clientes veem esta parceria como um investimento. Ao contratarem-nos poupam tempo e dinheiro e ganham organização, qualidade e rigor potenciando a sua eficiência operacional.

“É importante confiar na capacidade de inovação e de se encontrarem soluções novas para problemas antigos”.

O que é que as multinacionais têm a aprender com as start-ups?
Diríamos que essencialmente a delegar processos com elevado peso operacional sem medo de perder o controlo dos mesmos. É importante confiar na capacidade de inovação e de se encontrarem soluções novas para problemas antigos. Este é um tipo de visão que está normalmente muito associado à dinâmica das start-ups, e que se for bem enquadrado pode acrescentar muito valor para as organizações.

E o contrário também é válido?
Claro que sim! As multinacionais são sempre uma escola, e a área da segurança e saúde no trabalho e gestão de contratos não são uma exceção. São possuidoras de recursos humanos de elevada qualidade, expostos a enquadramentos profissionais e culturais de todo o mundo o que permite uma visão interessante e diferente para as várias dificuldades diárias. Por outro lado, são extremamente exigentes e encaram as obrigações legais como um ponto de partida de onde deve partir toda a sua ação, e não como um objetivo final onde se pretende chegar.

“A verdade é que seja qual for a carga burocrática, esta será sempre demasiada para quem quer empreender!”

Em Portugal, a burocracia em Portugal ainda é um entrave ao empreendedorismo?
A verdade é que seja qual for a carga burocrática, esta será sempre demasiada para quem quer empreender! Atualmente tudo se processa muito rápido e a capacidade de “fazer acontecer” está intrínseca a quem desenvolve novas ideias e conceitos colocando-os ao derradeiro teste do mercado. Também aqui a capacidade de ultrapassar estes primeiros obstáculos burocráticos são um bom indicador da capacidade de resposta que as empresas terão que ter no futuro.

Um excelente exemplo é o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) que aquando da sua entrada em vigor gerou muito “ruído” e entropia. Atualmente, com a aposta no conhecimento técnico especifico, visão devidamente enquadrada e processos e ferramentas adequados, conseguimos ser um suporte de cumprimento legal das empresas inclusive nesta área.

Em que patamar gostaria de estar nos próximos cinco anos?
A visão que temos é bem clara e assenta cada vez mais no desenvolvimento tecnológico numa área onde este ainda está pouco disponível. Dizemos muitas vezes que estamos no negócio de “vender Tempo” aos clientes, pelo que o investimento no desenvolvimento de ferramentas e processos que permitam libertar as organizações de trabalho burocrático, potenciando o rigor e devolvendo-lhes um bem tão escasso como o Tempo, será certamente o caminho que iremos manter nos próximos anos.

Numa perspetiva comercial gostaríamos de sedimentar ainda mais uma imagem de rigor e excelência associada a uma carteira de clientes compatível com esses valores e que muito nos orgulha.