Para que serve a consultoria protocolar?

Quando em 1997 decidi criar uma empresa de formação e consultoria na área do protocolo houve quem pensasse que eu fecharia as portas dentro de pouco tempo. Mas o certo é que 21 anos depois continuo em plena atividade.

Quer empresas de organização de eventos, quer instituições que pretendem organizar um evento com a presença das mais altas entidades nacionais recorrem a esta consultoria porque preferem ter temporariamente alguém com os conhecimentos necessários para organizar os momentos protocolares de eventos com grande envergadura. Creio que a procura por estes serviços tem aumentado porque ninguém quer arriscar que um evento, que deu tanto trabalho a organizar e implicou um investimento apreciável, apareça nos noticiários pelas piores razões.

A consultoria protocolar pode iniciar-se no momento em que se decide organizar um evento e terminar com a elaboração de cartas de agradecimento às altas entidades que estiveram presentes.

Como ainda há quem desconheça este serviço, aqui ficam alguns dos aspetos em que a consultoria protocolar pode contribuir para que um evento empresarial seja um êxito:

• Ajuda na elaboração do texto do convite.
• Atualização das listas de convidados.
• Acompanhamento da elaboração do programa e material gráfico.
• Desenho dos palcos.
• Planos de sala e de mesa.
• Elaboração do guião protocolar.
• Ordenamento das intervenções e dos vocativos.
• Colocação de bandeiras.
• Briefing de assistentes.
• Apoio na acreditação dos participantes.
• Receção de autoridades.
• Indicação do lugar aos convidados.
• Entrega de lembranças.
• Cartas de agradecimento a patrocinadores, convidados de honra, etc.

O resultado mais visível deste trabalho é o acompanhamento de todas as autoridades, anfitriões e convidados até aos lugares que lhes foram atribuídos previamente, e o evento prossegue seguindo um guião rigoroso que vai projetar uma imagem de prestígio e de boa organização.

Para que isto aconteça é preciso ordenar anfitriões e convidados para conseguir elaborar um plano de assentamento que contemple o que está disposto na lei das precedências do protocolo de estado português.

Com efeito a lei nº40/2006 de 25 de Agosto determina que, mesmo em cerimónias não oficiais, “para as altas entidades públicas, a lista de precedências constantes da presente lei prevalece sempre”. O protocolo tem, por isso, como um dos seus objetivos principais dar a cada um dos participantes de um evento público o lugar a que tem direito pela função que desempenha. Se entre os convidados estiver um embaixador, um presidente da Câmara e um ministro, convém analisar todos os artigos desta Lei para os ordenar sem dar azo a protestos e sem haver nenhuma falha a apontar.

Este plano de assentamento pode começar a ser delineado a partir do momento em que os organizadores já tiverem recebido cerca de 75% de resposta aos convites endereçados. Através de programas informáticos (como o Excel), é possível ir trabalhando estas listas de confirmações de forma a decidir quem fica na primeira fila ou no palco, por exemplo. Muitas vezes é necessário fazer uns telefonemas uma semana antes do evento se realizar, contactando os convidados mais importantes que não responderam para saber se vão estar presentes e, assim, os conseguir colocar no plano de assentamento.

Mesmo tendo feito este “follow up” é conveniente ter um consultor de protocolo presente no dia do evento porque em Portugal, por mais preparativos que se tenham elaborado à distância, é comum, meia hora antes de o evento arrancar, sermos confrontados com a chamada dança das cadeiras: «O Senhor Beltrano afinal não vem!!! O que fazemos?» «Acaba de chegar uma alta entidade que não confirmou a presença» ou «Chegou uma pessoa em representação de outra!! Onde a colocamos?».

Um consultor experiente já conta de antemão com estes imprevistos e nunca perde a calma. Com muita ponderação, e respeitando as precedências, ajuda a elaborar um novo plano de assentamento, preenchendo os lugares vagos das primeiras filas, como se fosse um puzzle, minutos antes de fazer avançar os convidados para se sentarem.

Com as novas tecnologias é mais fácil fazer estas alterações sem que ninguém se aperceba de que houve mudança de planos. O que se pretende evitar é que no dia seguinte a imagem que ilustra a notícia sobre o evento não mostre uma plateia com muitos lugares vagos para que não passe a mensagem de que o evento, ou foi mal-organizado, ou não conseguiu despertar o interesse dos muitos convidados que não se dignaram a comparecer.