Como respeitar o protocolo das reuniões mesmo estando em casa?

A vida de todos os empresários sofreu uma revolução nos últimos tempos. A maioria passou a só poder realizar reuniões à distância. Muitos passaram a estar confinados em casa em teletrabalho. As videoconferências ou reuniões “live” , em diversas plataformas, passaram a ser um hábito, havendo sempre a preocupação de não misturar a esfera familiar com a esfera profissional.

Os jovens empresários com filhos sabem do que estou a falar. Não foi fácil conciliar teletrabalho com crianças pequenas em casa a exigir atenção constante.

Será que existe algum protocolo específico para estas reuniões? Como eu entendo que o protocolo é um sistema de comunicação verbal e não verbal, que aplica técnicas de ordenamento sistemático de pessoas e símbolos, estabelecendo regras de vestuário e de comportamento na organização de atos públicos ou privados, creio que mesmo em reuniões virtuais haverá que observar certas regras.

Uma videoconferência é “um ato público” e, por isso, temos de preparar o que vamos dizer na reunião (“comunicação verbal”) tendo cuidado com “a comunicação não verbal” porque antes de abrirmos a boca a nossa imagem no ecrã transmite mensagens.

O que devo vestir? Onde me devo sentar? Posso sentar-me comodamente num sofá com o computador colocado no meu colo ou devo sentar-me numa cadeira com o computador colocado numa mesa? Por trás de mim podem estar objetos da minha vida familiar ou devo escolher um espaço totalmente neutro como uma parede branca?

Trabalhar a partir de casa tem vantagens, mas o cenário não deve ser “um ruído” que distraia quem nos está a ver. É preferível um espaço com uma parede de fundo liso. Eu decidi isolar-me no Alentejo e precisei de criar um ambiente de trabalho numa casa onde só existe uma sala e nenhuma parede branca. Foi como se trabalhasse em “open space”.

Experimentei vários cenários e optei por colocar uma cadeira e uma mesa em frente da estante que cobre uma das paredes da sala. Antes de estabelecer a ligação, sentei-me com as costas direitas para saber a que altura deveria colocar o computador. Como as “regras de vestuário” fazem parte do protocolo e eu só tinha roupa informal, vesti uma camisola com um lenço ao pescoço. Se tivesse um casaco/blazer vestido, em comunicação não verbal, iria transmite credibilidade e assertividade. Mas não tinha e o fundamental é ter o cabelo arranjado, as unhas limpas e a roupa cuidada.

Com a webcam, fiz uma fotografia para poder ver o cenário que me enquadrava. A seguir retirei da estante tudo o que pudesse distrair da mensagem verbal que eu iria transmitir e fiz nova fotografia. Só em seguida, iniciei a ligação pela internet para testar a apresentação.

Neste tipo de reuniões, não podemos “aplicar técnicas de ordenamento sistemático de pessoas e símbolos”, visto que o ordenamento dos participantes no ecrã será feito sem preocupação com precedências. No caso de um organismo estatal,” os símbolos” devem ser colocados de acordo com a legislação, ficando a bandeira nacional sempre no lugar de maior precedência.

Quanto às “regras de comportamento”, a gestão destas reuniões deve ser feita por um organizador, que fica com o poder de as restringir exclusivamente aos seus convidados. Este organizador deve pedir a cada participante que, antes da reunião, se prepare para falar sobre um assunto específico. A reunião deve ter uma agenda e esta deve ser seguida sem interrupções, nem prolongamento, para que todos fiquem atentos até ao final.

Outra regra protocolar é a da pontualidade. Estas reuniões devem ter horário definido para começar e acabar, durando no máximo 40 minutos.

Os participantes devem desligar o microfone quando acabam de falar e devem mostrar-se interessados no que está a ser dito pelos outros, como se estivessem na sala de reuniões da empresa. Estando a usar o computador, os telemóveis devem ficar afastados e sem som.

Não se deve comer nada durante a reunião, mas é melhor ter uma garrafa de água e um copo na mesa para clarificar a voz, se for preciso.

Em conclusão “o protocolo empresarial consiste numa combinação de três bês: bom senso, boa educação e bom gosto”[1].

[1] Imagem e Sucesso- guia de protocolo para pessoas e empresas, Casa das Letras, pg 26