Como gerir o calendário da sua equipa em tempo de férias

A gestão das férias dos seus funcionários pode assumir-se como um verdadeiro desafio, sobretudo se tem uma pequena e média empresa. Antecipe as ausências e encontre a melhor forma de assegurar o funcionamento da sua empresa, mesmo no auge do verão.

“Durante esta época do ano, as minhas empresas fecham durante 10 dias consecutivos”, escreve John Rampton no Entrepeneur. “Quero que os meus empregados saibam que reconhecemos o seu valor e os respeitamos o suficiente para lhes providenciar um equilíbrio saudável entre trabalho e vida familiar”, continua.

Rampton diz que não fecham durante 10 dias sem a devida preparação: “Até que esse período de tempo chegue, todas as nossas equipas trabalham afincadamente para garantir que nada fica por fazer.  A nossa pausa será ainda mais bem aproveitada se soubermos que fizemos tudo o que era necessário antes do fecho da época”.

Gerir o calendário de uma equipa durante as férias é uma tarefa delicada. Alguns preferem ficar a trabalhar num escritório mais tranquilo, outros querem tirar longos períodos de férias. O segredo para gerir tudo isto está em respeitar os funcionários, sem comprometer os objetivos da empresa.

Siga os conselhos de John Rampton para garantir um período de férias aprazível para a sua empresa e para os seus funcionários.

1. Oiça os desejos da equipa

Em vez de anunciar que a empresa vai fechar durante duas semanas sem pedir a opinião de ninguém, fale com as pessoas. Pergunte-lhes o que gostariam de fazer durante o período de férias. Algumas equipas preferem esforçar-se durante algumas semanas para depois poderem gozar um período de pausa mais longo, mas outras preferem ir mais devagar. Não se esqueça que nem toda a gente goza as suas férias da mesma maneira.

Os funcionários respondem melhor a líderes que os envolvem nos processos de tomada de decisão. Envolva-os sem deixar que eles tomem as rédeas da situação. Paula Santonocito, da empresa de recrutamento Recruiting Daily Advisor, defende que o envolvimento de um empregado pode oferecer um sentido de valor e de propriedade aos empregados, mas também pode estagnar os processos de tomada de decisão de uma organização.

Descubra o equilíbrio, solicitando a participação de todos e, em seguida, tome a decisão mais favorável à empresa.

2. Conte com o trabalho de freelancers para preencher faltas

Os freelancers estão sempre disponíveis para ajudar as empresas mais pequenas a atingir os seus objetivos em momentos em que os empregados não o conseguem garantir.

Contacte antecipadamente freelancers de confiança, pergunte-lhes sobre a sua disponibilidade. Se têm disponibilidade nas suas agendas, fale com as equipas sobre os seus planos de férias de modo a coordenar as duas partes. Mantenha este calendário atualizado, preferencialmente numa app. Nesta época tendemos a estar tão ocupados que acontece só passarmos a mensagem quando já é tarde demais.

É evidente que não vai contar com freelancers para o trabalho que é normalmente feito internamente. Pode aproveitar a ocasião para se dedicar a alguns projetos que podem não ter tido lugar no resto do ano. Dê aos freelancers tarefas de maior responsabilidade para perceber quais são os mais confiáveis.

Não se preocupe com o custo acrescido de um freelancer. Michael Solomon, co-fundador da 10x Management, analisou o orçamento do Huffington Post e descobriu que misturar trabalho de um freelancer com o de um empregado em regime de full-time é o método de gestão mais económico.

3. Seja flexível nas políticas de trabalho a partir de casa

Trabalhadores à distância são, tendencialmente, mais produtivos que os seus colegas no escritório, de acordo com uma apresentação da Harvard Business Review em 2014. Agora que as ferramentas de telecomunicação estão cada vez melhores, essa diferença de produtividade é ainda maior. Isto é ainda mais verdade no período de férias em que os empregados agarram todas as oportunidades para falar das suas experiências de férias.

Incentive os seus funcionários a trabalhar a partir de casa sempre que necessário. Quando os pais não têm de se preocupar com o que fazer com os filhos durante as férias escolares e os viajantes estão disponíveis para trabalhar enquanto viajam, as empresas colhem os frutos da produtividade a qualquer hora, em qualquer lugar.

Mantenha a ordem aparente, comunicando de forma clara as expetativas e lembrando os seus empregados das diretrizes que o trabalho a partir de casa implica. As pessoas continuarão a precisar de estar presentes em algumas reuniões importantes e a cumprir os seus objetivos. Trate todos com respeito e assuma que todos querem fazer um bom trabalho. Se for uma boa equipa, terá as suas recompensas.