Automação implica auto-conhecimento

Todos concordamos que as empresas precisam de ser mais eficientes, mais ágeis e mais inteligentes. Mas, no entusiasmo por automatizar processos e introduzir Inteligência Artificial, há uma pergunta que muitos líderes esquecem de fazer: Será que conhecemos realmente a forma como a nossa organização funciona?

É fácil acreditar que os processos estão definidos, que os fluxos de trabalho são óbvios e que toda a equipa sabe o seu papel. Mas, na prática, encontramos silos de informação, decisões informais, dependências invisíveis e tarefas repetidas sem consciência de duplicação. A maior parte das empresas opera com um “sistema de trabalho invisível” — uma combinação de ferramentas, hábitos e improvisações que até funciona… até deixar de funcionar.

Antes de qualquer ambição de automação, é essencial mapear, clarificar e validar os processos críticos da organização. Saber quem faz o quê, quando, porquê e com base em que informação e com que dependências. Isto não é apenas “gestão de processos”. É criar visibilidade organizacional, uma base concreta para qualquer melhoria futura – e sem a qual não será possível tirar partido de tudo o que a tecnologia já permite.

Automatizar processos que não compreendemos é como construir um prédio sobre fundações instáveis. Pode parecer eficaz ao início, mas os problemas escalam rapidamente — e de forma opaca. Só quando a organização compreende os seus próprios padrões de funcionamento é que consegue identificar:

• O que deve ser melhorado.
• O que pode ser padronizado.
• O que faz sentido automatizar.
• Como tirar partido de AI, e em particular de Agentes.

Começa a ser claro para cada vez organizações que é possível uma realidade em que humanos e agentes trabalham em conjunto. À medida que a IA evolui, está a surgir uma nova geração de agentes inteligentes — sistemas autónomos capazes de observar, decidir e agir. Mas há um detalhe crucial: estes agentes só conseguem funcionar bem em ambientes onde os processos são claros, estruturados e acessíveis. Empresas que investem agora em conhecer-se melhor — e em organizar o seu trabalho de forma transparente — estão a preparar-se, de forma natural, para um futuro onde humano e agente colaboram lado a lado.

Este processo não é diferente do que teríamos de fazer quando recebêssemos um novo colaborador na empresa: é preciso explicar-lhe o que é esperado dele, quais as ferramentas que tem de usar, com quem pode falar e para onde pode escalar se tiver algum problema. Quem achar que a formação destes novos “colaboradores” não será muito semelhante ao que já fazemos agora não o tentou ainda fazer. A diferença é que a escala que teremos será diferente, e permitirá libertar as pessoas para mais tarefas de valor – que vêm exatamente das características humanas de cada um de nós.

Não é só a tecnologia que dita o sucesso da transformação digital. A qualidade do sistema de trabalho onde essa tecnologia é aplicada é muito importante. Conhecer a sua empresa não é um luxo analítico — é um imperativo estratégico. Antes de pensar em automatizar ou delegar tarefas em IA, certifique-se de que tem algo claro, eficaz e compreensível para entregar. Afinal, até os agentes inteligentes precisam de instruções bem definidas.