A sua equipa continua em teletrabalho? Siga estas estratégias para a manter motivada.

Inquérito nacional a 4600 pessoas e 100 empresas evidencia que há mais empresas a dar nota negativa à produtividade e apostadas no regresso ao escritório. Para quem ainda está em teletrabalho, a Adecco Portugal sugere sete estratégias para trabalhar de forma inteligente com a sua equipa virtual.

Num inquérito nacional envolvendo uma amostra com 4600 pessoas e 100 empresas, 63% dos trabalhadores dizem que a empresa ficou mais ou muito mais produtiva com o teletrabalho. Porém, apenas 26% dos patrões comungam dessa opinião. A maioria (53%) acha que ficou tudo igual.

Embora empresas e funcionários estejam de acordo sobre a boa transição do escritório para o trabalho remoto, e sobre as áreas que funcionaram melhor e pior no regime do teletrabalho, o consenso desaparece quando se trata de avaliar a evolução da produtividade. Entre trabalhadores, apenas 7% dos inquiridos admitiram que a empresa ficou menos ou muito menos produtiva. Entre patrões, essa proporção foi mais do dobro, 16%.

Não admira por isso que haja mais empresas com pressa num regresso ao escritório. Entre funcionários, 48% esperam voltar até ao Outono, com pelo menos 50% do tempo no escritório, ao passo que esse cenário é esperado por 79% das empresas.

Enquanto o teletrabalho continua, saiba como marcar reuniões com menos frequência, mantendo o sentimento de envolvimento e plena integração de toda a equipa, segundo a Adecco Portugal.

1. Questione-se: é mesmo necessário convocar uma reunião?
Sente que está a ter reuniões com mais frequência do que nunca? Muito provavelmente, está! Um estudo anónimo da atividade das equipas Microsoft entre fevereiro e gosto de 2020 mostrou um aumento de 55% no número de reuniões e chamadas por semana, impulsionado pela mudança para trabalho remoto durante a Covid-19.

Ficou claro que o trabalho não começa nem termina com uma reunião. A colaboração e o avanço do trabalho é simultaneamente síncrona e assíncrona. Quando precisar de se reunir, não se esqueça de atribuir papéis (líder, apresentador, anotador) e comunicar o(s) objetivo(s) da reunião no convite. E se for difícil articular o objetivo, reconsidere se é mesmo necessário convocar uma reunião.

2. Cuidado com a “reunião do milhão de euros”
A sua organização realiza reuniões regulares e longas? Enquanto reúne, os colaboradores envolvidos no encontro virtual têm as suas tarefas suspensas, pelo que só conseguem recuperar ao trabalharem horas a mais para cumprirem prazos.

Há duas soluções possíveis: talvez não seja possível evitar uma reunião longa, mas vale a pena reequacionar a sua periodicidade; ou então manter a mesma periodicidade, mas reduzir o tempo de reunião.

3. Ser intencional sobre o tempo despendido com a equipa virtual
Numa reunião virtual está a testar o foco dos colegas de trabalho: após cerca de 30 a 40 minutos de concentração, a fadiga começa a instalar-se. Algumas conversas requerem realmente uma hora. Mas quando possível, limitar as reuniões a 25 – 50 minutos, para que as pessoas tenham tempo para descomprimir entre reuniões. Se precisar de mais tempo, crie um intervalo de 5 minutos. Dê ao seu cérebro – e ao da sua equipa – tempo para recarregar.

4. Manter a cultura viva (e divertir-se)
A despedida da empresa, o retiro anual, a festa de férias… provavelmente não comemorou nenhuma delas presencialmente em 2020 e 2021. Contudo, existem algumas maneiras de manter viva a cultura da empresa, ou mesmo criar novas tradições durante este período sem precedentes. Seja criativo e aproveite para inovar dentro da cultura da empresa: pode ser difícil, mas este período é uma oportunidade para tal.

5. Compreender a Síndrome de FOMO (Fear of missing out) e resistir
É provável que esteja a assistir a reuniões onde a sua presença não é necessária. O medo de perder algo, ficar de fora e falhar é um sentimento real. Permita-se a si e aos seus colegas faltar a reuniões não essenciais. E pedir a alguém que tome notas claras e concisas para que toda a equipa leia mais tarde.

Outra opção pode ser seguir a reunião através de um chat do canal Equipas, ouvir a gravação da reunião ou ler a transcrição quando for conveniente. Depois de algumas reuniões perdidas, se começar a detetar nas notas apontamentos que o fazem querer estar presente, então deve comparecer.

6. Privilegiar reuniões pessoais e significativas em detrimento de reuniões longas e recorrentes
Numa sondagem Microsoft efetuada em seis países, quase 60% dos inquiridos sentem-se menos conectados aos seus colegas desde o início da pandemia: tal pode parecer paradoxal dada a sobrecarga de reuniões, que não podem substituir as partilhas entre colegas.

As interações informais constroem confiança e boa vontade; constroem capital social. E esse capital social e ligação está associado a um vasto leque de benefícios, desde a satisfação no trabalho ao bem-estar. Em situações de trabalho remoto, as pessoas têm de trabalhar mais para ter conversas casuais (mas essenciais).

Experimente esta regra: para cada três reuniões de grupo não essenciais que recusar, marque uma reunião individual com um membro da sua equipa, um colega ou alguém de outra equipa. E não se esqueça de comunicar com os colegas de trabalho que se juntaram virtualmente e completamente à conversa casual no início.

7. Estabelecer limites com a equipa virtual
É tentador dizer sim às reuniões de equipa virtuais tardias, quando as suas viagens diárias são maioritariamente entre o escritório em casa e a cozinha. Mas num período sobrecarregado de reuniões virtuais, é fundamental respeitar alguns limites. Não se esqueça de estabelecer paragens rigorosas, não só na duração das reuniões, mas também nos dias e horas de trabalho.