6 passos para delegar tarefas de forma eficaz

Se não consegue fazer tudo, distribua as suas tarefas. Mas há estratégias para ser bem-sucedido ao fazê-lo. Conheça-as neste artigo.

Delegar tarefas traz benefícios, quer para os líderes quer para os funcionários: ao mesmo tempo em que ajuda os gestores a gerirem a sua carga de trabalho e a maximizarem a produtividade, auxilia os colaboradores no desenvolvimento das suas capacidades.

Neste sentido, a distribuição eficaz de tarefas pode ser usada para o desenvolvimento profissional e como uma ferramenta para identificar os melhores desempenhos.

Embora os benefícios de delegar sejam evidentes, saber delegar nem sempre é uma tarefa fácil de implementar. Para o ajudar, a Forbes partilhou seis passos para que possa delegar tarefas de forma eficaz.

1. Comece por se desapegar
Às vezes, o maior desafio para os líderes é perder o controlo. A primeira etapa é identificar a razão pela qual não está a delegar atividades. É o medo de que o trabalho de outra pessoa seja mediano? Que ela não cumpra os prazos? Depois de identificar o motivo, comece a trabalhar para superá-lo.

Se ainda está apreensivo na distribuição de tarefas, comece aos poucos, mas comece. Delegue tarefas pequenas e de baixo risco primeiro e, em seguida, trabalhe para chegar a algo maior. Assim que se desapegar e estiver pronto para delegar tarefas maiores, pense num plano de ação.

2. Seja estratégico
É importante escolher a pessoa certa para a tarefa. Não deve delegar trabalho a alguém apenas porque essa pessoa tem a capacidade de fazê-lo. Em vez disso, escolha uma pessoa cujas capacidades sejam adequadas e que seja capaz de realizar o trabalho sem ajuda. É importante ter em mente que só porque alguém pode, não significa que tem disponibilidade naquele momento específico, pelo que é importante encontrar um equilíbrio.

3. Defina as suas expectativas
Não é suficiente atribuir tarefas às pessoas, deve explicar claramente o que deseja que seja feito. Esclareça como seria uma conclusão bem-sucedida da tarefa, identificando o resultado final e o prazo em que ela deve ser concluída. Para tarefas que têm um curto prazo, defina uma data de término específica e faça check-in pelo menos uma vez antes da tarefa necessária. Para projetos de longo prazo, estabeleça uma série de metas e uma rotina de check-ins distribuída entre o agora e a data de entrega.

4. Não faça microgestão
Depois de delegar, afaste-se. A única coisa que o microgestão faz é adicionar mais tarefas à sua lista de afazeres. A microgestão é frustrante para o funcionário e para a pessoa que delegou e, na maioria das vezes, impede o progresso e os resultados. Há uma linha ténue entre monitorizar o progresso e microgerir. Portanto, tome cuidado para avaliar o seu comportamento e garantir que não passa dos limites sem querer.

5. Confie na sua equipa
Depois de atribuir uma tarefa a alguém, conceda a essa pessoa autoridade para assumir as rédeas. Tem de confiar que ela vai concluir a atividade corretamente e no prazo estabelecido. Defina um cronograma de verificação no início do projeto e só se desligue dele apenas se for absolutamente necessário.

6. Faça uma revisão após a conclusão da tarefa
Delegar é algo que só tem sucesso se todos forem responsáveis. A pessoa responsável pela tarefa deve ser sempre responsabilizada pela sua conclusão oportuna e precisa, e pelos resultados. É importante entrar em contato com a equipa após a conclusão da tarefa para rever os resultados. Se houve um problema com o trabalho, é da responsabilidade dessa pessoa (talvez com a sua ajuda) resolver. Uma tarefa bem executada deve ser reconhecida. Mas tanto o reconhecimento como a crítica são igualmente importantes.