5 dicas para implementar a faturação eletrónica no seu negócio

Conhecer o ponto de situação legal vigente face a processos digitais e a contratação de especialistas capazes de auxiliar e simplificar a transição tecnológica são algumas das dicas que a SERES sugere para implementar de forma eficaz a faturação eletrónica no seu negócio.
O prazo para as micro, pequenas e médias empresas, quando cocontratantes no âmbito da contratação pública, terem de receber e processar faturas eletrónicas foi prorrogado até 31 de dezembro deste ano, anunciou o Governo. A medida foi aprovada em reunião do Conselho de Ministros.
As micro e PME ganham, assim, mais tempo para se prepararem para esta obrigação, que deveria ter entrado em vigor a 1 de julho. Um recente estudo da SERES – empresa que trabalha na área do intercâmbio eletrónico seguro de documentos – concluiu que atualmente, todos os países europeus usam a fatura eletrónica nas suas transações comerciais, sendo que o uso de faturação eletrónica é obrigatório em 80,43% dos países e opcional nos restantes.
Outra das conclusões foi que a utilização da faturação eletrónica também aumentou na contratação entre empresas, sendo Itália e Espanha as principais referências na introdução da fatura eletrónica a este nível.
A modalidade de faturas sem papel é apontada como mais vantajosa do que o tradicional papel, não só em termos de eficiência, com o menor risco de fraude, e redução de custos, mas também de sustentabilidade ambiental.
Para o ajudar a implementar de forma eficaz a faturação eletrónica no seu negócio, a SERES partilha cinco passos importantes no caminho para a digitalização que deve conhecer.
1. Conheça a sua empresa
A transição para a faturação eletrónica abrange diversos departamentos e serviços das organizações. É importante dominar a totalidade do seu negócio, desde a sua dimensão, setores e operações, de forma a garantir a conciliação e evolução de todas as áreas em simultâneo, para que a adaptação ao novo modo de funcionamento ocorra sem constrangimentos.
2. Saiba as “regras do jogo”
Existem um conjunto de regras no que respeita à implementação da faturação eletrónica nas empresas, sendo determinante manter-se informado, para garantir que não se coloca numa posição vulnerável. As diferenças nas diretrizes para entidades públicas e privadas, as datas-limite para a execução das alterações, e quais as normas que se aplicam ao seu tipo de negócio em particular são alguns dos fatores a ter presentes em todos os momentos.
3. Contrate um especialista
A passagem para a faturação eletrónica envolve sistemas e softwares de gestão desenhados especificamente para a tarefa, preparados para responder aos elevados padrões de eficiência e qualidade característicos dos procedimentos digitais.
4. Defina uma estratégia global
Para uma maior facilidade de adoção e integração da faturação eletrónica, esta deve ser perspetivada como parte de uma estratégia mais ampla de transformação digital da sua organização. É importante traçar um plano para a sua empresa em que a velocidade e automatização dos processos e o acesso à informação em tempo real estejam presentes nos vários âmbitos do seu negócio, fomentando a coesão, clareza e rapidez dos procedimentos.
5. Preparação é elemento-chave
Esperar até ao último momento para executar transformações na sua organização é sempre uma má estratégia. Comece cedo, coloque a sua equipa a par do processo, esteja totalmente “por dentro” dos benefícios das alterações que pretende implementar, e comunique regularmente com as entidades e stakeholders que o poderão ajudar e que se revelam essenciais para o sucesso da sua iniciativa.