Trabalho remotamente há cinco anos, mas os conselhos e dicas não devem ser vistos como regras. Tal como vocês, ser forçada a estar em casa está longe de ser o cenário que idealizava para o final do primeiro trimestre do ano.

Como trabalhadora remota independente, estou habituada a estar em casa. Mas a liberdade pela qual escolhi criar o meu trabalho desta forma está-me condicionada neste momento.

Muitos são os que me contactam através do Nomadismo Digital Portugal para pedir apoio, ajuda e orientação nesta fase em que o trabalho remoto se generalizou entre tantas pessoas. Já os vou partilhar também consigo neste artigo, no entanto, um pequeno disclaimer inicial. Esta situação forçada de trabalhar apenas a partir de casa é algo que poucos trabalhadores remotos podem vender como sua, ou como tendo experiência nisso.

Já trabalhei de forma seguida, durante meses, exclusivamente a partir de casa. Nos últimos meses tenho trabalhado bastante a partir de cafés e coworks, mas nestes cinco anos de trabalho remoto passei mais tempo a trabalhar a partir de casa do que fora dela.

No entanto, isso não faz de mim uma especialista em trabalho remoto em situação de quarentena. Mesmo trabalhando das 9 às 18 horas a partir de casa, escolhi o trabalho remoto como forma de trabalhar porque a meio do dia posso sair para almoçar, para ir beber um café, para fazer desporto, para ir a consultas médicas, às compras ou fazer qualquer outra coisa que me apetecesse. A liberdade de trabalhar remotamente está diretamente relacionada com a liberdade de movimento: algo que temos bastante condicionado neste momento.

Para além da situação extraordinária e anormal que estamos a viver, adiciona-se o facto de muitas das pessoas que estão agora a trabalhar a partir de casa não terem sido treinadas para isso. Replicar no digital a experiência de um escritório físico é algo possível para as empresas, mas para chegar aos objetivos e metas desejadas, é preciso que isso feito com tempo, com testes e com treinamento digital dos envolvidos. Algo que não foi feito agora, o que é normal.

Neste momento, a resposta que eu tenho dado às empresas, equipas e profissionais que me contactam é: façam o melhor que conseguirem, com os recursos que já têm. E esses recursos não são apenas materiais; são sobretudo competências técnicas e pessoais dos profissionais da empresa.

É um excelente momento para as empresas analisarem que competências técnicas e pessoais (as chamadas hard skills e soft skills) têm os seus profissionais. Com isso, é mais fácil entender que tipo de ferramentas podem ser usadas de forma imediata e fácil para se adaptar o trabalho ao digital.

Neste momento de urgência, onde não há muito tempo para criar elaborados e detalhados processos internos, o que aconselho é:

Como é a empresa presencialmente?
Em equipa (e quanto mais pessoas envolvidas no processo, melhor) pensarem e descreverem ao detalhe como era o ambiente do escritório presencial.
Quem comunicava mais com quem?
Como eram os horários?
Quem e quando se fazia pausas?
Quantas reuniões havia e entre quem?
Havia grupos de trabalho? Se sim, quantos e formados por quem?
Quantos fluxos de conversa e comunicação existiam?

Estes são apenas exemplos de perguntas que podem ser feitas para se tentar mapear como funciona a empresa no modelo presencial.

Perceber que recursos existem
Comecemos pelos recursos técnicos. Que ferramentas é que as empresas já têm em prática e que podem ser adaptadas rapidamente ao digital? Ou que ferramentas já foram utilizadas no passado, e que ainda são entendidas de alguma forma pelos profissionais, que podem ser “repescadas” nesta fase?

Ao passar-se a trabalhar remotamente, existem algumas coisas que considero essenciais, sendo elas a implementação de uma comunicação interna e a organização de reuniões por vídeo.

Para implementar cada um destes pontos, são precisas essencialmente duas coisas:

1 – Para a comunicação interna, é preciso criar um espaço onde todas as pessoas possam comunicar de forma instantânea entre elas, que seja um espaço fechado e exclusivo da empresa e que tenha uma organização que permita conversas focadas. É preciso pensar nesta implementação como se se tratasse de replicar as quatro paredes do escritório. Para isso, podem usar-se ferramentas como o Slack, o Microsoft Teams, o Workplace ou o Twist.

2 – Para a organização de reuniões por vídeo, é apenas preciso ter uma ferramenta que o permita fazer. O ideal será encontrar uma que consiga fazer uma integração com a ferramenta utilizada para a comunicação interna, para centralizar ainda mais o processo. O Zoom é uma das ferramentas mais utilizadas no momento, e integra-se com um grande número de ferramentas de comunicação interna. Mas existem outras aplicações que podem ser consideradas, como o Hangouts Meet da Google (G Suite), o Veedeeo ou o próprio sistema de chamadas da Microsoft Teams.

Para se conseguir implementar estas ferramentas, é importante ter-se a noção se os profissionais que vão estar envolvidos estão confortáveis e capacitados para absorverem esta mudança.

Os managers e coordenadores de equipa têm que garantir que os profissionais sentem que estão ser acompanhados e treinados à medida que as implementações vão sendo feitas. É importante criar pequenos tutoriais ou criar uma conversa onde é explicado passo a passo a utilização de todas as ferramentas implementadas – e o porquê de o serem.

Mais do que explicar o funcionamento das mesmas, é essencial educar os profissionais para o objetivo de cada uma. Capacitá-los de entendimento digital e online é permitir que se tornem mais adaptáveis a situações de mudanças.

Em resumo, o que aconselho a todos que estão a ser forçados a trabalhar a partir de casa, que tendem ao máximo tentar replicar a vossa experiência de escritório para o digital. Não percam o contacto interno, e o contacto visual com os vossos colegas. O digital não é substituto do presencial, mas nesta fase, é essencial que nos aliemos ao digital para que a nossa competência social não fique deteriorada.

*Especializada em estratégia digital e marketing de conteúdo


Krystel Leal é freelancer, desde 2015, e especializada nas áreas da estratégia digital e marketing de conteúdo. Com uma vasta experiência académica na área da comunicação e do digital, trabalha sobretudo com empreendedores digitais que procuram posicionar-se de forma otimizada no online.
Hoje reside em Palo Alto (Silicon Valley) na Califórnia a partir de onde trabalha remotamente para clientes no mundo inteiro. É, também, a fundadora do projeto Nomadismo Digital Portugal.

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