Comunicação eficaz para equipas eficazmente dispersas

Sabia que estudos recentes realizados pela Workplace revelam que 86% dos colaboradores e executivos apontam a falta de colaboração e a comunicação desajustada/insuficiente como as principais causas para o fracasso dos seus projetos? Ou, por outro lado, e segundo pesquisas da McKinsey, que equipas que se comunicam eficazmente conseguem ser até 25% mais produtivas?

A nova era de flexibilidade laboral trouxe maior produtividade, retenção de talento, sustentabilidade ambiental e até redução de custos para as organizações. Porém, como comunicar eficazmente com as equipas, e com foco na construção de uma comunidade que partilha os mesmos objetivos e propósitos, se os seus membros se encontram distribuídos por infinitos ambientes presenciais e remotos? Selecionámos as seguintes sugestões:

– Estabeleça limites para as comunicações enviadas: (Tele)trabalhar não é estar “always on”.  É essencial que os colaboradores compreendam exatamente o que se espera deles e em que prazos, mas deve existir uma fronteira pessoal/profissional para que a autonomia e a flexibilidade não se transformem em frustração, desmotivação e baixa produtividade.

– Privilegie reuniões presenciais e bidirecionais: No virtual torna-se difícil ver todos os rostos e identificar a quem se dirigem respostas e expressões faciais, o que pode provocar situações de conflito e momentos em que a grande maioria se limita a ouvir e não a participar. Inverta isto organizando reuniões periódicas “1 to 1” – mostre que tem tempo para estar cara a cara com as pessoas e se interessa pelo que têm a dizer.

– Invista nas ferramentas certas: Garanta que as suas equipas possuem os mecanismos, plataformas e condições necessárias para permanecerem conectadas, acederem remotamente aos servidores, gerirem projetos, manterem-se informadas e comunicarem-se com os restantes colegas e departamentos a partir de qualquer lugar… e em segurança.

– Seja transparente e prepare a mudança: Informe atempadamente os colaboradores sobre a mudança: assim evita especulações e mal-entendidos e ganha tempo para explicar a lógica da mudança e construir a confiança necessária para a transição. Dê tempo para que todos compreendam e processem essa mudança (a nível emocional, profissional, logístico…) para aliviar a resistência.

– Evite comunicação simultânea e multicanal: É difícil manter o foco quando precisa de responder a perguntas no chat e e-mail, abrir documentos guardados no servidor e confirmar informações via Whatsapp ou telefone… tudo ao mesmo tempo. Limite-se a um assunto de cada vez e incentive a que todos interajam através das mesmas plataformas segundo normas previamente estabelecidas.

– Aprenda a integrar participantes presenciais e remotos: Em reuniões híbridas, os participantes remotos são muitas vezes deixados para “segundo plano”, já que é muito mais fácil trocar ideias entre pessoas que estão presencialmente num mesmo espaço. Implemente normas de participação rotativa e evite as conversas paralelas.

– Promova o engagement, o networking e a cultura organizacional: Faça com que os colaboradores tenham motivos para continuar a fazer parte da organização: crie iniciativas especiais, celebrações ou horários de trabalho em que todos possam estar fisicamente juntos em algum momento para aumentar a interação e o sentimento de pertença.

A comunicação eficaz no local de trabalho é um elemento vital para qualquer organização que queira prosperar e manter colaboradores que se sintam motivados, ouvidos e valorizados. Agora que a retoma económica avança a todo o vapor, já pensou no plano ou estratégia de comunicação a adotar pela sua organização em 2022?

Catarina Correia é licenciada em Design de Equipamento pela Universidade de Lisboa e pós-graduada em Marketing Management, no IPAM. É uma entusiasta em marketing digital com especialidade em social media marketing, gestão comunitária e geração de leads.  Atualmente ocupa o cargo de Head of Marketing & Communication da CEGOC, apesar de ter mais de 11 anos de experiência em Vendas & Marketing e Marketing online tendo sido responsável pela gestão do Departamento de Marketing e Comunicação de algumas empresas na área de formação onde  foi responsável por várias ações de marketing e desenvolvimento no mercado nacional e também Palop’s, através da promoção de contactos estratégicos, criando e desenvolvendo produtos fulcrais na expansão das empresas por onde passou, em diferentes modelos de participação.

Atualmente, na CEGOC, o seu papel está assente no desenvolvimento e execução de estratégias de longo e curto prazo (branding, marketing, desenvolvimento de produtos e abordagem ao mercado), desenvolvimento de negócios e vendas, gestão de relacionamento com clientes e parceiros chave, gestão de RH e RP em eventos importantes (Portugal e internacional).