5 estratégias para mudar mentalidades e organizações

“Os processos matam a criatividade”. “Os processos retiram-nos liberdade”. Todos nós já ouvimos frases semelhantes e provavelmente até já as dissemos. Não, os processos não matam a criatividade nem tão pouco nos retiram liberdade.

Criatividade não é sinónimo de caos ou de desorganização, mas sim um processo que deve ter na sua base uma sólida estrutura que o suporte e que o permita desenvolver-se. Processos bem implementados permitem libertar tempo e foco para outras prioridades, ao mesmo tempo que garantem clareza na operação e nos orientam para os resultados.

Mas a perceção do valor dos processos e sistemas para a vida das organizações não é linear e claro para todos. Associa-se processo a burocracia, a trabalho rotineiro e a perda de tempo.

O que precisamos então de garantir para mudar esta mentalidade sobre a importância e benefícios dos processos na criatividade e no desenvolvimento das empresas?

1.º Resposta a necessidades reais. É essencial garantir que os processos respondem e se adequam a quem realmente os utiliza. Estes não podem ser fruto de decisões de topo sem adequação ao contexto real. De certo a expressão “Eat your own dog food” não é nova para muitos e aplica-se a este caso.

2.º Envolvimento de todos. É essencial envolver as pessoas da organização na identificação de novas necessidades internas, no desenho e criação dos mesmos e na melhoria contínua dos sistemas implementados.

3.º Descentralização na gestão de processos. É comum a gestão dos processos estar ao abrigo da responsabilidade de um departamento específico, mas esta pode ser uma responsabilidade descentralizada trazendo inúmeras vantagens das quais se destacam duas: o aumento da responsabilização na implementação dos processos e um maior envolvimento dos colaboradores nas tomadas de decisão.

3.º Reforçar o porquê. O quotidiano profissional leva-nos com bastante facilidade a perder a visão do todo e a focarmo-nos apenas na execução do nosso trabalho. É preciso recordar frequentemente o porquê de estarmos a usar um processo/sistema, os benefícios do mesmo, perceber as melhorias contínuas necessárias e manter um olhar crítico. Para isso acontecer, a necessidade de realinhar a meta que queremos alcançar deve ser constante.

4.º Internal Journey Mapping / Mapear a organização. Journey Mapping é uma técnica comumente usada para desenho da experiência de clientes, mas pode ser aplicada internamente. A lógica aplica-se da mesma forma:

a) Identificar as nossas personas internas (a equipa de marketing interna, a área de suporte, os novos colaboradores em onboarding, e por aí adiante);
b) Identificar todas as interações internas, a origem das mesmas, os destinatários, onde e como as várias partes interagem;
c) Identificar os pontos da dor, de entropia dos sistemas, de rutura;
d) Focar nos pontos identificados, criando ou modificando os processos que os resolvem;
e) Estabelecer métricas mensuráveis, medir e monitorizar.

5.º Aumento do número de processos não é sinónimo de evolução. Existe uma clara aprendizagem sobre gestão de processos e que é mais difícil de implementar do que se espera: muitas vezes são implementados processos que podem falhar, mas que pelos custos da sua implementação (ou simplesmente por receio das equipas de liderança em assumir falhas) se mantêm em funcionamento mas ineficientes. Esse medo deve ser erradicado, em troca de uma organização mais funcional e de equipas com maior respeito pelas suas equipas de gestão que tomam as decisões necessárias para o bem do funcionamento de toda a organização.

Estes cinco pontos espelham a importância de uma gestão de processos mais transversal, adaptada à realidade de cada organização e com claros benefícios para a performance das empresas. No final, a conquista dos objetivos de negócio.

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Susana Salgado é atualmente Head of Operations na Consultora de Inovação Colaborativa Beta-i. O seu currículo conta com a fundação de uma agência digital e sociedade numa empresa de serviços de consultoria em IT. Passou também por diversas áreas que a dotaram de competências transversais essenciais para o papel de gestão de negócios que hoje desempenha. É licenciada em Psicologia pelo ISPA, Pós-graduada em Gestão de Recursos Humanos, Pós-graduada em Marketing e graduada no Programa Avançado de Gestão para Executivos da Católica Lisbon School of Business & Economics.