O protocolo como aliado na criação de uma experiência memorável

Em Portugal existem excelentes empresas de organizadores de eventos, com capacidade para criar eventos espetaculares  e memoráveis em que o protocolo sendo invisível é o ingrediente secreto que contribui para o seu sucesso.

Estamos a falar do protocolo como um sistema de comunicação verbal e não-verbal, que aplica técnicas de ordenamento e determina regras de comportamento e vestuário necessárias para a organização de atos públicos ou privados evitando atropelos, precipitações ou confusões.

O primeiro elemento desta comunicação é o convite que deve transmitir todas as informações necessárias para podermos decidir se o aceitamos.

O segundo elemento são as precedências, sejam oficiais ou empresariais, que definem critérios de ordenação hierárquica de autoridades e/ou personalidades presentes. Ajudam a definir a composição e plano da mesa de presidência; a ordem de discursos; a ordem na fila de cumprimentos e nas primeiras filas da assistência; os lugares numa mesa para assinatura de um contrato; os planos de sala e de mesas num jantar; as mesas de abertura e de encerramento de congressos ou seminários, etc.

Por outro lado, é necessário que o anfitrião esteja a par do programa para poder desempenhar o seu papel com naturalidade. Regra geral, quem preside a um evento é quem o promove, ou seja, o anfitrião ou o ‘dono da casa’. Ele deve estar num local visível a receber os seus convidados. Sendo um evento corporativo sem altas entidades o anfitrião tratará de chamar para junto de si quem considerar mais importante ,sejam os acionistas ou os maiores clientes, para que esses convidados apreciem mais o evento do que se fossem abandonados à sua sorte . O protocolo para além de ser o cumprimento das normas vigentes é também a gestão dos “egos” presentes.

Mas no caso de o evento corporativo contar com a presença de altas entidades, a Lei nº 40/2006, de 25 de agosto” determina que “estas deverão ocupar lugar de relevo, seja a presidir, seja ao lado de quem preside, seja nas primeiras cadeiras dos convidados. Se coincidirem várias altas entidades deve respeitar-se a lista de precedências estabelecidas no artº 7.º da lei mesmo em cerimónias não oficiais. Porque, como diz a lei, «para as altas entidades públicas, a lista de precedências constante da presente lei prevalece sempre mesmo em cerimónias não oficiais».

Por isso, se o evento que estamos a organizar contar com a presença altas entidades, como o Presidente da República, um Ministro, um presidente da Câmara, um embaixador estrangeiro, temos de conhecer e aplicar o protocolo oficial. Só assim conseguimos evitar que uma pequena falha  protocolar possa desviar as atenções do que se pretende transmitir.

Um dos objetivos do protocolo é dar a cada um o lugar que lhe compete pela função que exerce e só assim se consegue evitar protestos ou gaffes. Vivemos num mundo em que a exposição mediática é tal que qualquer pequeno passo em falso pode ser instantaneamente divulgado e tornar-se viral.

Deve ser estabelecido um critério de ordenamento ‘à prova de bala’ e, no caso da presença de altas entidades, quem estiver a trabalhar no protocolo deve ter sempre no bolso uma cópia da Lei  40/2006 de 25 de agosto, para poder justificar com autoridade e assertividade o lugar que foi atribuído a essa entidade.

O protocolo, qualquer protocolo, baseia-se em três Bê’s: boa educação, bom senso e bom gosto. E quando é devidamente aplicado contribui para o sucesso de qualquer evento.