Obrigações Gerais das Sociedades: etapas para criar uma empresa

Se é empreendedor e está a planear criar uma sociedade para pôr em prática o seu negócio, saiba que o processo implica algumas etapas legais que tem necessariamente de cumprir. O Departamento de Societário da Pinto Ribeiro Advogados elencou algumas das fases do processo para que a sua empresa comece com o pé direito.

O processo de constituição de sociedades pode ter maior ou menor complexidade, dependendo do tipo de sociedade, porém, envolve sempre, pelo menos, a celebração de um contrato de sociedade, o registo deste contrato junto da Conservatória do Registo Comercial e a respetiva publicação no portal oficial de publicações do Ministério da Justiça.

Para sociedades com estrutura mais simples temos ainda o processo simplificado de constituição designado por Empresa na Hora. No entanto, nem sempre são evidentes ou se encontram sistematizadas as demais obrigações fiscais, legais e contabilísticas a que as sociedades estão sujeitas, para que operem de forma legal e transparente, evitando incorrer em coimas ou multas.

Em primeiro lugar, é fundamental a designação (na constituição ou em momento posterior) de um contabilista certificado que assegure o cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas da sociedade. Os registos contabilísticos das sociedades devem ser mantidos em português, organizados de acordo com o sistema de normalização contabilística e devem refletir todas as transações da sociedade. Adicionalmente, as Sociedades anónimas (S.A.) deverão ainda ter as contas auditadas por um Revisor Oficial de Contas (ROC) que terá de ser nomeado na constituição (com os restantes órgãos socias da sociedade), sendo esta nomeação sujeita a registo. Esta obrigação de nomeação de ROC recairá igualmente sobre as sociedades por quotas (LDA) sempre que estejam preenchidas, durante dois anos consecutivos, duas das três condições seguintes: (i) valor total das vendas líquidas e outros proveitos > EUR 3,000,000; (ii) valor total do Balanço acima de > EUR 1,500,000; e (iii) número total de trabalhadores em média durante o ano > 50.

Uma vez nomeado o contabilista certificado as seguintes obrigações de natureza fiscal deverão ser asseguradas:

i) Entrega da Declaração de Início de Atividade – no prazo de 15 dias a contar da data do registo – para a qual será necessário ter uma conta bancária já aberta em nome da sociedade, que deverá ser utilizada para toda atividade corrente da mesma;

ii) Efetuar os Pagamentos por Conta e os Pagamentos Adicionais por Conta relativo ao Imposto sobre o Rendimento de Pessoa Coletivas nos meses de julho, setembro e até 15 de dezembro;

iii) Preencher e submeter periodicamente à Autoridade Tributária Portuguesa (AT) as declarações de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). No caso das declarações de IVA trimestrais estas devem ser entregues até aos dias 20 de maio, 20 de agosto, 20 de novembro e 20 de fevereiro. No caso das sociedades com um volume de negócios superior a €650.000,00 as declarações de IVA são mensais e têm de ser entregues até ao dia 20 do 2.º mês seguinte àquele a que respeitam as transações;

iv) Nos casos em que seja necessário submeter a Declaração Mensal de Imposto de Selo esta deverá ser entregue até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que o facto que originou o imposto tenha ocorrido;

v)A comunicação à Administração Tributária dos rendimentos sujeitos a IRC é feita através da Declaração de Rendimentos Modelo 22 que deverá ser entregue até 31 de maio do ano seguinte ao ano a que respeita;

vi)A Informação Empresarial Simplificada (IES) deverá de ser entregue até ao dia 15 de julho do ano seguinte ao ano a que respeita.

Ainda no âmbito da conclusão do processo de constituição, será necessário cumprir a Obrigação de Registo Central de Beneficiário Efetivo (RCBE) que tem como finalidade a identificação dos indivíduos que exercem o controlo ou detêm a propriedade das sociedades, seja de forma direta, indireta, ou através de terceiros e que se implica, até 30 dias após a sua constituição, a submissão de uma declaração com informações relativas à identidade do beneficiário efetivo da sociedade, a qual deve ser confirmada anualmente.

Logo que a sociedade pretenda contratar trabalhadores, terá ainda de considerar algumas obrigações de natureza laboral, como garantir que os contratos celebrados com os trabalhadores cumprem a legislação laboral (nomeadamente, o salário mínimo, o horário laboral, os dias de férias e subsídios de férias e Natal), o registo dos órgãos sociais e trabalhadores na Segurança Social (quer sejam residentes ou não em território português), bem como a entrega mensal das correspondentes contribuições (através do pagamento da Taxa Social Única (TSU) que deve ser declarada até ao dia 10 e pagas até ao dia 20, sempre do mês seguinte àquele a que dizem respeito).

Para que possam iniciar a sua atividade, algumas sociedades poderão ainda ter algumas obrigações de licenciamento a cumprir. Dependendo da atividade, as sociedades precisam de licenças específicas ou alvarás para operar, tais como licenças ambientais ou de construção. O licenciamento dos estabelecimentos comerciais é, regra geral, da competência exclusiva da Administração Local (Câmaras Municipais, Juntas de Freguesia e restante órgãos de poder local) embora alguns alvarás tenham de ser obtidos junto de autoridades de âmbito nacional.

De salientar ainda algumas obrigações de natureza societária que serão essenciais:

a) Realização de uma assembleia geral de sócios ou acionistas, ordinária para a aprovação de contas e eventual nomeação de gerentes/administradores (a qual deverá ser realizada até ao dia 31 de março de cada ano ou até 31 de maio quando a sociedade faça consolidação de contas ou aplique o método da equivalência patrimonial) e extraordinariamente para deliberar, por exemplo, sobre alterações nos estatutos da sociedade, como a alteração de sede ou o aumento do capital social (estado estas deliberações também sujeitas a registo junto da Conservatória do Registo Comercial);

b) Possuir um Livro de Atas da Assembleia Geral onde deverão ser redigidas as deliberações tomadas nas Assembleias Gerais de sócios ou Acionistas, bem com um Livro de Atas do Conselho de Administração, no caso de sociedades anónimas que tenham um órgão de administração colegial;

Finalmente, é ainda essencial salientar a obrigatoriedade de cumprir as diretrizes do Regime Geral da Proteção de Dados sempre que a atividade da sociedade implique a recolha e gestão de dados pessoais dos consumidores, garantindo os direitos de: acesso aos dados; retificação dos dados; apagamento dos dados; limitação do tratamento; portabilidade; e oposição. Em alguns casos será ainda obrigatória a nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados.