Como tornar as viagens de negócios mais eficientes e menos stressantes?

Quando o destino de uma viagem de negócios coincide com um local onde, por coincidência, ocorre um grande evento, os riscos de atrasos ou perturbações na agenda são grandes. Mas há formas de contornar a situação.

Fazer viagens de negócio para destinos onde ocorrem eventos internacionais, como o Euro 2024 ou os Jogos Olímpicos, pode ser um verdadeiro desafio para as empresas. Para evitar os efeitos dispendiosos de eventuais perturbações, os dados do novo relatório da SAP Concur sugerem que os líderes precisam de mudar a sua abordagem às viagens de negócios porque as perturbações nas viagens atrasam a produtividade e impedem a realização de reuniões vitais, com repercussões na produtividade da empresa e no bem-estar dos colaboradores

O estudo da SAP Concur indica que quase dois em cada cinco viajantes (38%) tiveram de cancelar ou reagendar reuniões, ou tiveram de passar dias adicionais não planeados durante uma viagem de negócios.

O que fazer então? O estudo mostra que existem formas de os líderes das empresas ajudarem os seus colaboradores a gerir atrasos e cancelamentos de última hora, maximizando a produtividade e assegurando um forte equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

1. Permitir uma maior flexibilidade nas viagens
88% dos inquiridos foram forçados a fazer alterações de última hora no ano passado, nas suas viagens de negócios, devido a atrasos inesperados, cancelamentos ou alterações de itinerário. A situação tornou-se tão comum – e tão frustrante – que mais de um quarto dos viajantes está disposto a recusar uma viagem devido à probabilidade de perturbações.

Os viajantes estão fartos de perder as suas ligações profissionais essenciais. Agora, quatro em cada cinco estão a tomar medidas para contrariar as alterações de horários, incluindo a reserva de tempo extra para a chegada, partida ou em ambas. Por outro lado, 91% dos inquiridos relatam cortes na flexibilidade das viagens nos últimos 12 meses.

Para garantir que os colaboradores possam chegar ao destino com o mínimo de stress – mesmo no meio de perturbações demoradas – os líderes devem conceder mais flexibilidade. As disposições podem incluir a concessão de um prazo suplementar para cada reserva, transporte privado de ligação ou a inclusão de funcionalidades nas ferramentas que permitam uma remarcação fácil em caso de perturbações.

2. Oferecer oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento aos gestores de viagens
De acordo com os dados da SAP Concur, 99% dos gestores de viagens esperam que o seu trabalho se torne mais difícil nos próximos 12 meses. Quase todos eles se deparam com uma desconexão entre as tarefas que lhes são pedidas e as ferramentas, o apoio ou o orçamento que a sua empresa lhes disponibiliza.

Um terço dos gestores sente que lhes é pedido que assumam um papel mais estratégico sem formação ou educação adicional, causando tensão entre a expetativa de programas de viagens de alta qualidade e o aumento do stress que experimentam. Como peça vital na máquina das viagens de negócios, os líderes devem garantir que os gestores se sintam apoiados – para melhorar o seu bem-estar e as taxas de retenção. As organizações podem oferecer formação específica para apoiar os gestores nas suas funções.

3. Explorar a implementação tática da IA
A inteligência artificial (IA) é um exemplo de tecnologia capaz de melhorar a eficiência das viagens de negócios. Atualmente, os gestores de viagens referem que as suas ferramentas não têm qualquer ligação administrativa. Por exemplo, mais de um terço indica que é esperado que apoiem o dever de cuidado do viajante sem visibilidade de todas as viagens efetuadas.

Para ajudar a resolver estes desafios, dois terços dos gestores gostariam de ver componentes de IA incorporados nas suas ferramentas. Do mesmo modo, 95% dos viajantes estão dispostos a utilizar opções baseadas em IA para reservar viagens.

Para minimizar os efeitos das perturbações, os líderes empresariais podem oferecer soluções de IA para simplificar os fluxos de trabalho, como relatórios de despesas ou recomendações de cancelamento e remarcação. No entanto, à semelhança do que acontece com qualquer transformação empresarial significativa, os líderes devem ser cautelosos. A introdução prematura da IA pode atrasar o progresso em vez de o acelerar.O relat ório da SAP Concur revela que 89% dos inquiridos precisam do apoio da empresa para se sentirem confortáveis a utilizar as opções de IA para efetuar reservas.

Ao introduzirem medidas para melhorar a flexibilidade das viagens, oportunidades de formação e soluções de software da próxima geração, as organizações podem adaptar-se a um mercado difícil e preparar a sua estratégia em relação às viagens de negócios para o futuro a longo prazo.