Sente que as suas tarefas se acumulam com mais rapidez do que consegue realizá-las? O seu dia não é suficientemente grande para fazer tudo? Se se sente insuficiente e precisa de fazer mais com menos, reunimos para si 7 conselhos para fazer melhor e mais depressa.

Para muitos, lidar com mais tarefas no trabalho é passar mais tempo no escritório. No entanto, a ambição empresarial trouxe para a ordem do dia métodos e estudos para ser mais eficaz. Aqui ficam 7 maneiras rápidas e fáceis para melhorar a sua produtividade, segundo o site Maddyness.

1. Estabeleça tarefas prioritárias

Todas as manhãs, defina as suas tarefas e, em seguida, identifique as três mais importantes. Comece pela que tem prioridade mais elevada. Desta forma, irá avançar com os assuntos mais importantes.

Os fundadores de start-ups tecnológicas fazem geralmente daily meetings, uma reunião diária de alguns minutos que responde a três perguntas: o que fiz ontem, quais são os potenciais problemas que encontrei e o que vou fazer hoje. Objetivo: para se sincronizar e procurar ajuda, se necessário.

Esta mesma lógica aplica-se à organização da semana, recorrendo a métodos ágeis. Estes oferecem os meios para visualizar o seu trabalho e para avaliar a sua produtividade. Dividem as suas tarefas em “cartões” ou post-its e depois avaliam a sua capacidade de produção ao longo de várias semanas.

Priorizar as suas tarefas ajuda a definir metas exequíveis, oferecendo uma visão sobre as várias etapas da semana.

Dicas e Ferramentas:

Guarde as tarefas repetitivas para o final do dia e lide com as tarefas difíceis na parte da manhã, período do dia em que tem mais energia.

Reserve um tempo para tarefas inesperadas, para não ser pressionado: 10 a 20% do seu dia, em função da sua profissão.

Trello é uma aplicação que permite visualizar todas as tarefas e estabelecer prioridades.

2. Automatize a sua rotina diária

A automatização da rotina diária é, acima de tudo, um estado de espírito. Seja crítico do seu trabalho e interrogue-se sobre se vai ter de executar uma tarefa várias vezes, no futuro.

Avalie as tarefas repetitivas e manuais e tente encontrar alternativas para se concentrar apenas sobre aquelas que têm um valor acrescentado. Por exemplo, criar macros em Excel pode parecer fastidioso, mas será um investimento real, se lhe economizar alguns minutos por dia.

Hoje existem tutoriais sobre quase todos os assuntos. Deve-se partir do princípio de que, se tivermos um problema ou uma pergunta, já alguém respondeu no Google. Este pressuposto permite, geralmente, ver novas perspetivas e métodos de produção.

Dicas e Ferramentas:

Zapier ou IFTTT permitem pôr as aplicações a conversarem entre si e automatizar tarefas que consomem tempo.

Automatizar a resposta a certos emails com aplicações como a aText. Esta ferramenta permite escrever templates de e-mail e liga-los a combinações de teclas do teclado.

3. Acabe com o mito da multitarefa

A imagem de um comercial com um telefone em cada orelha mudou a forma como encaramos a produtividade. Hoje consideramos produtivos aqueles que sabem fazer várias coisas ao mesmo tempo.

No entanto, Daniel Levitin, professor de neurociência comportamental na Universidade McGill, disse que trabalhar em várias tarefas é cansativo. O professor aconselha a trabalhar numa só tarefa de cada vez, para manter o mesmo nível de intensidade e de concentração durante todo o dia.

Dicas e ferramentas:

Concentre-se num elemento. Use ferramentas de notas ou lembretes, como o Evernote ou um caderno para anotar as ideias e as prioridades quando lhe vêm à mente.

“Controlled multi-tab browsing” é uma extensão do Google Chrome que permite limitar o número de separadores que se podem abrir. Isto evita que se disperse.

Pare 5 minutos entre cada tarefa, a fim de avaliar bem as prioridades do dia.

4. Evite interrupções

Segundo Gloria Mark, professora do Departamento de Computer Sciences da Faculdade da Califórnia, uma pessoa que seja interrompida precisa de mais de 23 minutos, em média, para recuperar um alto nível de concentração. É uma enorme perda de produtividade. Algumas empresas, como o Twitter, têm dias em que são proibidas reuniões; outras vão mesmo ao ponto de não se falar meio-dia por semana.

Estas práticas avançadas mostram a importância de manter um espaço de trabalho que respeite os ciclos de concentração dos empregados. Todos temos a ganhar com isso. Esta Banda Desenhada representa bem o conceito.

Se o seu trabalho o permitir, pode superar este problema fazendo teletrabalho.

Dicas e Ferramentas:

Na Toucan Toco, a equipa criou a função de “Guarda Louco” para proteger as equipas. Só uma pessoa de cada equipa pode ser perturbada. Todas as semanas é leito um “Guarda Louco”. É uma verdadeira proteção que permite trabalhar de forma otimizada.

O método Pomodoro, inventado por Francesco Cirillo no final de 1980, consiste em separar o tempo de trabalho em ciclos de 25 minutos, durante os quais a concentração é total. São programadas pausas de 5 a 10 minutos entre cada “pomodoro” para relaxar e para ficar disponível, a fim de não se desligar dos seus colegas.

5. Não abra este email!

Diretamente relacionada com a ideia anterior, não deixe que os seus emails arruínem o seu dia. Dependendo da sua profissão, pode consultar o seu email somente uma a três vezes por dia. Um artigo do New York Times demonstra uma correlação entre o número de aberturas do email e os altos níveis de stresse. Além disso, a maioria das caixas de correio geram notificações ou ficam abertas durante todo o dia. Cada email recebido interrompe o nosso trabalho e distrai-nos do nosso foco. Aproveite o tempo em que mantém a inbox fechada para se concentrar na sua prioridade.

Dicas e Ferramentas:

Use a sua caixa de correio como uma lista de tarefas, arquivando os e-mails à medida que são tratados. Nunca apague um e-mail.

Não olhe para os seus emails logo que chega ao trabalho. Concentre-se nas suas prioridades do dia e só depois abra o seu email.

Gmelius permite otimizar a sua caixa de Gmail, em função da sua utilização. Recall, lembretes automáticos, etc. …

6. Saiba gerir a sua concentração

O olho humano não está feito para fixar um écran durante todo o dia. A fadiga visual instala-se depois de várias horas de trabalho. Controle a fadiga com o método PALMING que permite relaxar, enquanto ajuda os olhos a suportar o écran. A prática consiste simplesmente em colocar as mãos sobre os olhos e concentrar-se na sua respiração.

Esta prática é semelhante à meditação, que é cada vez mais utilizada nas start-ups. Reduz o stresse e aumenta a capacidade de concentração. Numerosos estudos demonstram que, atualmente, a meditação nas empresas é um catalisador para o aumento da produtividade do conjunto dos funcionários.

Dicas e Ferramentas:

Quando a concentração for baixa, substituir o coffee break por 3-5 minutos de meditação. Efeito benéfico garantido!

Headspace é uma excelente ferramenta para treinar a meditação.

7. Durma bem

24 horas sem dormir é como ter um grama de álcool no sangue. A falta crónica de sono altera significativamente a tomada de decisão, mas também a saúde moral e até mesmo física.

Dormir ajuda a regenerar o corpo, mas também a selecionar, gerir, classificar e fazer a limpeza rápida de todas as informações recebidas durante o dia. É, por isso, um passo que não deve ser tomado de ânimo leve.

Dicas e Ferramentas:

Não voltar a adormecer: ao acordar, o sistema endócrino liberta hormonas que preparam o corpo e o cérebro para o dia de trabalho. Ao adormecer de novo, o processo é retardado. Efeito ressaca assegurado.

Nada de écrans 90 minutos antes de ir dormir. É o ideal, embora pouco realista. Solução: fazer o download da app f.lux que elimina as luzes azuis dos écrans que fazem o cérebro acreditar que é dia e impedem o sono de chegar.

Dormir entre 06h30 a oito horas por noite, com horários regulares.

E você? Que métodos usa para ser mais produtivo?

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