Estratégias para combater a procrastinação e ser mais produtivo

Para quem combate diariamente a procrastinação, existem algumas estratégias que pode acionar para ultrapassar esse comportamento e tornar-se mais produtivo.

Quer deixar de estar constantemente a adiar para amanhã as tarefas que tem em mãos? Quer enfrentar a procrastinação e com isso melhorar a sua produtividade e atingir mais rapidamente os seus objetivos? Então passe das intenções à ação e ponha em prática as sugestões avançadas pelo Entrepreneur.

Planeie e crie prioridades
Definir metas e estabelecer prioridades nas suas tarefas é o primeiro passo para começar a superar a procrastinação. Isto porque quando sabe claramente o que pretende alcançar torna-se mais fácil manter quer o foco quer a motivação. Comece por criar uma lista das tarefas que quer concluir por ordem de importância e concentre-se naquelas que são mais urgentes e críticas. Depois tenha o cuidado de definir metas específicas e alcançáveis. Por exemplo, em vez de dizer que quer aumentar o negócio, defina mais exatamente uma meta de 20% de crescimento. Desta forma a motivação é maior.

Divida as tarefas em etapas
A dimensão da tarefa que tem em mãos pode levá-lo a sentir-se sobrecarregado e acabar por ser um obstáculo à produtividade. Por isso, o melhor é dividir essa tarefa em pequenas etapas, de mais fácil gestão. Categorize as tarefas em quatro categorias – urgente e importante; importante, mas não urgente; urgente, mas não importante; e nem urgente nem importante. Concentre-se em completar primeiro as tarefas mais importantes e delegue ou elimine as restantes. Defina para si próprio um prazo para a conclusão de cada etapa, crie uma linha do tempo ou cronograma para o projeto de forma a manter-se no caminho certo. Dar pequenos passos é melhor do que não dar nenhum passo.

Crie um bom ambiente de trabalho e nada de distrações
As distrações podem ser um grande obstáculo à produtividade. Por isso, para que procrastinação não se instale e para conseguir minimizar as distrações, crie um ambiente de trabalho propício. Isso pode passar por organizar seu espaço de trabalho, usar fones, desligar notificações no computador e no smartphone. Mas não se esqueça de fazer pausas frequentes, porque quando as faz dá ao seu cérebro a hipótese de recarregar e rejuvenescer. Isso ajuda a manter o foco, a manter a produtividade a longo prazo e a evitar esgotamentos.

Arrume e organize a área de trabalho
Uma área de trabalho desorganizada pode exacerbar a vontade de procrastinar. Contrarie esse sentimento começando por organizar a sua área de trabalho. E isto é válido tanto para os espaços físicos como para os virtuais. Comece por limpar o seu espaço de trabalho físico de qualquer desordem. Mantenha ao alcance apenas os itens de que necessita para fazer as suas tarefas. Porque assim mantem o foco e evita distrações. Depois organize também o seu espaço de trabalho digital. Mantenha a área de trabalho do computador limpa e organizada e crie pastas para diferentes tipos de arquivos. Isso tornará mais fácil encontrar o que precisa e manter o foco nas tarefas.

O poder do foco
Manter o foco e gerir bem o tempo é a chave para superar a procrastinação. Ponha em prática a técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo. Consiste em definir um temporizador de 25 minutos para trabalhar numa tarefa específica sem distrações. Assim que o temporizador disparar, faça uma pausa de 5 minutos. Repita este ciclo quatro vezes e faça uma pausa mais longa entre 15 a 30 minutos. Esta técnica ajuda-o a manter o foco e verá que se vai surpreender com aquilo que pode fazer num curto período de tempo.

Responsabilize-se
Se está numa missão de superar a procrastinação, a responsabilidade é fundamental. Responsabilizar-se pelas suas ações e pelo progresso da sua missão pode ajudá-lo a manter-se motivado e focado. Uma maneira eficaz de aumentar a responsabilidade é contar com a ajuda de um mentor. Ter outra pessoa a “controlar” as suas ações pode ajudá-lo a manter-se no caminho certo e a evitar distrações. Outra opção é declarar seus objetivos publicamente para se manter motivado. Celebrar os seus sucessos, por mais pequenos que sejam, dá-lhe uma sensação de dever cumprido e motiva-o a continuar a trabalhar em prol dos seus objetivos.