Reinventar o protocolo empresarial

Os tempos que atravessamos são muito desafiadores para quem é responsável por organizar eventos na sua empresa. Muitas empresas estão a reorganizar-se e querem preparar eventos nos próximos tempos. Que protocolo devem seguir? Terão os eventos virtuais protocolo? Devemos seguir as mesmas regras dos eventos presenciais?

Até que a pandemia deixe de nos limitar os movimentos, são muitas as perguntas que temos de colocar antes de decidir arrancar com a organização de um evento. Os eventos virtuais exigem criatividade e, ao mesmo tempo, muito bom senso. As videoconferências e webinars tornaram-se parte da nova rotina (ver artigo anterior). Mas as empresas precisam agora de chegar até aos seus públicos através de outro tipo de eventos, que criem proximidade, que transmitam prestígio, inovação e objetivos.

Os especialistas do setor de eventos conseguiram ao longo dos últimos meses inventar e organizar eventos virtuais de grande qualidade, sem protocolo. Mas alguns empresários consideram o custo muito elevado e a maioria não fica satisfeita por não se conseguir obter o mesmo efeito memorável dos eventos presenciais.

Surgiram agora os eventos mistos com menos convidados presentes, mas com a possibilidade de chegar a milhares de participantes online, no caso de ser um tema que interesse a um público vasto. A aposta tem de ser em oradores e conteúdos exclusivos. Quem é convidado a participar, mesmo à distância, tem de sentir que o evento é especial e que vale a pena estar uma hora ou mais em frente do ecrã a ouvir alguém que vai partilhar conhecimentos que lhe podem ser úteis.

Ao fazer a escolha do evento que a empresa vai organizar, enquanto dura a pandemia, o responsável deverá ter em conta diversos aspetos de segurança e saúde pública, como, por exemplo, os seguintes:

• Espaços abertos em vez de fechados.
• Eventos menores em espaços maiores.
• Higienização rigorosa de espaços e de participantes.
• Receção eletrónica.
• Uso obrigatório de máscaras, que só se retiram para usar da palavra.
• Duração não deve ser superior a uma hora.
• Entrega de ofertas, observando as regras de higienização aconselhadas pela Direção Geral de Saúde.

Em relação ao protocolo, é necessário adotar a etiqueta sanitária, seja nos cumprimentos, seja no cenário. Para conferir dignidade ao evento, o cenário deve ter apenas aquilo que é necessário, para reforçar a mensagem que se quer transmitir, sem distrair o espetador. Os microfones e púlpitos devem ser higienizados após cada intervenção. A água e o copo também devem ser trocados. Quem faz esta substituição deve usar luvas descartáveis e um spray para inspirar confiança.

Mas será que os eventos mistos exigem a aplicação das regras do protocolo previstas na Lei nº40/2006 de 25 de agosto? Ao contrário das videoconferências, nos eventos mistos aplicam-se as regras de precedência para fazer o assentamento, seja no palco, seja nas primeiras filas da plateia. É necessário alargar a distância entre cada lugar o que faz com que seja mais importante do que nunca ter um critério protocolar “à prova de bala” para poder justificar a escolha das poucas pessoas que ficam na primeira fila.

As precedências são utilizadas para distribuir o resto das entidades pela 2.ª ou terceira fila. Se já era difícil nos eventos presenciais, em que todos os convidados queriam ficar na primeira fila onde só cabiam 15 pessoas, agora que só podem ser sete pessoas haverá mais queixas. Há sempre um aspeto positivo que podemos invocar: em nenhuma fila existe alguém à nossa frente, sendo a visibilidade do palco muito melhor…

Na mesa de presidência, aplicam-se as regras de ordenamento protocolar alternado, ficando quem preside no centro. A ordem dos discursos será protocolar, começando por falar o anfitrião e terminando com a mais alta entidade que tome assento na mesa.

Por fim, nas fotos de grupo, o espaço escolhido (escadaria ou tribuna) precisa de ter várias filas para se guardar a distância de segurança entre todos. O plano vai ter de ser feito pelos organizadores observando as hierarquias entre os todos os participantes. Caso estejam presentes altas entidades, respeitam-se as precedências do artº 7º da Lei nº40/2006.