A maioria das pessoas associa o protocolo tradicional a situações solenes e um pouco antiquadas, onde pessoas com ar importante e bem vestidas parecem obedecer a uma «marcação» teatral preestabelecida. Esse é o protocolo oficial, que ordena e organiza atos de instituições oficiais, regidos por normas e legislação, que só se aplicam quando estão presentes altas entidades do Estado.

Já o protocolo empresarial é um código de conduta, que rege a organização dos atos públicos ou privados das empresas, sem estar sujeito à legislação oficial. Nem sempre existe um manual de protocolo interno nas empresas. As regras estatutárias são mais flexíveis e menos estáticas, visto que as empresas são organismos em constante evolução e interação permanente com um universo de gente muito diversa.

Há quem sustente que o protocolo empresarial é apenas um conjunto de atos de boa educação e respeito, que facilitam o relacionamento interpessoal dentro das empresas. Baseado em três Bês: boa educação, bom senso e bom gosto, este protocolo cumpre duas funções: ordenar e comunicar, fazendo parte integrante da imagem empresarial.

No entanto, a sistematização das regras do protocolo empresarial é indispensável em situações em que não basta ter boa educação ou bom senso. Por isso, as normas e critérios de ordenamento de cada empresa para organizar os seus eventos existem e baseiam-se nos critérios de hierarquia interna da empresa definida pelos seus estatutos.

O protocolo, qualquer protocolo – já o disse muitas vezes – é um sistema de comunicação verbal e não verbal, que aplica técnicas de ordenamento sistemático de pessoas e símbolos, estabelecendo regras de vestuário e de comportamento na organização de atos públicos ou privados.

A pandemia de 2020 obrigou a repensar a comunicação das empresas. Muitos executivos ficaram em teletrabalho, participando à distância em reuniões digitais ou videoconferências, levantando diversas questões, que já foram abordadas num artigo anterior “Como respeitar o protocolo das reuniões mesmo estando em casa?”

A maioria dos executivos já regressou ao seu local de trabalho e agora enfrenta outro desafio. Ao longo destes últimos meses muitos executivos foram convidados para partilhar conhecimentos ou participar em congressos mundiais – ora virtuais, ora híbridos -, que podem ser transmitidos por “streaming” para milhares de pessoas em todo o mundo.

Neste caso, “a comunicação não-verbal” é ainda mais importante, devendo escolher-se para a transmissão uma sala da empresa bem iluminada, onde exista um logotipo na parede e nada mais que distraia da mensagem que se pretende transmitir. Se trabalha num organismo estatal,” os símbolos”, ou seja, as bandeiras devem ser colocadas de acordo com a legislação, ficando a bandeira nacional sempre no lugar de maior precedência.

Se for o anfitrião da reunião, deve garantir o apoio de um técnico informático, desde a fase do planeamento, para evitar detalhes e imprevistos que podem prejudicar a mensagem que quer transmitir. Sempre que possível, deve haver um ensaio com todos os oradores na véspera.

Quanto à “comunicação verbal”, o idioma deve ser definido para evitar ter de interromper a comunicação enquanto se procura um tradutor. Já me aconteceu e tive de fazer a minha apresentação antes de tempo. Quanto às “regras de vestuário”, é aconselhável ser definido um “dress code” para evitar que um participante apareça de t-shirt, enquanto todos os outros estão com o casaco vestido.  A diferença entre um “webinar” profissional e um amador é marcada por estes pequenos detalhes.

Quanto à comparação entre o protocolo digital e o tradicional – tema desta crónica-, o que os distingue essencialmente é que em eventos digitais, ao contrário dos presenciais, não se podem “aplicar técnicas de ordenamento sistemático de pessoas”. As precedências e os ordenamentos são o fundamento do protocolo tradicional. Mas em eventos virtuais, o ordenamento das pessoas no ecrã será feito aleatoriamente. Só em eventos híbridos ou presenciais o protocolo continua a ser o tradicional. Aplicando-se as precedências hierárquicas ou oficiais, seja no palco, seja na plateia. Não se inventou um novo protocolo apenas se adaptou o existente às circunstâncias atuais.

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Isabel Amaral é Presidente da Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo desde 2005 e Investigadora do Instituto do Oriente (ISCSP-Universidade de Lisboa), desde 2013. É oradora internacional, empresária, coach executiva, docente em universidades portuguesas e estrangeiras, palestrante e conferencista, em... Ler Mais