PME: regras de adaptação ao teletrabalho, segundo a Sage

A pensar nas necessidades atuais das pequenas e médias empresas que têm as equipas a trabalhar em casa, devido ao surto de COVID-19, a Sage propõe um conjunto de medidas para a implementação do modelo de trabalho à distância.

Muitas PME, sobretudo aquelas em que a atividade o permite, viram-se confrontadas com a emergência de ter de enviar os colaboradores para casa, onde continuam a a trabalhar à distância. Mas tal como muito funcionários não estavam preparados para esta realidade, também as empresas não tinham ferramentas e estrutura para este novo e inesperado cenário laboral.
A Sage, especialista em soluções de gestão empresarial na cloud, reuniu alguns conselhos dirigidos às PME para que a implementação do trabalho remoto seja eficaz, assim como o posterior regresso à normalidade.

Elaboração de um plano de contingência
Perante uma situação que apanhou todos desprevenidos, é fundamental que as PME sejam céleres na definição de um plano de ação. De acordo com a Sage, esse plano para além de englobar decisões que digam respeito à equipa de direção, também deve conter orientações sobre como esta se deve relacionar com os colaboradores, os clientes, parceiros ou fornecedores, entre outros.

Avaliar os meios
O teletrabalho pode não exigir equipamentos nem dispositivos sofisticados, mas ainda assim é importante que cada colaborador trabalhe com as soluções e aplicações mais úteis para a sua situação. É conveniente ter soluções de gestão online ou na cloud, na medida em que são muito colaborativas e podem ser controladas a partir de qualquer lugar.

O que podem ou não ser feito em teletrabalho
Há tarefas que não podem ser executadas remotamente e, como tal, deve ser efetuada uma avaliação global de todas as tarefas da empresa e a viabilidade das que com segurança podem ser feitas a partir de casa. Por isso, é essencial analisar o impacto que as tarefas que não podem ser alvo de home office terão nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa e nas suas relações externas.

Avaliação de colaboradores críticos
As PME devem acompanhar mais de perto os colaboradores com mais responsabilidade, mas que se preveja que podem encontrar mais dificuldades neste processo – podem até considerar a sua orientação personalizada.

Elaborar indicadores de acompanhamento
Devem ser definidos indicadores objetivos, simples de interpretar, continuamente acessíveis e informativos sobre como o desempenho dos colaboradores e como devem enfrentar as tarefas. Estes indicadores permitirão avaliar os progressos realizados na experiência do teletrabalho.

Análise do impacto externo
Pelo facto de muitas reuniões terem de ser adiadas, e de alguns serviços terem de ser efetuados de forma diferente, também neste aspeto é necessário um esforço maior de agenda e de comunicação para enfrentar estas mudanças da forma mais suave possível.

Comunicação aos colaboradores
O feedback dos colaboradores face ao plano de ação definido pela empresa é importante e ajudar a limar algumas arestas. É importante delinear um fluxo adequado de comunicação, o que envolve definir a altura do dia para transmitir informações, a quem e de que forma.

Início da experiência
Os indicadores definidos devem orientar as PME na avaliação do que está, ou não, a ser bem realizado. Será necessário ir analisando os desvios e propondo medidas de correção.

Regresso à normalidade
O regresso à normalidade também deve ser planeado. E pode dar-se o caso de algumas tarefas efetuadas em teletrabalho terem sido tão bem-sucedidas que a empresa opte pela continuidade da execução remota. Seja qual for o cenário, a comunicação entre as partes envolvidas, empresas e colaboradores, é fundamental  no decurso do processo de reajustamento das operações.

Avaliação dos resultados
Concluída a fase de teletrabalho, impõe-se avaliar os resultados do mesmo, concretamente em aspetos como: qual foi o impacto da crise? O teletrabalho remoto contribuiu para moderá-lo? Como se comportou a empresa em comparação com os seus concorrentes diretos? Que ensinamentos se retiram sobre a aplicação do teletrabalho à empresa, e sobre a sua robustez face a situações de crise?